Platinas Tillval

Adoxa by Formpipe är ett verktyg för att säkra och övervaka data för att proaktivt kunna arbeta med datakvalitet. Adoxa skannar data, system och filytor utifrån uppsatta regler. Genom möjligheten att konfigurera regelsättning för kontroll av data matchas varje enskild organisations behov och kan enkelt anpassas till nya arbetsprocesser eller förändrad lagstiftning. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett användarvänligt arbetsflöde med guider som stöd hjälp till att granska och åtgärda bristerna.

Arkivexport är ett tillval som omvandlar data från Platina för leverans till ett e-arkiv. Arkivexport fungerar lika bra vid förberedelse för överföring till ett mellanarkiv, som till ett slutarkiv. Genom att omvandla och förflytta data på ett strukturerat sätt sparar man lagringsutrymme och kan samtidigt möta lagar och regelverk kring arkivering.

Formpipe har utvecklat Document Converter, ett tillval för att konvertera filer från ett stort antal filformat till PDF - kanske det mest spridda formatet när det gäller publicering, lagring och arkivering. Genom att komplettera Platina med Document Converter låser ni automatiskt upp många möjligheter med er befintliga installation. Ni kan enkelt konvertera en enskild fil eller skapa en samlings-PDF av handlingar under ett diariefört ärende. Ni får också möjligheter att automatisera konverteringen, exempelvis automatisk PDF-konvertering vid diarieföring av handlingar.

Med Federerad Autentisering by Formpipe centraliseras och effektiviseras identitetshanteringen. Inloggningen för användarna förenklas samtidigt som säkerheten höjs ytterligare.

File Importer används för automatiskt generera handlingar från dokument som skapats eller kopierats till en eller flera fördefinierbara kataloger på servern. En vanlig tillämpning är skanning, då man normalt har en nätverksskanner som skannar och skapar PDF-dokument på en nätverksutdelad mapp. När handlingar med tillhörande dokument automatiskt skapas från nätverksskannern minskar tiden för tidskrävande administration. Det frigör tid för värdeskapande uppgifter.

Med Förtroendemannahantering by Formpipe täcks hela den digitala kedjan in när det kommer till administration och hantering av förtroendevalda. Tillvalet utgår ifrån kärnprodukten Platina 12 och kan kombineras med Meetings Plus Webb och/eller Portal Bas.

Läs mer om Förtroendemannahantering här

Det finns förväntningar på kommuner och landsting från medborgarna, om ökad närhet till de förtroendevalda. Genom Formipes produkt för möteshantering ökar insynen i kommunens eller regionens politik. Med Meetings Plus blir det enklare för medborgaren att följa med i politiken genom ett användarvänligt och lättillgängligt gränssnitt. Förtroendevalda och mötesadministratörer får å sin sida effektiva verktyg för mötes- och beslutsprocessen hela vägen från möteskallelse till beslut.

Meetings Live är en digital möteshanterare som automatiserar och effektiviserar hanteringen av mötesinformation såsom närvaro, talarlista och omröstning. Allt anpassat för att få in rätt information, på rätt sätt och plats utan handläggning. 

I Meetings Live finns det tre olika gränssnitt för sekreterare, mötesdeltagare och publik. Allt optimerat utifrån användaren.

• Sekreterargränssnittet
• Mötesdeltagarens gränssnitt – Meetings Plus App
• Två publika gränssnitt – Ett som kan visas på en skärm i rummet och ett som kan nyttjas för publicering i en webbsändning

Läs mer om Meetings Live här

I Platinas mötesadministration hålls hela kedjan av möteshändelser ihop elektroniskt – det spar tid för både handläggare och sekreterare.

Handläggaren anmäler sitt ärende och kopplar handlingar och arbetsdokument till kommande möten vilket minskar sekreterarens administration​
I möteshanteringen skapas en kallelse med hjälp av de anmälda ärendena. Sekreteraren kan dessutom lägga till nya punkter på kallelsen​. Utifrån de punkter som finns i kallelseöversikten kan man automatiskt skapa protokoll.

Effektivisera skapandet av digitala anslag med vår digitala anslagstavla genom automatisk generering. Den kompletterar Meetings Plus och eliminerar onödigt dubbelarbete.

Läs mer om Digital anslagstavla här

Inom organisationer finns idag behovet att ha möjligheten att integrera andra verksamhetssystem med Platina. Det kan tillexempel gälla ekonomisystem, olika register eller rekryteringssystem. Tillvalet API ger ett ordnat och säkert sätt att hämta och lämna data från Platina. API:et exponerar funktioner för att hantera ärenden, handlingar, dokument och tillhörande referensdatamodell.

Med tillvalet Platina Gallring sätter man regler för att gallra filer och handlingar, för att kunna gallra automatiskt eller med manuell kontroll. ​Man kan också gallra metadata på ärende- och handlingskort​. Genom att gallra får man bort kostsam dubbellagring och onödig information som ligger och tar upp lagringsutrymme. Information som i förlängningen gör informationsmängden mindre överskådlig.

Med Platina Informationsredovisning ges stöd för att lagra och versionshantera den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Det ger en enhetlig redovisning av allmänna handlingar.

Klassificeringsstrukturen skapas och hanteras direkt i Platina. Det gör att organisationen får en unik möjlighet att använda strukturen som registreringsplan vid registrering och handläggning. Därmed går det samtidigt att styra och stödja handläggningen av ärenden.

Ladda ned produktblad

Webb-baserade system innebär ofta att användarna måste ladda ner filer till sin dator för att kunna ändra i dem och därefter ladda upp de uppdaterade filerna till systemet igen för att komplettera den ursprungliga informationen. Med Microsoft Office Addin för Platina undkommer man denna process genom att filen man vill arbeta med öppnas direkt i rätt program. När dokumentet är uppdaterat sparas och uppdateras filen direkt i Platina, utan omvägar.

Ladda ned produktblad

Med Platina Process Builder kan processer visualiseras, automatiseras och analyseras på ett integrerat sätt som tidigare inte varit möjligt.

Ladda ned produktblad

Platina Registerhantering gör det möjligt att hantera, skapa, importera och synkronisera alla typer av objekt och register samt till dessa hantera valfri xml-baserad metadatauppsättning.

Ladda ned produktblad

Med Portal får ni ett verktyg där ni själva kan skapa e-tjänster, formulär och ärendesidor utan behov av konsulthjälp. Mappningen mot Platina gör att informationen hamnar på rätt plats, för rätt person i rätt ärendeprocess. Det minskar tidskrävande administration och dubbelregistrering. Minskar också risken för fel. Med tillägg för inloggning till Mina sidor kan användarna följa sina ärenden.

Läs mer om Portal Bas här

Med Samarbetsportalen får ni möjlighet att lagra, dela, hitta, granska och skapa dokument på ett enkelt och säkert sätt. Genom att dela ut objekt i Platina som man sedan når via portalen kan ni hantera dokument i Platina i samarbete med externa parter.

Signeringsportalen gör det möjligt för politiker och tjänstemän som inte använder ert ärendehanteringssystem att signera dokument i ärendehanteringssystemet som till exempel mötesprotokoll eller avtal som kräver underskrift av en eller flera personer.

Läs mer om Signeringsportalen här

Med Platina Smarta Sökmappar så går det att ta fram mappar med skräddarsydda vyer och tillgängliggöra de för användarna av systemet för att underlätta vardagen. Ett resultat som bidrar till en maximerad överblick av arbetet.

Ladda ned produktbladet här

Med Teams för Platina kan handläggare och chefer samverka kring ärenden och arbetsdokument i Microsoft Teams och på ett enkelt sätt diarieföra dokument så snart de är färdigställda.

Läs mer om Teams för Platina här.

Webbdiarium inkluderar en webbapplikation samt verktyg för hantering av ärenden och handlingar och för publicering ut mot allmänheten på ett säkert sätt. Att tillgängligöra organisationens diarium skapar transparens. Den valda informationen som publiceras ut lever upp till tillgänlighetsdirektivet.