Digitala underskrifter inom Sveriges offentliga sektor - en inblick
Digitala underskrifter inom Sveriges offentliga sektor - en inblick
E-underskrifter, också kända som elektroniska underskrifter, har blivit ett allt vanligare sätt för individer såväl som organisationer att skriva under dokument elektroniskt.
Dessa elektroniska underskrifter använder en kombination av krypterings- och autentiseringsmetoder för att säkerställa signatärens identitet och integriteten hos det dokument som signeras. En av de främsta fördelarna med e-underskrifter är att de möjliggör snabbare och mer effektiv hantering av dokument. I stället för att behöva skriva ut, signera och skicka dokument fysiskt, kan individer och företag skriva under elektroniskt, vilket kan spara både tid och pengar. Dessutom kan e-signaturer också hjälpa till att förbättra säkerheten genom att göra det svårare för dokument att manipuleras.
Vi har tidigare sett indikationer på att behovet av just digitaliserade underskriftslösningar växer alltmer i den offentliga sektorn. Så, för att få en klarare bild över dessa behov genomförde Formpipe en undersökning under 2022, där vi skickade ut en frågeenkät till aktörer inom hela den svenska offentliga sektorn. Sammanlagt fick vi in 64 svar bestående av:
- 30 Kommuner
- 11 Läroverk
- 19 Statliga myndigheter
- 3 Regioner
- 1 Kommunalt bolag
Undersökningsresultat
Utifrån de svar vi fått in från enkätundersökningen ser intresset för elektroniska underskrifter starkt ut. Två tredjedelar - 43, av de 64 organisationer som deltagit i enkäten har svarat att de idag har en digital lösning för underskrifter på plats. Bland de resterande 21 organisationerna som saknar en lösning för e-underskrift har 12, alltså fler än hälften, planer på att införskaffa en sådan lösning.
Elektroniska underskrifter är alltså på språng. Men, trots att elektroniska underskriftslösningar finns på plats hos merparten av deltagarna, tyder enkätsvaren på att det finns vissa utmaningar med att få ut mest möjliga av deras lösningar. När deltagarna fick ange ett värde mellan 1 (aldrig) – 5 (ofta) på frågan ”Händer det att signeringsuppdrag försenar hantering av ärenden?”, visar svaren faktiskt en viss negativ trend om man jämför medelvärdena för de som har en digital lösning på plats (3.2 av 5) med de som inte har en lösning på plats (2.6 av 5).
Vad detta beror på är inte helt lätt att säga, men om vi går ännu djupare i svarsresultatet är det fortfarande en betydande del, 32%, av deltagarna med e-underskrifter på plats, som utför större delen av signeringsflödet via papper och penna. Samma deltagare tenderar att ge ett högre snittbetyg i på ovanstående fråga (3.1 av 5), än de deltagare som i stället angett att större delen av signeringsflödet utförs elektroniskt (2.3 av 5).
Kanske är det så att de deltagare som har en lösning på plats men fortfarande utför huvuddelen av signeringsuppdragen på traditionellt vis fortfarande är i en uppstartsfas, och ännu inte hunnit ställa om arbetsprocessen fullt ut ännu? Alternativt, att befintlig underskriftslösning endast täcker ett smalt område som till exempel journaler eller betyg. Någon sådan slutsats kan vi inte dra idag utifrån detta underlag, men det är absolut ett intressant ämne för vidare undersökning i framtiden.
Men vad är det då som efterfrågas?
Alla e-underskriftslösningar är inte jämlika, konstigt vore väl det. Det finns specifika styrkor och svagheter mellan de olika alternativen på marknaden, men vi kan tack vare undersökningen se att det finns ett par kriterier som väger tyngre än andra, baserat på deltagarnas svar.
Krav på eIDAS och PAdES
Det tydligaste önskemålet vi ser från deltagarna är säkerhet och pålitlighet, med kraven att lösningarna framför allt bör leva upp till såväl eIDAS-regleringen som PAdES-specifikationen. Totalt nämndes rättssäkerhet uttryckligen av 26 av de samtliga deltagarna.
En av de största utmaningarna är att säkerställa integriteten och säkerheten av e-underskriften. För att säkra traditionella signaturer på papper så används ofta direkta bevis som namnteckningen, och indirekta bevis som e-postkonversationer, minnesanteckningar och liknande. Det varierar kraftig bland e-underskrifts- och e-signeringslösningar ur tillgängliga liknande elektroniska bevis är. Det kan vara svårare att upptäcka om ett dokument har manipulerats eller signatärsuppgifter ändrats. För att minska dessa risker, bör organisationer använda e-underskriftslösningar som uppfyller branschstandarder som just eIDAS och PAdES, och använda robusta krypteringsmetoder för att säkra underskriften och dokumentet.
Kort om eIDAS och PAdES
En viktig regleringsram för e-signaturer är eIDAS-regleringen i Europeiska unionen. eIDAS står för " electronic IDentification, Authentication, and trust Services". Denna reglering, som trädde i kraft i juli 2016, etablerar en laglig ram för elektroniska signaturer, elektroniska stämplar och andra förtroendetjänster över hela EU. Regleringen etablerar också tre nivåer av e-signaturer: enkla, avancerade och kvalificerade. Nivån av säkerhet och förtroende som krävs för en viss användning avgör vilken nivå av e-signatur som behövs.
En annan viktig ram för e-signaturer är PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) standarden. PAdES är en uppsättning tekniska specifikationer som definierar hur man använder PDF-filer för att skapa och validera avancerade elektroniska signaturer. PAdES-standarden är en del av ETSI (European Telecommunications Standards Institute) och baseras på ISO 32000-1:2008-standarden.
Här kan du själv gå in och söka fram specifikationer för de underskriftstyper du är intresserad av.
Ett viktigt kriterium för e-underskrifter är deras valideringsbarhet, dels att de går att validera och dels att de kan valideras över tid. I ETSI:s specifikationer för avancerade underskrifter finns flera nivåer, där nivån LT kräver ett tidsstämplingscertifikat, vilket är ett krav för att kunna validera över tid.
Med tidsstämplingen så går det enkelt att kontrollera att ett underskriftscertifikat var giltigt vid tiden för underskriften. Vid frågan ”Kan ni i dagsläget arkivera elektroniskt underskrivna dokument över tid?”, är det totalt 19 av 43 användare som idag har en lösning som svarar JA.
Färre än hälften har alltså möjligheten att själva kunna lagra, kontrollera och säkerställa sina underskrifter när de önskar, vilket kan skapa ett stort beroende till en tredjeparts-aktör.
Kompabilitet och användarbarhet
Utöver hög rättssäkerhet och pålitlighet var användarvänlighet av systemet en eftertraktad egenskap i valet av digitala e-underskriftslösningar, totalt kom användarbarhet på tal hos 22 av de samtliga deltagarna.
Bland annat nämns faktorer som ett intuitivt och enkelt gränssnitt, kompabilitet till olika enheter och plattformar samt möjligheten att integrera i organisationens redan befintliga system och processer. Trots det, är det bara strax mer än en tredjedel, 16 deltagare, av de 43 organisationer som idag har en lösning, som svarar JA på frågan ”Kan ni skicka signeringsuppdrag direkt från ärendehanteringssystem/verksamhetssystem?”.
Sammanfattning
Vi ser att trenden för elektroniska underskrifter är fortsatt stark och att svensk offentlig sektor är måna om att hålla jämn takt med den digitala utvecklingen. Säkerhet och användbarhet är de två enskilt mest efterfrågade egenskaperna i jakten på en potentiell lösning.
Genom att beakta dessa faktorer kan digitala underskriftslösningar erbjuda en rättssäker och flexibel upplevelse för användare, som gör underskriftsprocessen enkel att komma i gång med och hanteringen av signeringsflödet både snabbare mer pålitlig.
I samskapande med Örebro kommun har Formpipe tagit fram e-underskriftslösningen Signeringsportalen, med målet att kunna möta de behov som efterfrågas av verksamheter inom den offentliga sektorn.
Signeringsportalen uppfyller inte bara såväl eIDAS som PAdES LT, den erbjuder också (i kombinationen med att alla dokument konverteras till långtidslagringsformat) långtidslagring och ser till att allt ägandeskap av signeringsdata hamnar direkt hos användaren.
Dessutom ger lösningen möjligheten att skicka signeringsuppdrag direkt från ärende- och dokumenthanteringssystem, andra system samt att skapa uppdrag direkt i applikationen. På så vis slipper användaren onödigt krångel och värdefull tid sparas in.
