Tips för effektivare distansarbete

I oktober presenterade vi resultaten från vår undersökning “Offentlig sektor och distansarbetet under pandemin”. Utifrån undersökningsresultaten kunde vi konstatera att många anser sig arbeta effektivare hemma på distans än på kontoret. Därför finns det en önskan om att i framtiden kunna arbeta mer på distans och att hitta en bra balans mellan distansarbete och att vara på jobbet.

I undersökningen lyfts dock ett antal utmaningar som kommer att behöva hanteras. Dessa handlar primärt om svårigheterna med att skapa en teamkultur när man arbetar på distans, så väl som bristen på socialt umgänge. 

Resultaten visar även på tydliga brister kopplat till IT-system som försvårar distansarbetet.  Några av de verktyg eller utrustning som många saknar är digital signering, dubbla skärmar, skrivbord. bättre uppkoppling, med flera. 

På Formpipe försöker vi att hjälpa till och underlätta distansarbete genom att anpassa våra standardprodukter efter den nya omvärldssituationen. Samtidigt utvecklar vi också helt nya produkter och tillämpningar, inom exempelvis digital signering samt att integrera våra produkter för ärende- och dokumenthantering i Microsoft Teams. 

Nedan har vi sammanställt lite andra tips om hur du kan få arbetet att fungera effektivare, på distans eller i kombination med att vara på kontoret. 

Microsoft Teams för effektiva och kreativa möten

Idag finns det en hel del teknik och verktyg för att effektivt kunna jobba på distans. Rätt teknik kan göra möten både effektiva och kreativa. Ett sådant verktyg är Microsoft Teams som är ett välanvänt verktyg för samarbeten och möten. 

Vi på Formpipe använder Microsoft Teams för möten och samarbete och efter vårt undersökning vet vi att många kommuner, regioner och myndigheter också gör det. Under själva mötet erbjuder denna plattform en rad intressanta funktioner, som många har hunnit bekanta sig med. Ett exempel på en sådan funktion är “Tillsammans” som gör det möjligt att placera alla deltagare i en digital miljö som liknar den fysiska. En annan spännande tilläggsfunktion är Microsoft Whiteboard. Men den har du möjlighet att:

• Tillsammans rita och skapa post-it-lappar
• Dela bilder och annan typ av innehåll via whiteboarden
• Skapa kreativa mötesformer för workshops 
• Skapa aktivitetslistor och liknande som är direkt integrerade med Microsoft Planner

Fler spännande funktioner är påväg, så som möjligheten att skapa en upplevelse som liknar den du får i ett TV-program - där talaren är med i bilden tillsammans med presentationen. En annan funktion som säkerligen kommer bli uppskattad är möjligheten att dela in mötet i mindre grupper för att sedan kunna samla alla i ett gemensamt möte.

Tillsammans

Microsoft Whiteboard

Talare och presentation i samma bild

Mindre mötesrum

Flytta in det digitala mötet i det fysiska rummet

Men hjälp av Microsofts nya produkt “Surface Hub” är det möjligt att integrera digitala funktioner med det fysiska mötet på kontoret. Detta är ett mycket effektivt verktyg om alla deltagare inte har möjlighet att medverka i det fysiska rummet.

Surface Hub är en dator med tillhörande touchskärm. Den är kompatibel med funktioner som finns tillgängliga via Microsoft Teams och Whiteboard. Mer information om hur det fungerar i verkligheten hittar du här.

Skapa digitala konferenser för företaget

Det börjar uppstå nya sätt att med relativt små medel ordna en trevlig konferens digitalt. Ett exempel på det är det nystartade företaget Meeting Maker.

Meeting Maker gör det enkelt att skapa konferenser, oavsett om de är helt digitala, delvis digitalt eller fysiskt på plats. Det går även att inkludera t.ex. en moderator eller en extern inspirationsföreläsare.

Sociala och lärorika digitala möten

Det är svårare att spontant fråga om hjälp och lära sig nya saker av sina kollegor när man inte ses på kontoret. Ett bra tips kan därför vara att införa ett system där man under t.ex. en lunch i veckan utbildar varandra i olika saker som har med jobbet att göra. Det är viktigt att rotera ansvaret på att hålla utbildningarna och att det inte blir för formellt och pretentiöst. Lite tips på områden som ofta kan vara lämpliga:

• Nya system som vi inför
• Tips och trix i system
• Nya processer
• Kurser eller böcker som jag läst
• Webinars som jag varit med på

Ett trevlig sätt att starta dagen kan vara att alla samlas och man får checka in hur man mår och känner. För att göra det lite mer avslappnat kan man t.ex. få i uppgift att checka in som något som hänger ihop med hur man mår och känner. Du skulle exempelvis kunna be dina kollegor att "checka in som ett väder". Då kan man tänka sig att svaren skulle lyda i stil med Jag checkar in som regn och åska - jag känner mig upprörd eller Jag checkar in som sol och varma vindar - det har känts riktigt bra denna vecka.