Offentlig sektor och distansarbete under pandemin

Som en ledande leverantör av lösningar kring verksamhetssystem för offentlig sektor ville vi förstå hur synen på distansarbete förändrats i coronapandemins spår. Nu delar vi resultaten från en färsk undersökning med syftet att förstå vilket IT-stöd som behövs för att effektivare kunna arbeta på distans.

Vi genomförde undersökningen under september 2020 bland cirka 100 svenska myndigheter, kommuner, regioner och universitet. Fokus har varit att undersöka utvecklingen bland personal som normalt jobbar på kontor. Som leverantör av verksamhetskritiska system är det viktigt att vi förstår hur arbetsmiljön förändras så att att systemen alltid ska fungera på ett effektivt sätt. Undersökningsresultaten visar på stora förändringar som troligen kommer bli bestående.

Undersökningsresultat

Endast 12,1% av respondenterna menar att andelen distansarbete inte har ökat under coronapandemin. Över hälften av alla respondenter, hela 53,3 %, anser att deras arbete på distans ökat i hög grad. I svaren framkommer det att somliga inte har möjlighet att jobba hemma på grund av IT-tekniska begränsningar samt arbetsrutiner som kräver att man är fysiskt är på plats.

Har ditt arbete på distans ökat under coronapandemin?

På frågan “Hur tycker du att effektiviteten i arbetet påverkas när du arbetar på distans” anser hela 37,4% att de blivit effektivare. Det är endast 15,9% som upplever att effektiviteten påverkas negativt. I svarsmaterialet ser vi tydligt att många upplever sig bli mindre störda när de arbetar på distans och kan arbeta mer fokuserat, vilket ger effektivitetsvinster. De som upplever att de blivit mindre effektiva menar att det beror på svårigheter i att få snabb hjälp av kollegor eller utmaningar med IT-system.

Hur tycker du att effektiviteten i arbetet påverkas när du arbetar på distans?

I undersökningen ser vi att Microsofts lösningar, främst Microsoft Teams, är dominerande i fråga om digitala verktyg som används för möten och samarbeten. Detta följs av den äldre versionen som heter Skype for Business samt Zoom. Verktyg från Google och Slack nämns också, dock i mycket liten omfattning. I övrigt så är det endast 36% som anger att de kan signera digitala dokument säkert via distans.

Drygt 93% av tillfrågade tror att vi kommer fortsätta att arbeta mer hemifrån, även efter coronapandemin. Många tycker att en bra blandning mellan distansarbete och kontor är den perfekta mixen. Det framkommer dock tydligt att verktyg och IT-system måste fortsätta att anpassas så att de anställda får goda förutsättningar för att jobba på distans.

Tror du att vi kommer att fortsätta jobba hemifrån mer, även efter coronapandemin?

De verktyg som många saknar är:

• Digital signering
• Dubbla skärmar (hemma)
• Skrivare (hemma)
• Bättre uppkoppling (hemma)
• Höj- och sänkbara skrivbord (hemma)
• Bra kontorsstolar (hemma)

Att hantera dokument och ärenden vid distansarbete

I Sverige har vi, som tur är, redan goda möjligheter att jobba på distans: bra uppkoppling, digitala lösningar som underlättar och ett tydligt fokus på worklife balance. Formpipes produkter är skapade för att förenkla och effektivisera arbetet inom offentlig sektor, oavsett om vi jobbar på kontoret eller hemifrån. Coronapandemin har satt ytterligare fokus på just behovet av verktyg som underlättar distansarbete. Vi har exempelvis sett ökad efterfrågan på möjligheten att signera beslut och protokoll digitalt via Signeringsportalen.

Efter ett initiativ med ett antal deltagande referenskunder, och i samarbete med Microsoft, har vi också tagit fram möjligheten att arbeta i Microsoft Teams på ett säkert sätt. Med Teams för Platina och Teams för W3D3 går det att samarbeta med dokument och ärenden samtidigt som du säkerställer diarieföringen.