Nya krav på framtidens e-arkiv

Kraven på e-arkivlösningar har ökat och blivit mer komplexa genom åren. Hur det digitala bevarandet kommer utvecklas i framtiden återstår att se, men vi vet att det kommer ställas nya krav på denna typ av system. Frågan är: är du redo?

Vi på Formpipe har tillsammans med ett antal personer med lång erfarenhet av att upphandla och införa lösningar för e-arkiv tagit fram en guide. Denna guide ska ge dig som läsare ett bra underlag hur ni behöver ställa krav på framtidens e-arkiv.

Det kan självklart också påverka de lösningar ni redan har infört och hur ni bör utveckla dessa för att ni ska kunna hänga med i den snabba digitala utvecklingen i samhället.

Generellt blir lösningar för e-arkiv allt mer verksamhetskritiska och personer i ledande ställning inom alla svenska offentliga verksamheter behöver skapa sig en djupare förståelse kring hur dessa system behöver fungera i framtiden.

I guiden går vi igenom områden så som:

• Principer för hur upphandlingen bör bedrivas
• Krav på leverantörer av lösningar för e-arkiv
• Kritiska funktionella krav som ofta glöms bort
• Krav kring drift och ägande av systemet
• Krav på hur migrering görs av data från gamla system

Under dessa rubriker finns det många viktiga detaljer att ta hänsyn till. Vi vill redan i den här artikeln lyfta fram några av dessa.

Certifiering enligt ISO 27001

Du bör ställa höga krav på framtida leverantörers förmåga att hantera informationssäkerhet. ISO 27001 är en internationellt erkänd standard som visar att en leverantör bedriver ett systematiskt informationssäkerhetsarbete och skyddar sina informationstillgångar.

Genom att leva upp till kraven på ISO 27001 får upphandlande part ett kvitto på att leverantören har en stark säkerhetskultur, med en ständigt närvarande dialog om risker. För att få en certifiering måste leverantören utse en godkänd revisor och genomföra en revision på området. Revisioner återkommer sedan varje år, både av interna revisorer och av en extern. Vart tredje år omprövas certifieringen genom en större revision.

Flexibel hantering av sökvyer

En central del i nyttorealiseringen för investeringen i ett e-arkiv är att informationen ska kunna tillgängliggöras till olika målgrupper på ett enkelt sätt. Med ett modernt e-arkiv är all information indexerad och kan när som helst i tiden göras sökbar utifrån förändrade behov. Istället för att ordna informationen vid mottagandet av handlingar är all information oordnad men samtidigt är all information indexerad.

För att möjliggöra detta kan man antingen kräva att framtida sökbehov har kartlagts i förväg och konfigureras inför inleveransen. Men hur ska man kunna förutse framtida behov? Det är såklart omöjligt. Det innebär att nya yer måste kunna skapas allt efter det att behov uppstår i framtiden.

Spara konfigurationer och regelverk

För att effektivisera offentlig förvaltning är det viktigt att både rutiner och verktyg skapas med en grundtanke om återanvändning. Ett område som kan utgöra en kostnadsdrivande faktor är skapande av konfiguration och regelverk.

Vanligtvis är det samma lagar som styr exempelvis gallringskrav för två verksamheter inom det offentliga för ett specifikt handlingsslag. Då är det rimligt att det finns systemstöd för att två myndigheter som använder samma mjukvara för sitt e-arkiv också har möjlighet att dela det tekniska regelverket som ligger till grund för exekvering av en gallringsregel.

Även när det handlar om återsökning har två myndigheter ofta liknande behov av att tillgängliggöra information av ett visst handlingsslag på liknande sätt.

I dessa fall är det mycket tidsbesparande att som arkivarie enkelt kunna spara ner dessa konfigurationer och regelverk och dela det med en arkivarie hos en annan organisation där denne lika enkelt kan applicera dessa.

Extrahera data ur gamla system

En av de mest krävande delarna inom e-arkiveringen är möjligheten att få ut data från generella datakällor. När det handlar om moderna och aktiva verksamhetssystem är det vanligt förekommande med exportmoduler antingen specifikt för e-arkivering eller för andra syften.

Det blir då framförallt en fråga för verksamheten gällande när information ska arkiveras och vad som ska arkiveras. När det handlar om den stora merparten av systemfloran som står inför e-arkivering saknas däremot troligtvis sådana sofistikerade exportfunktioner. Istället är det en stor fördel om lösningar för att hantera extrahering av data ur gamla system upphandlas som en del av e-arkivet utifrån ett helhetsperspektiv.

# # #

Vill du få en djupare förståelse för hur du tar fram en kravställan på framtidens e-arkiv? Ladda ner vår guide “Så ställer du krav på ett modernt e-arkiv”.