Den moderna arkivarien träder fram i rampljuset

Ett större fokus på digital lagring och arkivering har inneburit en ny verklighet för flertalet arkivarier inom offentlig sektor. Men vad innebär den nya rollen? Och vad är viktigt för att lyckas? Det, och mycket mer, går vi igenom i detta blogginlägg.

Utvecklingen går snabbt framåt när det handlar om arkivering. Flertalet faktorer pekar på att e-arkiv kommer få en allt större roll i framtiden. För att svara på frågan varför e-arkiv kommer att öka i betydelse har vi tagit fram en guide. Den beskriver de främsta faktorerna och drivkrafterna bakom denna utveckling.

Guiden i all ära, det här blogginlägget ska behandla en annan spännande utveckling inom e-arkiv, nämligen hur arkivariens roll håller på att förändras.

Data och information i fokus

Det har nämligen uppstått ett behov av en ny sorts controller som inte har ansvar för ekonomi utan för information. Det sker en förskjutning av ansvar från att hantera arkivering till att styra den generella informationshanteringen i verksamheten. En ny roll, med utökat ansvarsområde, träder fram. Några av de uppgifter som den moderna arkivarien måste klara av att hantera är:

• Se till att alla anställda kan hitta rätt information på ett effektivt sätt.
• Arbeta med att ställa krav på nya system som gör att information lagras och tillgängliggörs korrekt.
• Delta i att forma förvaltningen av IT-system.
• Säkerställa att verksamheten följer de lagar, regler och policys som påverkar e-arkiv.
• Kartlägga informationsprocesser och säkerställa att digital lagring blir en naturlig del av dessa.
• Redovisa vilken information som finns lagrad, hur den uppstår samt hur den tillgängliggörs.

Arkivarien upprätthåller kontrollen

Dokumenthanteringsplanen eller informationshanteringsplanen blir allt mer en nyckel i den moderna arkivariens arbete. Det måste finnas en plan för hur informationen ska hanteras i en organisation. Informationsbeståndet behöver förvaltas och i det arbetet ingår att kartlägga dem, veta var de finns och vilka regler som gäller för informationen. När den digitala informationsmängden växer blir arbetet med dokumenthanteringsplanen angelägen för att kunna relatera informationen till IT-arkitekturen och informationssäkerhetsarbetet.

Det är ett viktigt styrdokument som ska användas och uppdateras när förändringar sker i organisationen eller när nya typer av handlingar tillkommer, försvinner eller byter namn. Detta sker ofta i samband med ett nytt verksamhetsår eller när system införs eller tas ur drift. Det blir arkivariens ansvar att upprätthålla dokumenthanteringsplanen. Det sätter också stor press på att verksamheten har en modern lösning för e-arkiv. Utan ett fungerande e-arkiv är det omöjligt för arkivarien att, på ett effektivt sätt, leva upp till de nya förväntningarna som finns på rollen.

Ladda ner guide

Vår guide “Därför är e-arkiv viktigare än någonsin” syftar till att underlätta arbetet för verksamhetsledningen hos svenska kommuner, regioner och myndigheter. Den ger en grundläggande förståelse för hur man, inom ramen för framtida verksamhetsplaner, kan göra korrekta investeringar inom området för e-arkiv. Ladda ner din kopia här.