Digital arkivering - en nyckel i modern informationshantering

Moderna lösningar för digitalt bevarande är inget nytt fenomen. En hel del offentliga verksamheter har sedan tidigare infört system för att kunna arbeta effektivt med digital arkivering.

Samtidigt har arkivarien fått en nyckelroll i sin organisation. Dels genom att ansvara för det digitala arkivet och dels genom att iklä sig rollen som övergripande ansvarig för all informationshantering. På bara några år har digital arkivering utvecklats till en strategisk fråga som är av stor vikt för hela verksamheten.

Värdet av data kommer bli allt större och i takt med att allt fler tjänster digitaliseras så kommer även volymen att öka. Digital arkivering kan bidra starkt till att värdet av data säkras och kan realiseras, något som kan skapa både stora effektivitetsvinster och spara pengar.

E-arkiv är viktigare än någonsin

Vi har tagit fram en guide, baserat på erfarenheter från våra egna experter och externa områdesspecialister, där vi har sammanställt en beskrivning av dessa faktorer. “Därför är e-arkiv viktigare än någonsin” kan du ladda ner här.

Syftet är att underlätta för verksamhetsledningen att, inom ramen för framtida verksamhetsplaner, göra korrekta investeringar inom dessa viktiga områden. Det är följande sex faktorer som vi beskriver i guiden:

• Värdet av data
• Lagar som styr hur vi måste lagra och hantera data
• Många föråldrade system som driver kostnader
• PSI-direktivet
• Dataskyddsförordningen (GDPR)
• En ny roll för den moderna arkivarien uppstår

Enklare att stänga ner gamla IT-system

Den kanske enskilt viktigaste faktorn är att att stänga ner föråldrade system är att de driver stora kostnader. Riksrevisionens rapport från oktober 2019 riktar hård kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Förutom kostnader så innebär det också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av offentlig sektor.

Systemen är fyllda med data som har byggts upp under många år, men data arkiveras inte på ett effektivt sätt. Det kan medföra problem med exempelvis prestanda. I systemen finns ofta behörighetsstrukturer som följer av tidigare processer eller organisationsstrukturer, och som inte fungerar idag.

Om data istället lagras i ett modernt med hjälp av digital arkivering och gamla system stängs ner får man tillgång till data på ett effektivare sätt samtidigt som verksamheten sparar pengar. Det, om något, är ett starkt argument för att investera i en modern e-arkivlösning.