Därför bör ni automatisera hela eller delar av era processer

Handläggning och administration inom offentlig sektor innehåller mängder av rutinmässiga och repetitiva uppgifter som inte kräver någon bedömning av en handläggare. Manuellt arbete som inte tillför någon specifik samhällsnytta. Det finns stor potential inom olika områden att en mer automatiserad ärendehantering.

Exempel på områden som kan vara relevanta att automatisera:

• Ärendeprocesser med entydiga regler
• Ansökningsärenden
• Tillståndsärenden
• Ersättningsärenden
• Beställningsärenden
• Tidsbokning
• Repetitiva arbetsuppgifter där regelefterlevnad är viktigt
• Kontroll av datakvalitet
• Hämta information från andra system, som t.ex folkbokföring eller fastighetsregister

Enligt en av SKR:s senaste rapporter är det tydligt att digitalisering och effektivisering är ett måste. Framför allt för att möta de ökande kraven på effektivisering inom kommunal och regional verksamhet.

Antalet personer som arbetar med administration av ärenden och dokument har ökat på senare år. Den stigande siffran kan vara ett tecken på de ökade krav på dokumentation och uppföljning som statliga myndigheter ålagt kommunsektorn. Denna trend driver på behovet av automatisering ytterligare.

Moderna system klarar redan idag av att erbjuda en hög grad av automatisering. Problemet är att långt ifrån alla verksamheter använder sig av dessa funktioner. Det är en förändringsresa som måste tas i små kontrollerade steg och som kräver moderna system med rätt förutsättningar. Det handlar om verksamhetsprocesser, arbetsmetoder och människor som behöver förändras i synergi med varandra.

Att nyttja automatiserad ärendehantering

För att kunna driva en lyckad utveckling av automatiserad ärendehantering gäller det att förstå sitt nuläge utifrån ett antal områden. Vår rekommendation är att ta följande steg för att komma igång med ett mer målinriktat arbete med att automatisera:

• Gör en inventering av ärendeprocesser, prioritera tidskrävande processer med stora volymer.
• Vänta med komplexa processer, det finns många lågt hängande frukter med stor effektiviseringspotential.
• Gör en inventering av befintliga system och lösningar. Bygg inte fler silos och se till att systemen är öppna för integration.
• Använd verktyg för att säkra din datakvalitet. Bristande datakvalitet är ett hinder för en rättssäker automatisering av ärendeprocesser.

Fördelar med automatiserad ärendehantering

Det finns många fördelar som skapas som inte bara handlar om att spara tid och resurser. Automatiserade processer är inte framgångsrika förrän de kompletterar det handläggare gör, så att de kan fokusera på mer värdeskapande arbete.

Om man lyckas med att automatisera skapas en mängd positiva effekter:

• Frigör tid för värdeskapande uppgifter och att hantera personalbrist.
• Lägre kostnader.
• Större kapacitet - med en automatisk lösning kan ärenden hanteras dygnet runt, sju dagar i veckan, 365 dagar om året.
• Bättre arbetsmiljö med nöjdare och mindre stressade medarbetare.
• Flexibilitet - det går att hantera ökad arbetsbelastning och toppar.
• Färre felaktigheter - utförandet blir mer konsekvent.
• Större sökbarhet, i många automationslösningar går det att följa och spåra var i processen ett ärende befinner sig.
• Underlättar statistikuppföljning och analys.

Vill ni läsa mer om olika områden som kan driva effektivisering hittar ni dessa i vår guide “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige”.