Därför bör kommuner och regioner kvalitetssäkra sitt datainnehåll

Data är drivmedlet för digital transformation. Förmågan att hantera och använda data på ett smart sätt är en nyckelfråga för de flesta organisationer idag. Det är helt enkelt en förutsättning för att kunna fatta rätt beslut och för att skapa effektivitet och lättillgängliga tjänster.

Varje verksamhet har idag byggt upp ett antal datakällor som kan hjälpa oss att effektivisera hur vi arbetar. Ett exempel är strukturerad data från verksamhetssystem som behandlar ärenden. För att kunna dra rätt slutsatser i det dagliga arbetet och för att förbättra vårt arbetssätt med nya lösningar behöver vi lita på att vi har god datakvalitet. Ett system med hög datakvalitet levererar rättssäkerhet, möjliggör bevarande och gör att vi kan återanvända vår data för nya idéer.

Hur höjer vi datakvaliteten?

Enligt vår erfarenhet från kunder i offentlig sektor handlar datakvalitet lika mycket om att ändra beteende hos de som producerar data, som det handlar om verktyg för automatiserade korrigeringar. Även om det i ett verksamhetssystem finns en relativt klar bild av hur information och metadata ska komma in i systemet så finns det ändå brister.

Vi har sett goda resultat genom att koppla på ett verktyg som skannar igenom verksamhetssystemets data baserat på ett konfigurerbart regelverk. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras då till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett arbetsflöde hjälp att granska och åtgärda bristerna. Genom att distribuera ut regelträffar och ge respektive medarbetare hjälp till självhjälp kan vi göra rätt saker för att höja datakvaliteten.

Exempel på vad vi kan sätta upp för frågor i regelverket:

• Hur länge har ärenden varit öppna?
• När gjordes det senast en förändring i ett öppet ärende?
• Finns det ord och begrepp som inte är i enlighet med diskrimineringslagen?
• Finns det persondata bland handlingar?

Genom att införa ett verktyg för att kontrollera datakvalitet ser vi till att:

• Rätt information är tillgängliggjord för rätt personer.
• Endast rätt information är publicerad till externa parter.
• Dubbellagring undviks.
• Avvikande hantering av känslig information identifieras.
• Metadata innehåller rätt information för att skapa sökbarhet.

Summan av detta blir att allt färre regelträffar sker – alltså har organisationen skapat ett arbetssätt för kvalitet i sin data i det dagliga arbetet. När vi kommit hit har vi skapat tillit till vår data. Då kan vi börja använda den på nya sätt.

Hög datakvalitet i Hvidovre

Se hur Hvidovre kommun använder sig av Adoxa by Formpipe för att få kontroll på, och kontinuerligt höja, organisationens datakvalitet.