Låt inte föråldrade IT-system inom statliga myndigheter hindra digitaliseringen

I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

För att komma vidare i digitaliseringen behöver vi pensionera dessa gamla system. Då behöver vi för det första ta vara på informationen i dem. För det andra behöver processerna flytta in i moderna lösningar med nya tekniska möjligheter. 

Utmaningar med att pensionera IT-system inom statliga myndigheter 

Rapporten skapar en del frågor. Hur ska man säkra upp informationen som ligger i de föråldrade systemen? Vad måste sparas, vad ska gallras bort? Hur kommer vi åt viktig information i framtiden? 

Redan vid upphandling av ett verksamhetskritiskt system behöver man vara på det klara med hur informationen ska bevaras i ett längre perspektiv. En kontinuerlig överföring till ett modernt e-arkiv avlastar aktiva system och säkrar informationen för framtiden. På så sätt kan man enkelt avveckla ett åldrat system när det väl är dags. Organisationen blir av med höga förvaltningskostnader och slipper dyra migreringsprojekt. Istället kan verksamheten fokusera på nya möjligheter med modern teknik. 

När vi överför information till ett e-arkiv upprätthålls både säkerhet och kvalitet. När vi litar på vår data kan den göras tillgänglig för vidare bearbetning och vi kan återanvända den för att skapa nya tjänster och bättre service. 

Har vi redan lösningen på hyllan? 

Kanske är det så att det inte bara handlar om att man behöver stänga ner föråldrade verksamhetssystem? Har man gjort sin läxa och inventerat sina system och hur de stödjer olika verksamhetsprocesser har man nått en bra bit. Då kan man upptäcka att det ofta handlar om en eller två processer som är verksamhetskritiska på riktigt. Och att man är låst vid hur processen såg ut för många år sedan, när man skaffade systemet. 

Men processer förändras och kanske det redan finns ett modernare system i bruk i organisationen? Ett ärendehanteringssystem i standardutförande har idag grundfunktionalitet för att skapa och ändra i processflöden på ett sätt som inte var att tänka på tidigare. 

6 steg för att avveckla föråldrade IT-system hos statliga myndigheter 

En grundförutsättning för att ta besluten kring avveckling av system är att ha gjort en inventering av verksamhetsprocesser och av systemlandskapet. En framgångsfaktor är möjligheten att sammanföra information från föråldrade system och därmed kunna ställa av flera av dem. En annan framgångsfaktor är att direkt kunna arkivera information från aktiva system. Det bästa är att gå framåt stegvis utifrån inventering av IT-system och arbetsprocesser. 

• Säkerställ att organisationen får tillgång till ett e-arkiv som samlar all digital information i en gemensam och hållbar struktur. 
• Avgränsa det första steget till ett enskilt system där nyttan är tydlig. 
• Förankra e-arkiv i ledningen. 
• Bemanna en styrgrupp med drivande nyckelpersoner och utforma en roll för avveckling och flytt/modernisering av processer. 
• Skapa förståelse för målen avveckling och förflyttning. 
• Visa resultatet för organisationen för att hålla farten till nästa steg. 

Stora besparingar när gamla system avvecklas 

Ett exempel från en av våra kunder där vi har kunnat hjälpa till med detta problem: Vid byte till ett modernt ärendehanteringssystem behövde en stor svensk myndighet avveckla det gamla systemet som krävde omfattande hårdvarukapacitet. Long-Term Archive, vår produkt för digitalt bevarande av information valdes och migreringen var klar efter tre månader. Resultatet blev minskade licens- och underhållskostnader på 900 000 kronor per år. 

Vår kund behövde heller inte bygga ut datacentrets lokaler och fick enkel tillgång till den stora mängden migrerad data. 

Det här var besparingar för ett enda system, där man samtidigt säkerställde att information som behöver bevaras finns kvar över tid och är tillförlitlig och sökbar. Sen är det bara att gå vidare med nästa system och snabbt kan man komma upp i betydande besparingar. 

Känner ni igen problemet? Kontakta gärna oss på Formpipe så kan vi berätta mer om hur vi kan hjälpa er att minska era licens- och underhållskostnader genom att stänga ner gamla system.