6 områden för digitalisering av dokument- och ärendehanteringsprocessen

Förändringstakten inom offentlig sektor ökar och det gäller att hänga med i utvecklingen. För att verksamheter inte ska halka efter så måste de agera snabbt. Vi på Formpipe har identifierat sex stycken nyckelområden som kan ge stora effektiviseringsvinster på såväl lång som kort sikt. 

På senare tid har det publicerats ett antal nya rapporter och initiativ som påverkar hur kommuner och regioner behöver driva effektivisering. En tydlig trend är att vi måste öka förändringstakten. Vi beskriver några av dessa rapporter och initiativ kort nedan. 

Utveckling i en digital tid 

Under 2018 genomförde SKR en undersökning som sammanfattats i ett strategidokument som SKR tog fram under 2019 “Utveckling i en digital tid”. I detta dokument nämns ett antal områden som direkt berör processerna för ärende- och dokumenthantering.  

Nya krav på effektivare beslutsprocesser 

SKR driver sedan en tid ett förslag om att förändra den nuvarande Kommunallagen för att göra det möjligt att utveckla automatiserat beslutsfattande. 

Föråldrade IT-system - hinder för en effektiv digitalisering 

I Riksrevisionens rapport riktas kritik mot statliga myndigheter för att de har föråldrade IT-system. Något som både driver kostnader och påverkar informationssäkerheten. Men det innebär också ett hinder för en fortsatt effektiv digitalisering av statsförvaltningen. 

För att kunna driva ett effektivt arbete och hantera de krav som beskrivs i dessa rapporter och initiativ har vi valt att beskriva 6 områden som kan ge stora effektivitetsvinster. 

6 områden som kan ge stora effektiviseringsvinster 

Självklart finns det också stora skillnader olika verksamheter emellan som behöver diskuteras och analyseras specifik för respektive verksamhet. Detta dokument ger dig dock en bra översikt på vilka områden som finns och en grundläggande känsla för effektiviseringspotentialen. 

• Område 1 - Sista länken i den digitala kedjan 
• Område 2 - Automatisera hela eller delar av processer 
• Område 3 - Kvalitetssäkra datainnehåll 
• Område 4 - Minska antal system som hanterar ärenden 
• Område 5 - Införa e-arkiv 
• Område 6 - Digitalisera nämndsadministrationen och remisshantering 

Vill ni läsa mer om dessa områden har vi skrivit en guide som heter “Digital strategi för effektivisering av kommunal och regional verksamhet i Sverige.” I guiden besvarar vi på följande frågor för respektive område: 

• Hur beskrivs området övergripande? 
• Varför är det viktigt? 
• Vad handlar det om lite mer i detalj? 
• Vad kan man göra åt det som har med dokument- och ärendehantering att göra? 
• Vad blir effekten?