Varje år satsar Vinnova ungefär 3 miljarder kronor för att främja innovation. Merparten av dessa kronor och ören fördelas genom utlysningar där företag, offentliga aktörer och andra organisationer kan söka finansiering. I runda slängar innebär det 5 000 ansökningar per år, där ungefär 30 procent - 1 500 stycken - beviljas varje år.

Det krävs ingen Einstein för att förstå komplexiteten i de projekt som söker bidrag. Infrastruktur och förflyttning av skyddad data är A och O. Det finns över 80 handläggare på Vinnova som, tillsammans med externa bedömare och experter, ska bestämma vilka projekt som bör finansieras. Navet i denna lösning är Platina by Formpipe, som hanterar samtliga inkommande ärenden (eller, i detta fall, ansökningar).

– Vi har en ledning som vill utveckla och förvalta olika typer av lösningar. Det föll sig helt naturligt att använda Platina som grund och därefter bygga på med anpassad funktionalitet, säger Magdalena Jenkinson, Verksamhetsutvecklare på Vinnova.

– Det övergripande målet var att skapa en effektiv, modern och digitaliserad myndighet. Vi ville få bort onödiga flaskhalsar, manuella fel och tråkiga arbetsuppgifter och det har vi till stor del lyckats med. Genom att hela tiden stämma av med våra kunder via undersökningar och kvalitativa intervjuer ser vi att vi håller rätt riktning och vi får en bra grund att stå på i vår vidareutveckling.

Ett exempel på en egenutvecklad funktion är valideringar. Vinnova har satt upp gränser för maxbelopp, startdatum och slutdatum (för att nämna ett fåtal) för respektive utlysning. Via integrationer visualiseras dessa i och om någon ansökan fylls i som inte överensstämmer med kriterierna visas ett felmeddelande.