Vingåkers kommun

Även om Vingåkers kommun kontinuerligt arbetar med att effektivisera och utöka sina digitala medel, är det relativt nyligen som kommunen tog beslutet att ta ett helhetsgrepp kring organisationens digitalisering.

En del av projektet medför en flytt av det lokalt installerade W3D3-systemet, till en OnDemand-miljö tilhandahållen av Formpipe. Den nya OnDemand-miljön kommer att erbjuda en skalbar och flexibel infrastruktur som kan anpassas efter kommunens växande behov och förändrade krav.

- Vi går ju över från en egen servermiljö till att låta Formpipe sköta helheten. Just nu görs kontroller för att se om det finns några konstigheter i systemet idag, sen ska vi konvertera till den nya miljön. Efter det följer arbetet med att ta fram mallar och hitta vägen fram. Där har vi ett jobb för att se vilka rutiner vi har som fungerar och inte när vi får så mycket ny funktionalitet, säger Staffan Källström, Kanslichef för Vingåkers kommun.

Dessutom har Vingåker även berett för implementering av ett flertal moduler till W3D3 som förenklar, effektiviserar och förbättrar många av de administrativa arbetsprocesser som utförs dagligen av kommunens systemanvändare. Ett par exempel på moduler är OfficeAddin, Document Converter och Gallringsfunktionerna. 

- Idag jobbar vi digitalt-analogt. Vi använder digitala hjälpmedel som datorer, Word och PDF, men har inga direkta hjälpmedel som hjälper oss hantera nämndadministrationen eller ärendeadministrationen. Vi vill ta ett helhetsgrepp för att kunnda jobba digitalt hela vägen, och vi vill göra det enklare för handläggare, nämndsekreterare och politiker att få dessa digitala hjälpmedel på plats, menar Staffan Källström. 

Staffan Källström som idag är Kanslichef vid kommunen, har varit med sen projektets start och ser stora möjligheter för kommunens arbetsförmåga när allt väl är på plats. Både när det gäller tidsbesparing, effektivitet och komplexitet.

- Samarbetet mellan oss och Formpipe fungerar väldigt bra. Vi har fått support ända från första mötet med säljare, fått utbildningar och visningar av systemen. Och nu när vi har gått in i uppgraderingsprojektet har vi bra kontakt med vår projektledare och personalen bakom, säger Staffan Källström.

Med blicken framåt är Vingåker fast beslutna på att fortsätta sin digitala resa med full fart. När den här delen av projektet är klart, med såväl införanden som uppgraderingar färdiga, är det dags för kommunen att se över sina möjligheter för e-arkiv. Något de beskriver som den sista länken i den digitala kedjan. 

- När vi har alla moduler på plats och är 'fullvärdiga medlemmar i W3D3-familjen', så är nästa steg att kunna knyta ihop oss till ett e-arkiv. Det är slutet på kedjan och vi är beroende av ett e-arkiv för att kunna jobba digitalt hela vägen.

Från att det att handlingar kommer in, till handläggning, till beslut. Har vi inte det, slutar det ändå med att vi blir analoga i slutprocessen när handlingar ska till arkivering, tillägger Staffan Källström.