Statens konstråd
Genom att integregera det befintliga diarieföringssystemet W3D3 med Microsoft teams ökade produktiviteten för Statens konstråd under pandemin.
Statens Konstråd nyttjar styrkan från W3D3 by Formpipe och Microsoft Teams
Under pandemin såg många räddningen i Microsoft Teams, då majoriteten blev hemarbetande på väldigt kort tid. Statens Konstråd var inget undantag och insåg snabbt att de allra flesta konversationerna skedde via Teams.
- Hur skulle vi på bästa sätt kunna fånga upp de dokument och hanteringen som utfördes i Teams? Vi ville inte att något skulle hamna utanför diariet, säger Anders Olofsson, samordnare konstansökningar och inköp, Statens konstråd.
Svaret och således lösningen blev att integrera befintligt diarieföringssystem, W3D3 by Formpipe, med Microsoft Teams.
Samarbetscentrerat
Granska, redigera eller kommentera ett dokument samtidigt som andra. Registrera ärenden direkt från Teams i datorn, mobiltelefonen eller surfplattan.
Kvalitetssäkrat
Diarieför på rätt sätt utifrån de lagar och regler som ska följas och utnyttja samtidigt användbara funktioner i Teams för W3D3.
Tidbesparande
Eliminera moment där dokument som ska registreras först laddas ned eller mejlas innan de diarieförs.
Distans resulterade i ett behov av säkerställd delning av dokument
Över en natt förändrades livet för många då nyheten kom att ett nytt corona-virus spred sig i snabb takt över världen. För Statens konstråd blev Microsoft Teams räddningen för den distanskommunikation som blev ett måste i samband med restriktionerna.
Det dröjde inte länge innan ett behov uppdagades av att kunna säkerställa delning av dokument och handlingar så de inte hamnade utanför diariet. Då presenterade Formpipe tillsammans med Microsoft den nyutvecklade produkten, Teams för W3D3.
Teams för W3D3
Tidigare har Statens konstråd använt sig av plug-in för officeprogrammen, där nackdelen varit att sitta på klientnivå.
Det lättnavigerade gränssnittet i Teams för W3D3 har resulterat i förbättrad användarvänlighet som underlättat diarieföringen.
- Att diarieföra i Teams är betydligt enklare då du endast ser det du behöver se. Saknas det dessutom en lång erfarenhet inom diarieföring så är det en viss tröskel man ska över, något som elimineras tack vare denna lösning, säger Anders.
Förbättrade förutsättningar för distansarbete
Vad framtiden utvisar återstår att se, men förutsättningarna för att arbeta på distans har förbättrats tack vare digitala lösningar som Teams för W3D3. Något Statens konstråd upplever som väldigt positivt.
- Jag tror att framtiden kommer att innebära att vi har ett större behov av att köra tjänsterna mellan olika enheter. Att matcha ett arbetssätt som inte bygger på begränsningen av att enbart behöva sitta i ärendehanteringssystem, utan hitta en synergi mellan de olika systemen där det går att finna ärendehanteringen i Teams, avslutar Anders Olofsson.
Människan i centrum
Formpipes produkt Teams för W3D3 visar på en snabbrörlighet och innovationskraft i partnerskap med Microsoft. Ett nära samarbete där Statens Konstråd varit med på utvecklingsresan av Teams för W3D3 i ett tidigt skede.
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)