Silkeborg Kommun
Silkeborg kommun har valt Acadre för att effektivisera ärendehanteringen och säkerställa GDPR-efterlevnad. Med fokus på användarvänlighet stärker systemet den digitala strategin för kommunens 4 000 användare.
Silkeborg kommun väljer återigen Acadre
Silkeborg kommun, som är Danmarks nionde största kommun och belägen i centrala Jylland, har nyligen tecknat ett avtal med Formpipe för leverans av ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem som ersätter deras befintliga lösning.
Bakom avtalet ligger en lång och intensiv upphandlingsprocess som startade redan hösten 2021. Nu är kontraktet på plats, och implementeringen kan börja.
Avtalet sträcker sig fram till 2030.
Klara för implementering i slutet av 2022
I november 2022 är Silkeborg kommun redo att implementera den senaste versionen av Acadre samt GDPR- och efterlevnadssystemet, Adoxa. Under processen ska flera integrationer utvecklas, inklusive till kommunens webbplats och intranätet Siko, i samarbete med tredjepartsleverantörer.
Med ett system som var över åtta år gammalt stod det klart för kommunen att en uppgradering var nödvändig – både för att möta moderna krav och för att stödja deras framtida digitala strategi, som innebär fler automatiserade processer och en hög grad av tillgänglighet.
Det gav samtidigt kommunen en utmärkt möjlighet att se sig om efter alternativa lösningar på marknaden. De hade tidigare använt Acadre som system och hade därför redan en viss kännedom om det.
Tre grundprinciper för valet av ÄDHS-system
Startskottet för hela processen var en noggrann marknadsanalys, där alla de viktigaste leverantörerna av ÄDHS-system utvärderades. Henrik Willumsen, IT- och digitaliseringschef i Silkeborg kommun sedan kommunreformen 2007, och med en bakgrund inom Försvarsmaktens IT samt många års erfarenhet av ÄDHS-system, förklarar:
”När det gäller ÄDHS-system arbetar jag utifrån tre grundprinciper:
- Systemet måste följa lagen.
- Systemet måste kunna lagra information korrekt.
- Systemet måste göra det möjligt att enkelt hitta informationen igen.”
Även om dessa principer kan verka relativt enkla, fokuserar många system i högre grad på kringfunktioner. Enligt Henrik Willumsen så måste det underlätta ärendehanteringen och samtidigt stödja handläggningen på bästa möjliga sätt – inom ramarna för förvaltningslagen. Att hantera arkivering, vare sig det gäller ett lokalt §7-arkiv eller direkt till Riksarkivet, kräver en djup förståelse för denna disciplin.
Med valet av Acadre anser Henrik Willumsen att kommunen får en lösning som uppfyller deras krav på grundprinciperna och som dessutom gör vardagen enklare och mer automatiserad för kommunens cirka 4 000 användare.
Fokus på användarvänlighet och funktionalitet
Projektledaren Charlotte Knudsen har under hela upphandlingsprocessen fokuserat på att skapa ett system som är intuitivt och användarvänligt. Hon har lett en behovsanalys för att förstå vilka krav systemet måste möta för att stödja kommunens många användare.
En av de viktigaste aspekterna var att göra gränssnittet flexibelt, så att användare kan anpassa det efter sina specifika behov. Systemet ska vara enkelt att navigera utan omfattande utbildning eller support.
God förståelse för den kommunala sektorn
Enligt Charlotte Knudsen får man bara ett system som uppfyller alla krav om leverantören verkligen förstår den kommunala sektorn och de utmaningar, uppgifter och den komplexitet som kommunerna står inför. Hon uttrycker det så här:
”Personerna bakom Acadre vet vad de pratar om. Det är imponerande att Formpipe verkligen förstår den kommunala verksamheten, och så fort man diskuterar något så råder det ingen tvekan om att Formpipe har en tydlig inställning och åsikt om saker och ting.”
Silkeborg kommun, som redan har tidigare erfarenhet av Acadre, har sett fram emot att få se hur systemet har utvecklats genom åren – och det råder inga tvivel om att deras förväntningar är höga. Charlotte Knudsen uttrycker det så här:
”Våra förväntningar är tydliga: vi vill ha en lösning som användarna blir riktigt nöjda med och som de vill använda. Vi vill inte lägga tid på tekniska detaljer, och det ska vara enkelt för oss att utbilda användare och att de faktiskt får stöd och vägledning i systemet.”
Det blir en win-win för alla parter. Charlotte Knudsen och hennes IT-kollegor förväntar sig att i framtiden kunna minimera tiden som läggs på att utbilda användare samt att guida och hjälpa kommunens cirka 4 000 användare. Dessutom hoppas de minska risken för att fel uppstår i ärendehanteringsprocessen.
Det ska vara helt klart hur man skapar ett ärende, och användarna ska aldrig behöva undra vad som händer med ärendet under processens gång. I upphandlingsmaterialet framgick det tydligt att Formpipe är mycket starka på att hjälpa och stödja användarna i lösningen, vilket var en viktig faktor i valet av leverantör.
En lösning som möter höga förväntningar
Ur IT- och digitaliseringschefens perspektiv har själva upphandlingsprocessen varit betydelsefull, då kommunen möttes av både transparens och trovärdighet. Samtidigt var Formpipe ärliga med de punkter där de inte kunde leverera fullt ut. Henrik Willumsen beskriver det så här:
”Svaret på upphandlingen var i särklass och det var ett stort nöje att läsa igenom det. Det fanns ett tydligt fokus på att automatisera arbetsflöden, samtidigt som balansen mellan pris och kvalitet väl avvägd.”
När man ska ersätta ett så viktigt och grundläggande system för ärende- och dokumenthantering så är det avgörande att välja en lösning som är både stabil och beprövad. Att satsa på en helt ny och oprövad lösning innebär för stora risker.
Kommunen har också en tydlig förväntning på att Acadre ska vara robust och erbjuda en extremt hög tillgänglighet. Dessutom lägger Henrik Willumsen stor vikt vid att uppdateringar genomförs på ett vältestat och ordentligt sätt innan de implementeras i drift.
Silkeborg kommun har stora förväntningar på den nya versionen av Acadre och hoppas att den ska göra vardagen enklare för användarna. Charlotte förklarar att de vill minimera tiden som läggs på tekniska frågor och utbildning, och istället ha ett system som användarna snabbt kan ta till sig.
Tillgänglighet och flexibilitet
På frågan om vad han ser fram emot mest med implementeringen av Acadre svarar Henrik Willumsen utan tvekan: tillgängligheten.
”Det blir en enorm fördel att få ett ESDH-system som vi kan komma åt – oavsett var vi befinner oss,” säger han och betonar att Acadre är webbaserat och kan nås från vilken plattform eller webbläsare som helst.
Det ger en hög grad av flexibilitet och gör det betydligt enklare för varje användare att logga in i systemet, oavsett var de arbetar ifrån.
Både Silkeborg kommun och Formpipe ser fram emot den slutliga implementeringen i slutet av november. Fokus just nu ligger på att sätta ihop rätt team för implementeringsprocessen, med de rätta kompetenserna på plats.
Fakta om Silkeborg kommun
Silkeborg kommun, belägen i centrala Jylland, omges av vacker natur med både vatten och landskap och har ett blomstrande kulturliv samt välfungerande stads- och landsbygdssamhällen.
Kommunen är Danmarks nionde största, med en befolkning på nästan 100 000. Den bildades genom en sammanslagning av kommunerna Silkeborg, Kjellerup, Gjern och Them i samband med kommunreformen 2007, vilket resulterade i en storkommun med över 86 000 invånare.
Förutom Regionshospitalet Silkeborg och Jyske Bank är kommunen en av de största arbetsgivarna i området, med över 6 600 heltidsanställningar. Bland attraktionerna i området finns Gudenåen och Silkeborgsjöarna, där man kan åka med världens äldsta koleldade hjulångare, Hjejlen, från 1861.
Antal användare: 4 000
Invånarantal: 90 016
Antal anställda: 7 420 (motsvarande 6 610 heltidsanställningar, 2021)
Antal kommunfullmäktigeledamöter: 29
Borgmästare: Helle Gade (S)
Kommunreform 2007: Silkeborg kommun är en sammanslagning av Silkeborg, Kjellerup, Gjern och Them och en del av Region Midtjylland.
Värden: Dialog, dynamik, kvalitet och sammanhållning
Källa: www.silkeborg.dk
Henrik Willumsen, IT- och digitaliseringschef i Silkeborg kommun
Namn: Henrik Willumsen
Jobb: IT-chef sedan 2007 och IT- och digitaliseringschef
Arbetsplats: Silkeborg kommun
Tidigare karriär: Teknisk officer i Flygvapnet och sektionschef inom Försvarsmaktens IT-tjänst med ansvar för att samordna och utveckla IT hos 130 myndigheter under Försvarsministeriet.
Charlotte Knudsen, IT-projektledare i Silkeborg kommun
Namn: Charlotte Knudsen
Jobb: IT-projektledare sedan 2018
Arbetsplats: Silkeborg kommun
Tidigare karriär: Digitaliseringskonsult i Silkeborg kommun sedan 2007
Fakta om Acadre
Acadre är vårt elektroniska ärende- och dokumenthanteringssystem som säkerställer effektiv digitalisering, korrekt journalföring och ordning på data. Systemet hjälper organisationer att utnyttja de digitala fördelarna och säkerställa smidig dataöverföring inom organisationen, till andra system, myndigheter och medborgare – allt med trygghet i varje steg.
Systemet är skräddarsytt för kommuner och offentliga organisationer. Våra kunder bestämmer själva flödet och funktionerna i lösningen, medan vi ser till att systemet alltid är uppdaterat enligt aktuella krav och behov. Detta ger dig som kund möjlighet att påverka hur dina resurser används och vad som prioriteras.
I början av 2022 lanserade vi den senaste versionen av Acadre, med många nya moduler som är anpassade till våra kunders behov och den pågående digitaliseringen.
Foto: Morten Degn Frandsen
