Regionarkivet Stockholm
Med Long-Term Archive fick Regionarkivet betydande förbättringar i sitt digitala bevarande och betraktade det som en ordentlig lösning som kunde skräddarsys efter deras specifika behov.
Ny e-arkivlösning från Formpipe
När behov för en ny e-arkivlösning uppstod ville Regionarkivet inte fortsätta på sin egenutvecklade lösning. Istället valde man, via avrop från SKI:s ramavtal, att satsa på Long-Term Archive från Formpipe för att vidareutveckla sitt digitala bevarande.
Några år senare är lösningen på plats och den långvariga arkiveringen är framtidssäkrad.
Regionarkivet var tidigt ute
Regionarkivet Region Stockholm ansvarar för att slutarkivera all information från Region Stockholm. En arkivmyndighet i dess rätta bemärkelse och med ett tydligt uppdrag att bevara och vårda digital information så att den är läsbar för all framtid. En framgångsfaktor till detta är således system som är kostnadseffektiva att förvalta och kan hjälpa till med att säkerställa en modern IT-infrastruktur med effektiva processer.
Föga förvånande så var Regionarkivet tidiga med att initiera ett arbete med e-arkiv. Till en början snickrade de ihop en egen lösning med olika standardkomponenter. En stor anledning till detta var att det ännnu inte fanns några färdigpaketerade kommersiella produkter. Men i takt med att behoven och komplexiteten ökade så insåg de att det krävdes en helhetslösning utifrån.
Long-Term Archive
Regionarkivet valde att använda sig av SKI:s ramavtal. Det vinnande anbudet kom från Formpipe i form av Long-Term Archive. Det var till slut ett ganska enkelt val då det befintliga systemet skulle fasas ut.
– Det var en helhetsbedömning där viktiga komponenter var förvaltningsbarhet, skalbarhet, sökmöjligheter, anpassningsbarhet vad gäller informationsstrukturer och självbeskrivande lagring, säger Martin Olsson, förvaltningsledare på Regionarkivet.
På den korta tiden har Regionarkivet lyckats få igång sin nya lösning för e-arkiv. Men framför allt har de krattat manegen och möjliggjort framtida utveckling. Framöver planerar de bland annat att utöka leveranstyper. Det kommer göra det möjligt att avveckla gamla system och avlasta befintliga system. Dessutom finns det långt gångna tankar i att effektivisera tillgängliggörandet av arkiverat material genom smarta funktioner som ska förenkla möjligheten att söka och hämta ut information.
Framgångsfaktorer
Med tanke på att Regionarkivet ägnar sig åt just arkiveringsfrågor så var förutsättningarna goda. De hade tidigare jobbat i ett annat e-arkivsystem och hade bra koll på sina behov och utvecklingsområden. Nyckeln låg i en tydlig plan för införandet av Long-Term Archive, men det var minst lika viktigt att sätta milstolpar för kommande projekt och områden där systemet skulle vidareutvecklas.
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)