Effektivare processer i Lund
Det är bråda dagar i Lunds kommun. Drygt 10 000 anställda ska serva 124 000 medborgare i den skånska studentstaden. En tuff utmaning som ställer stora krav på såväl effektivisering som automatisering. Med hjälp av W3D3 och Meetings Plus har de lyckats strömlinjeforma effektiva processer som dessutom stödjer besluts- och demokratiprocessen.
Automatisering
Med hjälp av robotar har Lunds kommun sett till att skolvalsprocessen automatiserats och registreras i W3D3.
Möteshantering
Minskad administration och effektivisering av beslutsprocessen i alla nämner, tack vare Meetings+ och W3D3.
Transparens
Transparent och rättssäker ärendehantering som stödjer den högt prioriterade beslut- och demokratiprocessen.
Ökad service för tusentals
Att hantera ärenden inom offentlig sektor innebär stora krav. Överlämningar ska klaffa och remisshanteringen, med flera beroenden, måste flyta på smidigt. Det är inte ovanligt att processen präglas av en del analoga inslag, som öppnar upp för slarvfel och information som tappas bort.
Utan ett smidigt verktyg är det svårt att få överblick på processen och skapa tydlighet när det kommer till ansvar, såväl för helheten som respektive del. En obruten digital kedja är med andra ord ett måste för att kunna uppnå de högt ställda målen.
- Det är stor press på inom offentlig sektor där få arbetsföra människor ska hjälpa till i samhället med en ökande grupp äldre och ungdomar. Det är en press som jag tror hela offentliga sektorn känner av, att göra mer med färre resurser, säger Sofia Haider Gulstad, objekt-/systemförvaltare och verksamhetsutvecklare på Lunds kommun.
Digitalisering, demokrati och effektiv administration
Som tur är finns det goda förutsättningar att ta ytterligare kliv i Lunds kommun. Redan idag är alla nämnder i kommunen aktiva. Dessutom värdesätts ärendehantering av ledande personer inom verksamheten, något som varit viktigt i Sofia Haider Gulstads roll som verksamhetsutvecklare.
– Demokratiprocessen är den viktigaste processen vi har. Vi ser ett stort intresse och har stöd från direktörer som säger att inget får komma emellan. Detta är en viktig förutsättning för arbetet, konstaterar Sofia Haider Gulstad.
– Det finns väldigt stor potential inbyggt i W3D3. Vi vill oerhört gärna bygga vidare på det vi påbörjat och utnyttja den potentialen. I den kartläggning av ärendeprocesser som Lunds kommun gjort identifierades bland annat digital signering, möjlighet att gallra ärenden och koppla upp W3D3 mot e-arkiv.
Idag har man också tagit stora kliv inom automatisering. För några år sen introducerades RPA-teknik (Robotic Process Automation) som används för att automatisera relativt enkla uppgifter mellan olika system. Först ut att automatiseras var den tidigare tidskrävande skolvalsprocessen, något som sparat upp till 600 arbetstimmar.
– Det är timmar som registratorer kan lägga på kvalitetshöjande arbete i diariet som vi i dagsläget vill jobba mer med men inte hinner, säger Sofia Haider Gulstad.
– Registrering i ärendehanteringssystem är en stor grej. Går det att automatisera de processerna och registrera andra typer av ansökningar och anmälningar så är mycket vunnet. Vi har som sagt börjat med skolvalsprocessen, men det går att applicera samma tänk på andra typer av ärendehantering, avslutar Sofia Haider Gulstad.
En plattform för en helt digital kedja
W3D3 från Formpipe har spelat en nyckelroll i mixen av system och processer för Lunds kommun. Förutom att skapa en transparent och rättssäker ärendehantering så har samspelet mellan ärende- och möteshantering ökat effektiviteten. Det har gett Lunds kommun en stabil plattform att stå på, men även öppnat upp för vidareutveckling och ytterligare digitalisering.
(Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella.)