Länsstyrelserna
Länsstyrelserna har förbättrat effektiviteten i sin ärendehanteringsprocess genom att använda Platina från Formpipe. Detta har resulterat i att många av företagets e-tjänster nu är fullständigt automatiserade.
En plattform för alla
Efter påtryckningar från Regeringen behövde Sveriges 21 länsstyrelser hitta en ny samarbetspartner för att effektivisera handläggningsprocessen. Med Platina som grund har Formpipe hjälpt till att införa en robust handläggningsplattform som helt automatiserat många av verksamhetens e-tjänster.
Automatisering
Länsstyrelserna har automatiserat över 12 000 anmälningsärenden per år – bara från bevakningsföretag.
Mer tid över
Antalet inkommande ärenden har minskat, vilket har inneburit mer tid för att handlägga komplicerade ärenden.
Framtidssäkring
Arbetet ligger till grund, och öppnar nya dörrar, för en påskyndad utveckling av nya tjänster.
Ökad service för tusentals
Länsstyrelserna är 21 fristående myndigheter, en för varje län, med ansvar för tillstånd och tillsyn. Sammanlagt har organisationerna över 6 500 anställda. Varje dag kommer tusentals ärenden in till Länsstyrelserna, vilket ställer stora krav på enkla processer och smidiga flöden.
För ett par år sedan fick Länsstyrelserna i uppdrag av Regeringen att öka servicegraden mot såväl medborgare som företag. Samtidigt fanns det krav på att hela handläggningsprocessen skulle effektiviseras. Det gällde att hitta en samarbetspartner som kunde hjälpa till att automatisera stora delar av det administrativa arbetet.
Platina – det självklara valet
Målet var att alla handläggare skulle utföra hela arbetsprocessen inom ärendet i nya elektroniska processer – från diarieföring till beslut. Detta ställde stora krav på den nya lösningen, men i slutändan var Platina det självklara valet.
– Införandet av Platina hos Länsstyrelserna ligger väl i linje med ambitionen om en effektiviserad administrativ hantering och öppna dörrar för en påskyndad utveckling av nya e-tjänster, säger Ewa Larsson, Förvaltningsledare IT på Länsstyrelsen i Västra Götalands län.
Genom att införa automatiska rutiner, som kontroll av ansökningsavgift och informationsutbyte med andra myndigheter, har Länsstyrelserna sparat både tid och pengar. Antalet inkommande frågor och telefonsamtal har minskat drastiskt, vilket har gett utrymme till handläggning av mer komplicerade ärenden.
– 80% av alla ärenden från bevakningsföretag kommer idag in via e-tjänsten. Av dessa är det cirka 12 000 anmälningsärenden per år och de är nu helt automatiserade, konstaterar Ewa Larsson.
En plattform för en helt digital kedja
Nyckeln till Länsstyrelsernas framgång handlar om en grundlig uppstart. Ett projekt startades för att samla in krav såväl internt från verksamheten som externt från medborgare och företag. Man arbetade nära referenter från bevakningsföretag. För stiftelsehanteringen hade man kontakt med banker som förvaltar stiftelser. Allt för att få en god överblick över nutida och framtida behov.
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)