Huddinge kommun
Genom att integrera W3D3 har Huddinge kommun framgångsrikt implementerat en mångsidig och användarvänlig lösning.
Ordning och reda ger samhällsnytta
När Huddinge kommun investerade i ett nytt system för ärendehantering hade de högt ställda krav på ordning och reda. Med hjälp av W3D3 från Formpipe har de kunnat implementera en flexibel och lättanvänd lösning som gett ökad samhällsnytta. Efter tio års framgångsrikt samarbete fortsätter Huddinge kommun att berika med ny funktionalitet som svarar upp mot behoven.
Skalbarhet
Huddinge kommun har lyckats skala upp sitt användande. Idag arbetar över 1500 personer i systemet.
Samarbete
W3D3 är inte bara en del av IT, utan spelar en central roll i hela verksamheten.
Navet
Hela ärendeflödet är samlat i en knytpunkt. W3D3 är integrerat med andra verktyg och system.
Växande behov kräver nya lösningar
Med sina 110 000 invånare tillhör Huddinge kommun Sveriges femton största kommuner. Tack vare en tydlig strategi för verksamhetsutveckling har man länge legat i framkant när det gäller IT-investeringar och IT-säkerhet. Satsningar på till exempel ärendehantering har varit ett prioriterat område under en längre tid.
Men i takt med att kommunen växte så behövde man hitta ett mer skalbart system för dokument- och ärendehantering. Den gamla lösningen hade sina begränsningar och kommunen kunde inte tillgodose de behov som uppstått i samband med den starka tillväxten. För att uppnå detta krävdes nya tag och en ny leverantör.
Tydliga krav och förankring
Förväntningarna var höga. Det behövdes en lösning som var modern och framåtsträvande, men som samtidigt var robust och anpassningsbar. Efter en lång upphandlingsprocess föll valet på W3D3 från Formpipe.
– Enligt kravspecifikationen skulle det användas av ett flertal kommuner som är i samma storlek som vår och stödja våra interna och mycket högt ställda krav på ordning och reda. Enligt våra analyser passade W3D3 behoven bäst, berättar Kerstin Z Johansson, chef för kommunstyrelsens kansli på Huddinge kommun.
En referensgrupp var med innan, under och efter projektet och hade stor delaktighet i utrullningen. Idag arbetar över 1500 personer i systemet och det har även kopplats samman med andra ärendehanteringssystem. Hela ärendeflödet på ett och samma ställe.
Ökad samhällsnytta med W3D3
Varför har Huddinge kommun lyckats så väl med sin dokument- och ärendehantering? Förutom att W3D3 har tagit en central plats i verksamheten, så menar Kerstin att nyckeln till framgång ligger i det fina förarbete och den väl genomförda förankringsprocessen.
– Vi förankrade nyttan med systemet både uppåt och nedåt i organisationen. Vi fick stöd från såväl den högsta ledningen som hos dem som dagligen arbetar i systemet, säger hon.
Resultatet? En smidigare lösning, minskade administrativa kostnader och ökad samhällsnytta för medborgare i Huddinge kommun.
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)