Acadre Web är den webbaserade versionen av dokument- och ärendehanteringssystemet Acadre som kan användas via smartphone, surfplatta eller dator. Det ger en flexibilitet som framförallt gynnar enheter ute i kommunen, som till exempel skolor och förskolor som tidigare inte varit digitaliserade överhuvudtaget. Det blev dock till slut nödvändigt att flytta ut dokument- och ärendehanteringen till enheterna runtom i kommunen för att garantera effektivitet, flexibilitet, dynamik och hög säkerhet. 

Även om det inneburit att många helt nya och ovana systemanvändare har behövt anslutas till systemet, så har själva implementationen varit mycket lyckad för kommunen. Ett nytt IT-system kräver en förändrad kultur, något som tar tid och kräver både starka och synliga chefer. Men tack vare att systemet är så lätt att använda har det ändå fungerat bra ute i enheterna. 

– Bara efter 3,5 timmars utbildning var våra användare i gång med Acadre Web.Systemet är lätt att navigera i och är oerhört intuitivt. Och det har generellt tagits emot mycket väl, säger Pia Jensen. 

Assens kommun har förberett sig noga inför implementationen genom att besöka alla enheter och kartlägga deras arbetsflöden och utmaningar. På så sätt har alla fått bästa möjliga stöd, och chefer och superanvändare har kunnat förbereda sig ordentligt inför den stora uppgiften. Därtill kommer uppföljningen, som är minst lika viktig enligt Pia Jensen: 

– Vi måste fortsätta tänka på att vara synliga och se till att alla får fullt utbyte av systemet. Det är viktigt att varje enskild chef fortsätter fokusera på uppdraget.