Tillval W3D3

Adoxa by Formpipe (tidigare Quality Control) är ett verktyg för att säkra och övervaka data för att proaktivt kunna arbeta med datakvalitet. Adoxa skannar data, system och filytor utifrån uppsatta regler. Genom möjligheten att konfigurera regelsättning för kontroll av data matchas varje enskild organisations behov och kan enkelt anpassas till nya arbetsprocesser eller förändrad lagstiftning. Regelträffar som indikerar bristande datakvalitet distribueras till utpekade informationsägare. Dessa får genom ett användarvänligt arbetsflöde med guider som stöd hjälp till att granska och åtgärda bristerna.

Läs mer om Adoxa här

Arkivexport för W3D3 exporterar ärende och handlingsdata konverterade till XML-filer, samt tillhörande filer (Word, Excel m.fl.) ur systemet och lagrar detta i överföringspaket (SIP/OAIS). Arkivexport för W3D3 fungerar lika bra vid förberedelse för överföring till ett mellanarkiv, som till ett slutarkiv. Inbyggt stöd finns såklart för export till Long-Term Archive.

Ladda ned produktblad

Document Converter är ett heltäckande tillval för att konvertera filer från ett stort antal filformat till PDF – kanske det mest spridda formatet när det gäller publicering, lagring och arkivering.Genom att komplettera W3D3 med Document Converter öppnas många möjligheter upp med den befintliga installationen. Det går enkelt att konvertera en enskild fil, som ett arbetsdokument, eller konvertera enskilda inkommande eller registrerade (fastställda) handlingar. Vid behov går det även att konvertera samtliga handlingar under ett ärende till en samlings-PDF.

För dem som använder möteshanteringen i W3D3, går det också att skapa samlingskallelser och samlingsprotokoll med alla mötets bilagor inkluderade, om så önskas. Med Document Converter finns också möjligheten att göra ett
tillval för OCR-tolkning (optisk teckenigenkänning) för att konvertera inskannade dokument till redigerbar text i PDF.

Med Federerad Autentisering by Formpipe centraliseras och effektiviseras identitetshanteringen. Inloggningen för användarna förenklas samtidigt som säkerheten höjs ytterligare.

Ladda ned produktblad

W3D3 File Scanner är ett tillval för automatiserad registrering av handlingar, t.ex. från en skannerlösning som kan skapa XMLfiler. De dokument som ska registreras i W3D3 läggs i en bevakad mapp tillsammans med tillhörande XML filer. Taggarna i XML-filen anger om dokumentet ska registreras som handling på ett befintligt ärende eller läggas i en series inkorg.

W3D3 Katalogsynk är en servertjänst för att synkronisera användares metadata mellan en katalogtjänst och W3D3. Fördelen med Katalogsynk är att användaren inte behöver logga in flera gånger. Om användaren redan är inloggad mot katalogtjänsten kan man få Single Sign On i W3D3 utan inloggning.

Tjänsten skapar och underhåller användare och deras olika roller i W3D3 utifrån katalogtjänsten och kan därmed se till att uppgifter som t.ex. namn och e-postadress alltid är uppdaterade i W3D3. Tjänsten gör inga förändringar i katalogtjänsten utan har den som ett facit för uppgifterna i W3D3.

Ledamotspublicering för W3D3 är ett verktyg för att göra förtroendemannaregister eller motsvarande förteckning åtkomligt via internet. Det kan konfigureras för att enbart fokusera på aktuella uppdrag, eller för att även göra det möjligt att på ett enkelt sätt kunna se vilka personer som suttit i ett beslutande organ vid en viss historisk tidpunkt. Utöver information om nuvarande och tidigare uppdrag, visas ledamöternas foto och adressuppgifter om så önskas, i första hand för att underlätta för allmänheten att komma i kontakt med rätt ledamot.

Ledamotspubliceringen fungerar som en egen webbplats om så önskas, men är framför allt gjord för att enkelt kunna bli en del av en befintlig webbplats, såsom organisationens nuvarande portallösning för medborgare eller andra externa besökare

Det finns förväntningar på kommuner och landsting från medborgarna, om ökad närhet till de förtroendevalda. Genom Formipes produkt för möteshantering ökar insynen i kommunens eller regionens politik. Med Meetings Plus blir det enklare för medborgaren att följa med i politiken genom ett användarvänligt och lättillgängligt gränssnitt. Förtroendevalda och mötesadministratörer får å sin sida effektiva verktyg för mötes- och beslutsprocessen hela vägen från möteskallelse till beslut.

Läs mer om Meetings Plus

Meetings Live är en digital möteshanterare som automatiserar och effektiviserar hanteringen av mötesinformation såsom närvaro, talarlista och omröstning. Allt anpassat för att få in rätt information, på rätt sätt och plats utan handläggning. 

I Meetings Live finns det tre olika gränssnitt för sekreterare, mötesdeltagare och publik. Allt optimerat utifrån användaren.

• Sekreterargränssnittet
• Mötesdeltagarens gränssnitt – Meetings Plus App
• Två publika gränssnitt – Ett som kan visas på en skärm i rummet och ett som kan nyttjas för publicering i en webbsändning

Läs mer om Meetings Live

Effektivisera skapandet av digitala anslag med vår digitala anslagstavla genom automatisk generering. Den kompletterar Meetings Plus och eliminerar onödigt dubbelarbete.

Läs mer om Digital anslagstavla här

Webb-baserade system innebär ofta att användarna måste ladda ner filer till sin dator för att ändra i dem, och sedan ladda upp de ändrade filerna på nytt till systemet för att uppdatera den ursprungliga filen. Det kan upplevas som både tidsödande och krångligt. Med Office Addin för W3D3 öppnas filen som du vill arbeta med direkt i rätt program. När man gjort sina ändringar och sparar, uppdateras den direkt i W3D3, utan omvägar. En ny W3D3-meny i den vanliga menyraden i Officeprogrammen hjälper användarna att enkelt arbeta med både nya och befintliga handlingar.

Du kan öppna arbetsdokument från W3D3 direkt i Office. Du kan spara dokument direkt från programmen som arbetsdokument eller som handling i ett ärende i W3D3. Genom att lägga till Office Addin till W3D3, förenklas arbetet för alla medarbetare, samtidigt som tidsbesparingen i sig gör det dagliga arbetet både roligare och effektivare.

Med Portal får ni ett verktyg där ni själva kan skapa e-tjänster, formulär och ärendesidor utan behov av konsulthjälp. Mappningen mot W3D3 gör att informationen hamnar på rätt plats, för rätt person i rätt ärendeprocess. Det minskar tidskrävande administration och dubbelregistrering. Minskar också risken för fel. Med tillägg för inloggning till Mina sidor kan användarna följa sina ärenden.

Läs mer om Portal här

Med W3D3 Searchport öppnas möjligheten att på ett snabbt och säkert sätt erbjuda information via en sökportal på intranätet eller på internet. Oavsett om sökportalen används internt för att personal ska kunna söka och hitta bland information i det egna systemet, eller om man använder den för att göra ärenden och handlingar publika och sökbara via en hemsida, är den lika effektiv och användarvänlig.

Användarna kan enkelt söka efter information, utifrån t.ex. ärende, handling, motpart, avsändare eller mottagare. Portalen innehåller också ett antal fördefinierade sökningar, för att t.ex. söka efter ärenden registrerade den senaste veckan, eller handlingar som upprättats den senaste månaden. W3D3 Searchport kan konfigureras för att på olika sätt ta hänsyn till PUL- och sekretessmarkeringar.

W3D3 Terminator används för att gallra utvald information och filer ur W3D3. Användaren kan välja om gallringen ska gälla ärenden, handlingar och/eller dess filer samt om informationen/ posterna ska tas bort helt eller bara ändras.

För att utföra en korrekt gallring och säkerställa att information inte kan återskapas ur databasen i W3D3, behöver man använda W3D3 Terminator. Gallringen kan användas för att leva upp till de lagkrav som finns ställda eller för att minska databasens storlek, t.ex. efter att ett arkivuttag skett och informationen inte längre behöver vara återsökbar i det aktiva systemet.

Handlägg och samverka kring arbetsdokument och ärenden i Microsoft Teams. Ett enkelt sätt att diarieföra så snart de är färdigställda.

Läs mer om Teams för W3D3 här

Genom att ha en licensierad testserver kan uppgraderingar och anpassningar testas i lugn och ro utan att riskera driftstörningar. Detta borgar för maximal positiv upplevelse för användarna vid uppgraderingar och förbättringar. Testserver är därför något vi starkt rekommenderar.

W3D3 och dess tillval kopplas samman via det väldefinierade API som finns utvecklat till systemet. Detta API är också möjligt att nyttja för integrationer med andra lösningar och system, och på så sätt göra information från W3D3 tillgängligt för användare utanför systemet. 

W3D3 och dess tillval kopplas samman via det väldefinierade API som finns utvecklat till systemet. Detta API är också möjligt att nyttja för integrationer med andra lösningar och system, och på så sätt göra information från W3D3 tillgängligt för användare utanför systemet.