Sundsvalls Kommun
Med digitaliseringen i sitt DNA jobbar Sundsvalls kommun ständigt för att utveckla välfärden till det bästa för medarbetare, samhälle och invånare. En viktig del i arbetet är Formpipes produkt, det elektroniska arkivet, Long-Term Archive. Där man nu arbetar mot ett plattformsoberoende API.
Sveriges digitaliseringskommun
Sundsvalls kommun har länge banat väg för digitaliseringen inom den offentliga sektorn i Sverige. Något som bekräftats och uppmärksammats nyligen på Kvalitetsmässan i Göteborg via utmärkelsen som Sveriges digitaliseringskommun 2021.
- Vi är såklart superstolta och hedrade över utmärkelsen som är ett resultat av ett målmedvetet teamarbete med ett tydligt mål i sikte – vi ska rädda välfärden. Vi tror stenhårt på att en jämlik (digital) välfärd kräver tillgång till data genom öppna APIer. Utmärkelsen ser vi som en megafon för det budskapet och som en möjliggörare i att påverka det vi kallar för systemfelet i kommunsektorn, Marcus Matteby, CIO/CTO på Sundsvalls kommun
Det var också under mässan som Mauritz Wahlqvist, försäljningsdirektör på Formpipe tog kontakt med representanterna från Sundsvalls kommun. Deras system för elektronisk arkivering är nämligen Formpipes produkt, Long-Term Archive.
- Som leverantör är vi stolta över att hjälpa en framåtriktad kommun som Sundsvall i att ta hand om deras digitala arv och göra det tillgänglig för såväl medarbetare som medborgare, Mauritz Wahlqvist, försäljningsdirektör på Formpipe.
Mot ett mer hållbart Sundsvall och Sverige
All information om Sundsvalls kommuns digitaliseringsarbete går att hitta på deras webbsida: https://utveckling.sundsvall.se/
Där framgår det också tydligt vad målet med det gedigna digitaliseringsarbetet är – Ett mer hållbart Sundsvall och Sverige.
För att ta sig dit beskrivs vikten av att öka omställningsförmågan för att utveckla den digitala mognaden, organisationens digitala förmåga och dess digitala arv. Det handlar om att förstå och nyttja möjligheterna med digitalisering och de tekniska förutsättningarna som finns samt hur det påverkar vår utveckling.
Det handlar om hjärta och hjärna
Centralt i utvecklingen finns också förhållningssätten listade som lyfter och bekräftar att digitaliseringen trots allt i slutändan handlar om människor, tillit, beteende och relationer. Ett arbete som kräver lagarbete och samspel mellan olika parter.
- Mycket handlar om hjärta och hjärna. Hjärnan i form av de strukturella förutsättningarna där vi samarbetat mycket med Göteborgs universitet och Swedish Center for Digital Innovation (SCDI), en forskargrupp som fokuserar på digitalisering och digital innovation inom näringsliv såväl som offentlig sektor. Det i kombination med en bra styrning där Marcus Mattebo (CIO/CTO) har ett ansvar över IT och digitalisering. Att enas om gemensamma lösningar och standarder. Hjärtat står givetvis för att allt vi gör är för att underlätta och förbättra livet för våra invånare och med förhållningssätten, alltså vårt hur, i fokus. Vilka vi finns till för och att vi utvecklar tillsammans med dem, vi går i deras skor helt enkelt. Berättar Emelie Holmlund, Utvecklings- och förbättringsledare på Sundsvalls kommun.
Utmaningar med det digitala arvet
Det är mycket arbete som krävs för att digitalisera, automatisera och optimera processer där Sundsvall och andra kommuner sliter med det digitala arvet. Anledningen är att det finns ett fåtal leverantörer när det kommer till IT-system för den offentliga sektorn, vilket gör att konkurrensen är begränsad. Detta leder i sin tur till att utvecklingen på många håll går långsamt eller i vissa fall till och med står still för att det helt enkelt inte prioriteras på samma sätt.
- Det digitala arvet innebär inlåsningar i system där data inte går att komma åt. Det vi behöver är en långsiktig och hållbar lösning som går att integreras med andra system och är mer modulbaserat, säger Niklas Edén, Specialist inom e-arkiv och informationshantering på Sundsvalls kommun.
Så när Sundsvalls kommun adresserar problematiken kring systemfel i kommunsektorn är det många leverantörer som backar och försvarar sig. På Formpipe ser vi istället en möjlighet och utmaning att få arbeta framåt och tillsammans med den digitala utvecklingen. Vi pratar ofta om att det är tillsammans som vi utvecklar det digitala samhället, något som Sundsvalls kommun bevisar, som vi vill lyfta, hylla men framförallt vara delaktiga i.
Öka takten e-arkiv
Sundsvalls kommun har delat in digitaliseringsarbetet i fem fokusområden: Effektiv kommun, Morgondagens lärande, Morgondagens välfärd, Smarta Sundsvall och basplattan som utgör den digitala infrastrukturen.
Emelie Holmlund är utvecklings- och förbättringsledare för området effektiv kommun, en roll som innebär ett strategiskt och taktiskt ansvar kopplat till de initiativ som prioriteras och genomförs inom området. Ett av dessa är, öka takten e-arkiv.
- E-arkiv är en lösning som samtliga verksamheter har ett stort behov av. Alla system behöver någon gång e-arkivera, förklarar Emelie.
Målet med initiativet är att arkivet enkelt ska kunna gå att koppla ihop till fler plattformar via ett plattformsoberoende API, att tillgängliggöra arkiverad information utifrån personlig och korrekt behörighet. Samtidigt som utvecklingsteamen i Sundsvall har rätt förutsättningar som går i linje med resterande utveckling och programspråk.
Ett samarbete sen 2017
Resan mot ett e-arkiv startade redan 2008 men skulle dröja till 2017 innan Formpipe vann en upphandling för ett e-arkiv med produkten Long-Term Archive, som sedan var på plats 2018.
För att fortsätta utvecklingen i digitaliseringens framfart har man idag månadsmöten med en tydlig agenda där konsulten för Long-Term Archive från Formpipe, Elias Caselunghe, är sammankallande. Under mötet diskuteras status på drift och support, vilka system Sundsvall vill arkivera från, vilka som är pågående och även en genomgång av förvaltningsplanen.
- Det är jag, en kollega, Elias och tre avdelningschefer som är med på mötet. Att ha fasta avstämningar underlättar vidareutvecklingen av vårt e-arkiv. Nu har vi dessutom en extern konsult som projektledare, Karl, han förstärker med förarbete och projektledning, något som saknats, förklarar Niklas Edén, på Sundsvalls kommun.
Förutom månadsmöten har även ett tätare samarbete med Sundsvall initierats med möten för att stämma av hur arbetet går. Ett arbete som står högt på agendan för Formpipes produktutledare av Long-Term Archive, Kristofer Carlsson.
- Det är otroligt roligt att se det engagemang, passion och planer för framtiden som Sundsvalls kommun visar. Inte minst att få prata teknik och vidareutveckla en produkt som ligger mig varmt om hjärtat, berättar Kristofer.
Ett ökat värde för medborgarna
Handlingsplan för digitalisering har varit en avgörande faktor för att Sundsvalls kommunsstorsatsning på digitalisering i form av resurser bestående av bland annat åtta utvecklingsteam.
Sin kunskap och lösningar delar de öppet och ärligt med sig av på sin webbsida. För privata företag hade det många gånger inneburit stora risker med tanke på konkurrensen som finns på marknaden, något som skiljer sig från en verksamhet inom den offentliga sektorn.
- Vi har väldigt svårt att se några större risker med att vi delar med oss, vi tänker offentliga medel, offentlig kod och lösningar. Däremot ser vi gärna att någon påtalar om det finns något fel då vi trots allt bygger öppna lösningar. Ju snabbare vi misslyckas desto snabbare kan vi ställa om, lära oss och utvecklas, berättar Emelie Holmlund.
Handlingsplan för digitalisering är en politisk satsning som innebär avsatta medel under en femårsperiod. Syftet är att hjälpa Sundsvalls kommun att skapa ett ökat värde för invånarna, främja demokratin och frigöra resurser så att handen och hjärtat finns där den behövs och tekniken ses som en viktig möjliggörare till detta.
Gör bara gör
För att lyckas med digitaliseringsarbetet krävs ett bra samarbete med leverantörer. Något Sundsvall är öppna med i sin kommunikation och belyser den problematik som finns i nuläget.
Drömvisionen vore att leverantörer anammar samma tänk som finns när det kommer till utvecklingen för Sundsvallsborna, att göra det som är bäst för Sundsvalls kommun utan att de ska behöva be om det.
- Att vi ska slippa vara experter på leverantörens område hålla koll på exempelvis senaste standarder. Det vore fantastiskt om våra leverantörer köper in sig på vår vision om öppen källkod där datan ägs av oss. Ett utifrån- och in perspektiv där vi inte jobbar med låsta system och istället har öppna data och API:er som går att integrera och prata med, förklarar Emelie Holmlund, utvecklings- och förbättringsledare på Sundsvalls kommun.
Formpipe är en av leverantörerna till Sundsvalls kommun och har påbörjat ett samarbete för att bidra till drömvisionen där Long-Term Archive spelar en viktig roll.
- För oss är arkivet en otroligt viktig del då det bidrar till det bättre för Sundsvallsborna. Det rör sig till exempel om deras ärenden och bygglovshandlingar, en viktig dörr in i varje medborgares förflutna och framtid tillsammans med kommunen, fortsätter Emelie Holmlund.
Från statisk riddarrustning till dynamisk spidermankostym
Det fina med Sundsvalls kommun är framtidsmålen som förstärker systemet med att arbeta med verksamhetsutveckling och digitalisering, det ska underlätta och förbättra livet för invånarna i Sundsvall. Att det ska vara enklare och roligare att vara Sundsvallsbo.
Över 90 % av svenskarna ser positivt på digital offentlig service enligt SKR. Där jobbar Sundsvall för att täppa till det glapp som blir när det kommer till leverans.
- Vi vill inte bara möta, vi vill överträffa Sundsvallsbornas förväntningar. Men det är svårt, just nu har vi en tung riddarrustning som hindrar oss, målbilden är en smidig och snabb spidermankostym. Att vi har en hög omställningsförmåga för att kunna möta behoven som finns och samtidigt ställa om för nya. Bättre system som tillåter öppna data och tillgänglighet, avslutar Emelie Holmlund, utvecklings- och förbättringsledare på Sundsvalls kommun.
När det kommer till e-arkivet så hoppas Niklas Edén på att det kommer bygga på standarder och långsiktiga format, en röd tråd från start till slut. Information som sparas i e-arkivet ska enkelt kunna plockas ut av allmänheten, att hitta korrekt och efterfrågad information.
- Det är viktigt att verktygen som våra leverantörer står för bidrar till ett säkert bevarande på bästa möjliga sätt. E-arkivet är och kommer alltid vara en oerhört viktig del, avslutar Niklas Edén, specialist inom e-arkiv och informationshantering på Sundsvalls kommun.
Sundsvall – Staden som överraskar
Sundsvalls kommun ligger på plats 20 av de folkrikaste kommunerna i Sverige med ett invånarantal som närmar sig 100,000. Centralort är Sundsvall. Att stadskärnan en gång i tiden stått i lågor är svårt att förstå, men likt fågeln Fenix reste sig Sundsvall och på sex år lyckades man bygga upp det som nu kallas för stenstaden.
Den magnifika arkitekturen som möts av bottenhavet i öster är svårslagen. Att Sundsvall blivit utnämnt till Sveriges vackraste stad 2017 bekräftas genom de långa kullerstensgatorna där ögonen fort fastnar på det prisbelönade kulturmagasinet och i mitten av allt, det stora torget, med statyn på Gustav II Adolf.
Fakta
Yta: 4 445 km²
Befolkning: 99341
Antal anställda på kommunen: ca 8 000
Ordförande Kommunfullmäktige: Arianne Sundman (S)
Antal i kommunfullmäktige: 81
Vision: Tillsammans släpper vi skaparkraften fri och bygger ett hållbart Sundsvall med plats för alla.
Dåtid- och nutid med Long-Term Archive
Long-Term Archive är vår produkt för elektronisk arkivering, framtaget med Riksarkivet. En lösning som förenklar arkiveringsarbetet och bevarar information på ett säkert och effektivt sätt. Long-Term Archive uppfyller de lagar och krav som finns inom området e-arkivering.
Systemet ser till att du enkelt kan hantera metadata och handlingar i olika format, söka upp och tillhandahålla information i olika format oavsett verksamhetssystem. Välkommen till framtidens e-arkivering helt enkelt!
Läs mer om Long-Term Archive här >>
(Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)
