Malmö Stad
För Formpipes affärsområde, Offentlig Sektor Sveriges, är ett av de långsiktiga målen att bli en helhetsleverantör av digital förvaltning, något man lyckats uppnå med Malmö Stad. Genom att arbeta nära kund skapas en bättre förståelse för utmaningarna och behoven. Med den vetskapen blir det lättare att samskapa nya tillval och lösningar.
Foto: Werner Nystrand
Effektivisering mot ett digitalt samhälle med medborgaren i fokus
Malmö Stad och Formpipes resa startades redan år 2011, då Formpipe vann en upphandling av ett dokument- och ärendehanteringssystem, med produkten Platina by Formpipe. Samarbetet har flutit på och i juni 2022 tecknades ett nytt exklusivt avtal avseende förvaltning och vidareutveckling av Platina by Formpipe och tillhörande moduler. Ett avtal som innebär ett ännu tätare samarbete mellan parterna och en gemensam agenda i minst 10 år till under ny avtalstid som ger möjlighet till förlängning.
Foto: Bojana Lukac
Ett starkt samarbete som innebär optimerade produkter och funktioner
Tack vare ett nära samarbete mellan kund och leverantör skapas en bättre förståelse för utmaningarna och behoven. Med den vetskapen blir det lättare att samskapa nya tillval och lösningar, något Malmö Stad tagit täten på.
Genom att bistå med sin kunskap, dokumentation och processer har man, tillsammans med Formpipe, tagit fram förtroendemannaregister, anslagsfunktion, omröstningslösning och vidareutveckling av Formpipes produkt för möteshantering, Meetings Plus. Även förbättringsförslag för andra av Formpipes produkter, Adoxa- och Teams för Platina.
- Malmö har haft ett bra samarbete med Formpipe under åren som gått. Mycket dialog kring behovet av funktioner samt varför det finns ett specifikt behov. Vi har haft möjlighet att testa funktioner och versioner för att kunna ta ställning till framtiden där vi i utbyte ger en värdefull input till Formpipe som hjälper dem att vara proaktiva, berättar Ingegerd Svensson, sektionschef avdelningen för ledning och stöd vid Malmö stad.
Foto: Werner Nystrand
En obruten digital ärendekedja
Malmö Stad är en stor organisation med 14 förvaltningar/myndigheter, totalt 28 500 medarbetare och ca. 3000 användare i dokument- och ärendehanteringssystemet, Platina by Formpipe. Med det sagt så är Platina by Formpipe ett viktigt system för demokratin, en central kärna som styr väldigt mycket. All dokumentation/allmänna handlingar som inte finns i andra verksamhetssystem ska finnas i Platina. Att det enkelt ska gå att integrera funktioner och tillval samt ha hela ärendeflödet, alltså en helt obruten digital kedja.
- En av våra utmaningar är att vi har kommit ganska långt i vårt införande av en helt obruten digital ärendekedja och ser och stöter på behov som ingen annan kund har därför är vi glada för att Formpipe nu vill samarbeta med oss kring utveckling av grundfunktionalitet enligt denna nya modell. Vår utmaning är också att vi är en stor organisation och att utveckling och införande av nya processer och funktioner tar längre tid än i mindre kommuner, säger Ingegerd Svensson.
Ingegerd Svensson har arbetat på Malmö Stad som sektionschef sedan september 2016. Dessförinnan har hon ett långt förflutet inom kommunal verksamhet både i Malmö och mindre kommuner. En stor verksamhetskunskap genom att ha arbetet och ansvarat för ärendehantering i olika befattningar. Att Malmö Stad är en stor och komplex organisation råder det inga tvivel om där också arbetet urskiljer sig betydligt från en mindre kommun.
- Som en stor kommun märker man buggar mycket snabbare då omfattningen av dokument är betydligt större än hos en mindre kommun. Fler blir påverkade när en process förändras där kommunikationen också behöver ske på ett helt annat sätt. Viktigt att alla jobbar lika i systemet. Besluts- och förankringskedjan är längre där man behöver säkerställa att alla jobbar på samma sätt. Det tar längre tid helt enkelt, förklarar Ingegerd Svensson.
Foto: Pelle Jernryd – Malmö stad
Framtidens digitaliseringsplaner
I samband med att Formpipe tog över Malmö Stads förvaltning och vidareutveckling av Platina by Formpipe så hoppas man att kommunikationen ska bli enklare och snabbare då den nya modellen innebär ett direkt arbete med Formpipe, utan leveranspartner.
- Kommunikationen sker direkt med leverantören som har både support, förvaltning, utveckling och grundprodukten. Vi hoppas på en större framfart i våra aktiviteter. Det ställs väldigt höga krav på en partner om de ska kunna företräda oss i dialogen kring problem och utveckling, avslutar Ingegerd Svensson, sektionschef för ledning och stöd på Malmö Stad.
Malmö Stad ser också fram emot att få fler eller bättre funktioner som möjliggör att Platina by Formpipe kan användas för handläggning, registrering, uppföljning, sökning etc. för fler ärendetyper. Givetvis ligger arbetet mot att nå sitt mål mot en helt obruten digital ärendekedja kvar som fokus.
Foto: Apelöga / Erika Weiland
Malmö – Mångfald, möten och möjligheter
Malmö stad är Sveriges snabbast växande storstad med cirka 350 000 invånare och 180 olika nationaliteter. I staden sträcker sig gamla kullerstensgator och byggnader med sevärdheter som det vridna tornet ”Turning Torso”, det välkända kallbadhuset och St Petri Kyrka. På listan över de största arbetsgivarna finns Malmö Stad, Region Skåne och Malmö Universitet.
Fakta
Yta: 335 km²
Befolkning: 14 019
Antal anställda på Malmö Stad: Ca: 28 500
Ordförande Kommunfullmäktige: Carina Nilsson
Antal i kommunfullmäktige: 61
Vision: Malmö är en stad med vilja, mod och mänsklig värme. En öppen, välkomnande och trygg stad. Här är det lätt att känna sig hemma.
Foto: Werner Nystrand
(Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)
Läs mer om vad våra kunder säger
Sundsvalls Kommun
Sundsvalls kommun digitaliseringsarbete inkluderar Formpipes produkt, Long-Term Archive. Målet är att öka värdet för medborgarna. Läs mer här.
Vinnova
Vinnova skapar en effektiv, modern och digitaliserad myndighet med hjälp av Platina.
Länsstyrelserna
Länsstyrelserna effektiviserar ärendehanteringsprocessen med Platina från Formpipe. Ett resultat som har helautomatiserat många av företagets e-tjänster.