Georg Jensen
Georg Jensens e-fakturering betalar sig på mindre än ett halvår
Georg Jensen, den välkända danska tillverkaren av lyxvaror och presenter, tar steg mot en mer hållbar framtid.
– Vi är mitt uppe i arbetet med att ersätta alla pappersfakturor till våra kunder runtom i världen med pdf-fakturor som skickas ut via e-post. På så sätt slipper vi lägga en massa tid och pengar på utskrifter, papper, porton, kuvert och paketering av nästan 100 000 brev varje år. Vi sparar pengar samtidigt som det är bra för miljön. Om allt går enligt planerna ska satsningen på den nya digitala lösningen ha betalat sig själv inom sex månader. Kanske till och med mindre än så.
Så säger Hanne Stenager, IT-projektledare på Georg Jensen, den världsberömda danska tillverkaren av silverföremål, smycken, bestick, klockor och andra lyxvaror och presentartiklar.
Spara pengar
Genom att använda Lasernet har Georg Jensen gjort betydande besparingar inom den interna fakturahanteringen.
Flexibilitet
Lasernet kan inte bara användas för elektronisk fakturering utan även för många andra uppgifter när det gäller elektroniska dokument, något som tilltalade Georg Jensen.
Värna om miljön
Genom att gå över från pappersfakturor till e-fakturor sparar Georg Jensen inte bara pengar utan även mycket på papper, kuvert och frimärken.
Behovet av att optimera processer
Georg Jensen har i nästan tre år arbetat med att optimera sina processer och arbetsflöden. Arbetet blev än viktigare med anledning av finanskrisen och det bestämdes att även IT-avdelningen skulle bidra till besparingarna på utgiftssidan. Detta ledde till en grundlig analys av alla utgiftsposter och digital fakturering hamnade bland de tio posterna med störst besparingspotential. Hanne Stenager förklarar:
– Vi har i många år skickat elektroniska fakturor till större butikskedjor. Till våra mindre kunder – som står för omkring 20 procent av vår omsättning men runt 80 procent av alla fakturor – har vi varje år skickat nästan 100 000 pappersfakturor.
Implementeringen av Lasernet
När Georg Jensen analyserade arbetet med pappersfakturorna visade det sig att varje faktura kostade totalt tre euro i utskrift, porto och kuvert, och företaget konstaterade att det måste finnas ett bättre och mer kostnadseffektivt sätt göra detta på. De frågade Columbus, som levererat deras ERP-system MS Dynamics AX, om de hade några förslag på en elektronisk lösning. Columbus tog fram två alternativ varav det ena var Lasernet från Formpipe, vilket visade sig vara den bästa lösningen för Georg Jensen.
– Lasernet var helt klart den mest intressanta lösningen för oss eftersom den inte bara kan användas för elektronisk fakturering utan även för många andra uppgifter när det gäller elektroniska dokument, säger Hanne.
Lasernet installerades och sex månader senare skickades fakturor i pdf-format via e-post till alla kunder som ville det. Lasernet tar bara emot ett ”skriv ut fil”-kommando med dagens fakturor från MS Dynamics AX och konverterar dem sedan till en pdf-fil, lägger in en logotyp, hittar kundernas e-postadresser med hjälp av kundnumren och mejlar sedan ut filerna till kunderna. Fakturor kan skapas på flera olika språk, beroende på kundens önskemål.
Smidig övergång
Kunderna kan själva välja om de vill få sina fakturor per e-post eller på papper. Men för att få kunder att hellre välja det digitala alternativet har Georg Jensen infört en avgift för den faktiska kostnaden för att skicka en pappersfaktura. På så sätt tillämpas bara avgiften på de kunder som väljer faktura på papper medan de som får den per e-post inte behöver betala något, berättar Hanne, som gläder sig över en fantastiskt lyckad start.
– Till en början var det ungefär hälften av kunderna som tackade ja. Efter att vi började tillämpa avgiften för pappersfakturor är vi nu upp i 70 procent. Och nästa mål är 80 procent, säger Hanne.
Hela projektet planerades att ta tre månader. I det ingick att få Lasernet på plats och kunderna ombord. De lyckades hålla både budgeten och tidsplanen. Hanne tillägger:
– Vi hade kommit överens om ett fast pris med Formpipe för att komma i gång med allt – och det har vi gjort utan några problem.
Lasernet, en ännu bättre investering än man först trodde
– Vi räknade ut att kostnaden för en pappersfaktura var tre euro. Men Formpipe uppskattade att kostnaden låg närmare fem euro. Så det var inte svårt att se kopplingen. Om hälften av kunderna valde den digitala lösningen skulle kostnaden för Lasernet ha tjänats in på sex månader. Nu när 70 procent av våra kunder redan hoppat på kan vi konstatera att vi har gjort en utmärkt investering – långt bättre än vad vi trodde från början”, avslutar Hanne.
Den lyckade implementeringen och investeringen i Lasernet har även gett Georg Jensen anledning att använda Lasernet till många andra uppgifter för att effektivisera sina dokumentrutiner.
Läs mer om Lasernet:
Lasernet
Lasernet formaterar, skriver ut, levererar och arkiverar data från ERP-lösningar över hela världen, vilket gör dokumenthanteringen enklare och mer strömlinjeformad.
Lasernet för Dynamics 365
Lasernet är inbyggt i Microsoft Dynamics 365 & ersätter begränsningarna för SSRS. Hantera dokument i realtid med ett intuitivt gränssnitt.
Detaljhandel
Dokument som stödjer ditt varumärke och som enkelt skapas och distribueras av dig. Formpipe visar vägen. Läs mer om våra olika lösninar för dig inom detaljhandeln.