Från NemID till MitID
Digitaliseringsstyrelsen och Formpipe får
hela Danmark på den nya digitala banan
För vissa kan det vara överväldigande att hålla reda på e-post - vem är det nu som saknar ett svar? Föreställ dig då att multiplicera den överväldigande känslan genom att ha hela den danska befolkningen i din kontaktbok.
Digitaliseringsstyrelsen stod precis inför den här utmaningen när de, i samarbete med Finans Danmark, skulle lansera sin kampanj för övergången till MitID. Kontoret för MitID och NemID behövde en digital frontfigur som kunde systematisera och ge en översikt över vem som skulle få vilket meddelande och därmed effektivisera sina arbetsflöden. Det var där Formpipe kom in och visade upp sin lösning, Lasernet.
Den taktiska kontaktboken
Digitaliseringsstyrelsen och Finans Danmark ligger bakom MitID och är också ansvariga för dess spridning.
Hela den danska befolkningen behövde informeras om övergången, vilket krävde en omfattande kampanj. De riksomfattande kampanjerna nådde en stor del av befolkningen, men specifika grupper av medborgare behövde informeras genom riktade utskick i form av Digital Post, som till exempel NemID-användare utan dansk internetbank bosatt både i och utanför Danmark.
I det sammanhanget saknade kontoret för MitID och NemID en digital frontfigur som kunde skicka ut Digital Post på ett effektivt sätt. Det var där Formpipe kom in och visade upp sin lösning, Lasernet, för att stödja den taktiska kampanjen.
Fri från överväldigande datamängder
Julie Rasmussen, kommunikationsansvarig på Digitaliseringsstyrelsen, är en av dem som ligger bakom den riksomfattande kampanjen, inklusive Digital Post. Det var stora mängder data som behövde hanteras innan varje medborgare kunde få ett brev. Det krävde många timmar framför skärmen och stora datatabeller för att organisera dem som var undantagna från Digital Post och därför behövde fysisk post.
"Vi hade mycket specifika behov av att nå vissa målgrupper med ett specifikt meddelande vid en exakt tidpunkt," säger Julie Rasmussen och förklarar att Lasernet-lösningen hjälpte henne och teamet att skapa en bättre översikt.
Lasernet sorterade informationen om de olika medborgarna som Julie Rasmussen hade tillgång till och organiserade dem systematiskt. Allt det tråkiga arbetet blev digitalt, och Julie fick den nödvändiga översikten över all data, vilket gjorde att hon kunde skicka brev till rätt mottagare.
Tidsbesparande datatillgång med Lasernet
"Formpipes lösning hjälpte till att extrahera massor av data och sortera den åt oss, vilket gjorde det lättare för oss att veta vem som skulle få vilket brev och vilka personer vi inte hade tillräckligt med information om för att kunna skicka fysisk post," berättar Julie Rasmussen.
Julie Rasmussen slapp därför att gå igenom tusentals datarader en efter en för att se om det fanns tillräckligt med information - det skötte Lasernet åt henne. Istället behövde Julie nu bara fokusera på de medborgare som saknade information. Tid sparades och högen med returpost minskades - en win-win-situation för alla inblandade.
Kuverten visar sin styrka i en digital tidsålder
Att skicka fysisk post är inte bara en komplicerad process, utan det är också dyrt - särskilt när breven bara kommer tillbaka igen.
"Vi behövde sortera data för att ta reda på vilka vi hade att göra med. Det är ju meningslöst att skicka fysiska brev till personer som vi inte har tillräckligt med adressinformation om, för då kommer de bara att returneras. Och det kostar pengar," berättar Julie Rasmussen och förklarar att Formpipes sorteringsarbete gav henne en bättre översikt över vilka som saknade tillräckligt med information.
På så sätt slapp Julie Rasmussen att skicka ut en massa brev som skulle komma tillbaka - tillsammans med fakturan - på grund av bristande information och hamna i högen med post på kontoret.
Samarbete och framgång
Med 20 års erfarenhet av digital administration gick Formpipe rakt på kärnan av Julies och teamets problem och presenterade Lasernet.
"Det var tydligt att de visste vad de gjorde och verkligen ville att vi skulle lyckas," säger Julie Rasmussen.
Erfarenheten från liknande projekt innebar att teamet från Formpipe visste hur viktig proaktiv kommunikation är för kunden.
"Formpipe ringde regelbundet för att följa upp och höra hur det gick. De kom också gärna till oss för möten när vi behövde det," säger Julie Rasmussen och tillägger att det var en trygg process att veta att Formpipe fanns där och satsade på projektets framgång.
Lasernet blev en eftertraktad produkt
Efter ett bra och smidigt samarbete och förlopp har Formpipes Lasernet implementerats i flera av kontoren på Digitaliseringsstyrelsen. Skalbarheten och användarvänligheten har gjort att ännu fler medarbetare idag arbetar och använder systemet.
Och hos Formpipe har vi kunnat bidra till att skapa framtidens digitala samhälle med människan i centrum med ögonen på de bästa lösningarna.
(Observera att de intervjuade personerna i denna kundcase möjligtvis inte längre arbetar hos företaget. Vi strävar efter att presentera korrekta uppgifter, men kan inte garantera att alla detaljer är aktuella)
Uppgradera utan att uppgradera
Ta utdata från vilket ERP som helst och använd modern drag-and-drop-teknik för att leverera dokument till dina kunder i önskat format.
Spara tid
Vid uppgradering kan vilket dokument som helst som redan har skapats i Lasernet enkelt flyttas till ett nytt ERP-system. Skapandet av nya dokument är snabbt och enkelt.
Distribution
Täck alla dina distributionsbehov med användarvänliga verktyg som uppfyller dina krav med ditt nuvarande ERP-system.
Resan fortsätter här
Lasernet
Lasernet formaterar, skriver ut, levererar och arkiverar data från ERP-lösningar över hela världen, vilket gör dokumenthanteringen enklare och mer strömlinjeformad.
UNICEF Danmark optimerer formularudskrivning med Lasernet
"Det finns tre bra skäl till att vi valde att implementera Lasernet: För det första är Lasernet inte beroende av en skrivare, till skillnad från vårt tidigare formulärutskriftssystem. Dessutom kan vi utföra programmering och förberedelse direkt i Lasernet, vilket annars skulle göras i vårt ekonomisystem. Det är en stor fördel för oss och sparar både tid och pengar. Slutligen kan vi enkelt och effektivt återanvända de formulär vi skapar i Lasernet när vi byter från användning av Concorde XAL till Dynamics AX som ERP-system", berättar Manuela Munkstrup, IT-chef på UNICEF Danmark.
Georg Jensen
Georg Jensens e-fakturering betalade sig på mindre än sex månader med hjälp av Lasernet från Formpipe.