Sådan opnår du en langsigtet løsning med elektronisk signatur

På baggrund af vores erfaring med implementering af moderne e-signaturløsninger har vi lavet en guide - "Sådan opnår du en langsigtet løsning med en elektronisk signatur", for at give et indblik i processen, de lovkrav, der er på området og hvilke krav der er nødvendige for at skabe langsigtede løsninger for elektroniske signaturer. Disse løsninger skal leve op til de opstillede signaturkrav og samtidig være nemme og fleksible at bruge i henhold til de forskellige forretningsprocesser og systemer. 

Hvorfor er det nødvendigt at kunne signere dokumenter digitalt?

I mange år har der været en opadgående trend, hvor vi i højere grad arbejder mere hjemmefra, men samtidig forventer at vores arbejde kan udføres på samme måde og med samme effektivitet som på kontoret. Flere og flere processer er blevet digitaliseret, og vi er begyndt at vænne os til de digitale værktøjer på arbejdet samt at kunne samarbejde med andre uden et behov for at være samme sted.

En udfordring i mange forretningsprocesser er signering af digitale dokumenter. Det er faktisk ret overraskende, hvor lang tid der er gået, før denne udfordring er kommet til livs på trods af, hvor vigtigt det er at kunne signere elektroniske dokumenter.

Nu hvor pandemien i 2020, 2021 og start 2022 har taget os med storm, så er det oplagt, at vi udnytter muligheden for at underskrive digitale dokumenter noget mere.

Hjemmearbejde vil også være aktuelt efter pandemien

Baseret på vores egen undersøgelse foretaget efter sommeren 2020, er det mere end indlysende, at det at kunne arbejde mere hjemmefra er kommet for at blive også selvom pandemien er overstået. Hele 37 % mener, at de er blevet mere effektive, og hvor et af de vigtigste værktøjer, der mangler, er en elektronisk signatur.

I januar 2021 offentliggjorde Netigate en undersøgelse, der viste, at hele 73% ønskede muligheden for at arbejde både hjemmefra og fra deres almindelige arbejdsplads efter pandemien.

Elektronisk signatur som en langsigtet løsning

Førhen benyttede man blot platforme til at underskrive elektroniske dokumenter, fordi det var nemt at udføre. I dag er elektronisk signatur blevet et langsigtet og strategisk område for mange typer af forretningsprocesser, hvorfor vi er nødt til at forstå, hvordan man stiller højere krav på området, da der er behov for mere komplekse processer bag elektronisk signering end der var før hen.

Konkrete krav for en elektronisk signaturløsning

I guiden gennemgår vi kravene for nedenstående områder. Yderligere præsenterer vi trin-for-trin-processen for en elektronisk signatur på et avancerede niveau.

Konvertering - En elektronisk signatur skal kunne konvertere de dokumenter, der skal underskrives, før de underskrives.

Identifikation - For at være sikker på, at den rigtige person ser og underskriver dokumenterne, skal brugeren identificeres. Her anbefaler flere digitaliseringsmyndigheder en e-identifikation med mindst tillidsniveau tre. Et eksempel på en sådan e-identifikation er NemID (MitID).

Arkivering og sporbarhed - For at opnå enkelhed i hvert trin af et underskrevet dokument, bør en række vigtige kriterier være opfyldt.

Krav til ejerskab - Hvordan og hvor man skal opbevare information er vigtige spørgsmål for mange.

Læs alt omkring ovenstående krav i vores fulde guide om Signeringsportalen.

Download den fulde guide ved at klikke her