Fra svipser til succesfuld systemudrulning af Adoxa

I Kolding Kommune oplevede de en noget anderledes udrulning af Adoxa end planlagt. Ved en menneskelig fejl blev systemet udrullet til 2200 medarbejdere, som efter en ferie mødte ind til et helt nyt it-system. Kommunen valgte at fortsætte udrulningen, og selvom de første uger naturligvis blev en del anderledes end planlagt, så har brugerne taget så godt imod systemet og skabt så gode resultater allerede, at kommunen ikke ville gøre det om.

”I vores organisationen har vi længe vidst, at Adoxa skulle rulles ud til organisationen. De seneste måneder havde stået på fokuseret planlægning af den forestående udrulning. Vi havde lagt planer for kommunikationen og for hvordan funktionerne og reglerne i systemet skulle aktiveres trinvist, og til en enkelt afdeling først. Vi var meget fokuserede på at få testet systemet grundigt, inden vi gik i gang og derfor virkede det som en oplagt mulighed i en periode, hvor folk alligevel ikke var på kontoret. Sådan gik det så bare ikke”, fortæller Randi Tøndering, ESDH-koordinator i Kolding Kommune.

En menneskelig fejl betød, at systemet blev udrullet til alle kommunens brugere af ESDH-systemet Acadre, som også leveres af Formpipe. Efter endt ferie mødte 2200 medarbejdere derfor ind til en mailnotifikation fra et system, de aldrig havde hørt om, som gjorde dem opmærksomme på, at der var udtjekkede dokumenter i Acadre, som skulle tjekkes ind. I stedet for at rulle systemet tilbage, besluttede organisationen, at udrulningen skulle fortsætte.

”Vi blev hurtigt enige om at fortsætte, og heldigvis med fuld opbakning fra ledelsen. Gennem de tre første uger var vi to personer, der afsatte tid til support og vi kunne med det samme se, at mange af brugerne hurtigt tog systemet succesfuldt i brug. På ganske kort tid fik vi kommunikeret til alle vores brugere om Adoxa, sendt vejledninger ud om brugen af systemet og klædt vores superbrugere godt på. Vi sørgede for at stå til rådighed, og det samme gjorde it-afdelingen. I starten gik de fleste af henvendelserne på, om det var spam, mens overraskende få havde spørgsmål til selve systemet”, fortæller Randi Tøndering.

Kun muligt, fordi systemet er så nemt

Randi har oplevet, at brugerne har taget overvældende positivt imod Adoxa, og har selv været positivt overrasket over hvor stort initiativ brugerne af egen interesse har taget til at få Adoxa under neglene.

”Vores brugere gik simpelthen bare i krig med det samme. Det her er virkelig et nemt værktøj. Det er intuitivt og brugervenligt, og det er hovedårsagen til at det her overhovedet har kunnet lade sig gøre. Allerede inden vores vejledninger var sendt ud, var brugerne i gang. Og de gik tilmed så hårdt til værks, at de begyndte at rydde op i data, som vi slet ikke havde bedt dem om”, fortæller Randi.

Den mailnotifikation, som brugerne modtog efter ferien, drejede sig kun om udtjekkede dokumenter i Acadre, der skulle tjekkes ind. Når brugerne derfra gik ind i selve Adoxa, fik de dog det fulde overblik over deres datakvalitet, fordi mange flere regler allerede var aktiveret. Her blev brugerne derfor bl.a. præsenteret for forekomsten af åbne aktindsigtssager med CPR-numre. ”Uden vejledning eller opfordring begyndte brugerne at låse disse sager. Efter ganske kort tid betød det, at over 22.000 ulåste dokumenter, med åbne aktindsigter og cpr-numre, var blevet låst og sikret. Det er over 90% af alle de forekomster, vi havde”, fortæller Randi, og fortsætter:

”Vi har tilrettet ganske lidt i systemet siden udrulningen. Til at starte med skyndte vi os at inaktivere et par regler, som var helt uaktuelle for vores brugere at forholde sig til lige nu. Men vi lod faktisk de fleste regler køre, fordi vi kunne se, at brugerne af sig selv gik i krig med dem. Allerede efter den første uge var over halvdelen af de udtjekkede dokumenter blevet tjekket ind, og vi er efter godt en måned oppe på, at over 6000 af vores i alt 7100 udtjekkede dokumenter, er blevet tjekket ind. Dertil har vi også fået låst mere end 52.000 dokumenter. Den dataoprydning havde vi ikke klaret uden det her system, og det er en stor fornøjelse at følge med i, hvordan vores datakvalitet bliver forbedret dag for dag.”

Ville ikke gøre det om

Selvom udrulningen af Adoxa ikke gik som planlagt, ville Randi ikke gøre det om: ”Vores brugere har taget så godt imod systemet, og det har skabt så positive resultater for vores datakvalitet allerede, at jeg ikke ville gøre det om, hvis jeg kunne. De små justeringer, vi har skullet lave i systemet umiddelbart efter udrulningen, skulle vi formentlig have foretaget alligevel, uanset hvor meget vi havde testet til bunds. Den måde, vi har udrullet systemet på her, har givet vores brugere rigtig meget ejerskab over systemet, og de har fået mulighed for aktivt at involvere sig i systemet på en helt anden måde end normalt. Det har givet anledning til mange nysgerrige dialoger om datakvalitet og korrekt datahåndtering, som vi måske ikke havde fået ellers. Med det i mente, så kunne vi ikke have ønsket os en meget bedre udrulning af systemet, end vi fik.”