Vingåkers Kommune

Selvom Vingåker løbende arbejder på at effektivisere og udbygge sine digitale virkemidler, er det relativt for nylig, at kommunen har truffet beslutningen om at tage en samlet tilgang til organisationens digitalisering. En del af projektet indebærer en migrering af det lokalt installerede W3D3-system til et OnDemand-miljø leveret af Formpipe. Det nye OnDemand-miljø vil tilbyde en skalerbar og fleksibel infrastruktur, der kan tilpasses kommunens voksende behov og skiftende krav.

- Vi skifter fra vores eget servermiljø til at lade Formpipe tage sig af det hele. Lige nu bliver der tjekket, om der er nogle særheder i systemet i dag, så konverterer vi til det nye miljø. Herefter følger arbejdet med at udvikle skabeloner og finde vejen frem. Der har vi et job med at se, hvilke rutiner vi har, der virker, og hvilke der ikke gør, når vi får så meget ny funktionalitet, siger Staffan Källström, kontorchef i Vingåker kommune.

Derudover har Vingåker også forberedt implementering af flere moduler til W3D3, der forenkler, effektiviserer og forbedrer mange af de administrative arbejdsprocesser, der dagligt udføres af kommunens systembrugere. Et par eksempler på moduler er OfficeAddin, Document Converter og Terminator funktioner.

- I dag arbejder vi digitalt-analogt. Vi bruger digitale hjælpemidler som computere, Word og PDF, men har ingen direkte hjælpemidler, der hjælper os med at styre bestyrelsesadministrationen eller sagsbehandlingen. Vi vil have en helhedsindsats for at kunne arbejde digitalt hele vejen, og vi vil gøre det nemmere for administratorer, udvalgssekretærer og politikere at få disse digitale hjælpemidler på plads, siger Staffan Källström.

Staffan Källström, der i dag er kontorchef i kommunen, har været med siden starten og ser store muligheder for kommunens arbejdskapacitet, når alt er på plads. Både hvad angår tidsbesparelse, effektivitet og kompleksitet.

- Samarbejdet mellem os og Formpipe fungerer rigtig godt. Vi har fået support lige fra første møde med sælgere, fået god træning og demonstrationer af systemerne. Og nu hvor vi er gået ind i opgraderingsprojektet, har vi god kontakt til vores projektleder og medarbejderne bag, siger Staffan Källström.

Fremadrettet er Vingåker fast besluttet på at fortsætte sin digitale rejse i fuld fart. Når denne del af projektet er afsluttet, med både introduktioner og opgraderinger gennemført. Er det på tide, at kommunen gennemgår sine muligheder for e-arkiver. Noget de beskriver som det sidste led i den digitale kæde.

- Når vi har alle modulerne på plads og er 'fuldgyldige medlemmer af W3D3-familien', er næste skridt at koble os til et e-arkiv. Det er enden på kæden, og vi er afhængige af et e-arkiv for at kunne arbejde digitalt hele vejen.

Fra at der modtages dokumenter, til behandling, til afgørelser. Hvis vi ikke har det, ender det alligevel med at blive analogt i slutprocessen, når dokumenter skal arkiveres, tilføjer Staffan Källström.