Regionarkivet Stockholm
Med Long-Term Archive fik Regionarkivet betydelige forbedringer i deres digitale bevaring og betragtede det som en passende løsning, der kunne tilpasses deres specifikke behov.
Ny e-arkivløsning fra Formpipe
Da behovet for en ny e-arkivløsning opstod, ønskede Regionarkivet ikke at fortsætte med sin internt udviklede løsning. Man valgte i stedet at satse på Long-Term Archive fra Formpipe inden for SKI’s rammeaftale og dermed videreudvikle sin digitale platform.
Nogle år senere er løsningen på plads, og den langsigtede arkivering er fremtidssikret.
Skalerbarhed
Den brugertilpassede løsning gør det bl.a. muligt at øge antallet af leverancetyper.
Fremtidssikring
Den digitale platform er fremtidssikret med et stabilt og fleksibelt system.
Lave omkostninger
Long‑Term Archive medførte lavere administrationsomkostninger end den tidligere løsning, som var udviklet internt.
Regionarkivet var tidligt ude
Regionarkivet Region Stockholm er ansvarlig for den endelige arkivering af alle oplysninger fra Region Stockholm. Med andre ord en arkivmyndighed i ordets egentlige betydning og med det erklærede formål at bevare og sikre digitale oplysninger, så de er læsbare i al fremtid. De klare succeskriterier til systemet er, at det inkluderer omkostningseffektiv administration og at det kan hjælpe med at sikre en moderne it-infrastruktur med effektive processer.
Ikke overraskende var Regionarkivet tidligere med til at iværksætte arbejdet med e-arkiv. I begyndelsen skabte de selv deres egen løsning af forskellige standard-komponenter. Den primære årsag var, at der endnu ikke fandtes kommercielle, færdige pakkeløsninger. Men i takt med at behovene og kompleksiteten øgedes, indså de, at en helhedsløsning udefra var påkrævet.
Long-Term Archive
Regionarkivet valgte at indkøbe fra SKI's rammeaftale. Det vindende tilbud kom fra Formpipe i form af Long-Term Archive. Det var i sidste ende et ret ligetil valg, da det eksisterende system skulle fases ud.
– Det var en helhedsbedømmelse, hvor de vigtige faktorer var nem administration, skalerbarhed, søgemuligheder, muligheder for brugertilpasning i forhold til informationsstrukturer samt selvbeskrivende lagring, siger Martin Olsson, der er administrationschef på Regionarkivet.
Det er i denne korte periode lykkedes Regionarkivet at få startet den nye e-arkivløsning op. Men de har frem for alt banet vejen for en fremtidig udvikling. De planlægger at øge antallet af leverancetyper i fremtiden. Det vil muliggøre afvikling af gamle systemer samt aflastning af det eksisterende system. Derudover har der længe været planer om at effektivisere tilgængeligheden af arkiveret materiale gennem intelligente funktioner, som skal forenkle muligheden for at søge efter og downloade oplysninger.
Succesfaktorer
Forudsætningerne var gode på forhånd, da Regionarkivet netop tager sig af arkiveringsspørgsmål. De havde tidligere arbejdet i et andet e-arkivsystem og havde fuldstændigt styr på både behov og udviklings-områder. Nøglen lå i en tydelig plan for indførelsen af Long-Term Archive, men det var mindst lige så vigtigt at sætte milepæle for kommende projekter og systemets udviklingsområder.
(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)