Örebro kommune
Örebro Kommune er en af Sveriges største kommuner og en pioner inden for digital udvikling. Med en vision om at kombinere effektivitet, bæredygtighed og sikkerhed har kommunen taget store skridt mod en mere digitaliseret offentlig forvaltning. Et vigtigt skridt i denne rejse har været implementeringen af Formpipes løsning, Signeringsportalen, en platform til elektronisk signering af protokoller, aftaler og andre vigtige dokumenter.
Digital transformation til fremtidens forvaltning
Før implementeringen af Signeringsportalen blev kommunens protokoller manuelt justeret og underskrevet. Denne proces krævede fysisk overførsel af dokumenter til gennemgang og signering, hvilket resulterede i lange behandlingstider og risiko for forsinkelser. Under pandemien blev disse problemer forstærket.
Behovet for at arbejde på afstand og håndtere signeringer digitalt blev akut. Samtidig var det afgørende for kommunen at sikre, at underskrifterne opfyldte lovgivningen, både efter svenske regler og EU’s eIDAS-forordning, og at de var bæredygtige fra et arkiveringsperspektiv.
En yderligere udfordring var håndteringen af fortrolige dokumenter, eksempelvis beslutninger fra socialvagten. Den analoge proces medførte både sikkerhedsrisici og tab af tid i kritiske situationer. Kommunen havde brug for en løsning, der kunne håndtere udfordringerne effektivt.
Sikkerhed og effektivitet i fokus
Med stigende krav om hastighed og sikkerhed samt behovet for at reducere afhængigheden af analoge processer valgte Örebro Kommune i tæt samarbejde med Formpipe at implementere en løsning, der imødekommer nutidens og fremtidens behov.
Med Signeringsportalen og dens integration i det eksisterende dokument- og sagsstyringssystem W3D3 har kommunen skabt en fuldt digital løsning til justering og signering af dokumenter.
Signeringsportalen muliggør:
- Digital håndtering af gennemgang og signering, hvilket sparer tid og ressourcer.
- Sikkerhed og juridisk holdbarhed gennem avancerede signaturer med personlige certifikater, der automatisk håndteres i samarbejde med Telia-selskabet Cygate.
- Fleksibilitet til at håndtere dokumenter uanset placering – på kontoret, hjemme eller på farten.
- Integreret arkivering, hvor metadata indarbejdes og sikrer underskrifternes holdbarhed til fremtidig brug.
“Det er en stor fordel at kunne sende protokollerne direkte fra W3D3 til Signeringsportalen til digital justering. Det har effektiviseret hele processen og sikret, at vi opfylder alle krav til kvalitet og sikkerhed,” siger Lars Nilsson, certificeret forvaltningsleder i Örebro Kommune.
Digitalisering, der gør en forskel
Implementeringen af Signeringsportalen har givet flere positive resultater:
Reducerede behandlingstider: Tidligere tog signeringsprocessen flere dage, nu kan den gennemføres på få minutter.
Hurtigere beslutningstagning: Fortrolige dokumenter, såsom beslutninger fra socialvagten, kan håndteres sikkert og hurtigt, hvilket gør det muligt for kommunen at reagere hurtigere i akutte situationer.
Effektiv ressourceanvendelse: Digitaliseringen frigør tid og ressourcer, som kan bruges på andre vigtige opgaver.
Overholdelse af lovkrav: Underskrifterne opfylder alle juridiske krav og er bæredygtige ud fra et arkiveringsperspektiv.
Reduceret miljøbelastning: Ved at erstatte papirbaserede processer med digitale alternativer bidrager kommunen til sine bæredygtighedsmål.
Lars Nilsson tilføjer:
"Vi har ikke kun løst vores nuværende udfordringer, men også skabt et fundament for fortsat digital udvikling. Signeringsportalen gør det muligt for os at være førende og opbygge en effektiv og moderne forvaltning."
(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi stræber efter at levere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)
Fakta om Örebro
Örebro er en by i hjertet af Sverige, der kombinerer historisk charme med en moderne livsstil.
Byen er kendt for det ikoniske Örebro Slot, der ligger ved Svartån, og er vært for events som OpenArt og Live at Heart. Her finder man også Örebro Universitet, et af Sveriges hurtigst voksende universiteter, samt Universitetshospitalet Örebro, en af regionens største arbejdsgivere og et førende center for medicinsk forskning.
Med en kombination af historisk atmosfære og moderne udvikling tilbyder Örebro både innovation og kultur, omgivet af naturskønne områder som Lockhyttans vandrestier og Hjälmarens glitrende sø.
Fakta
Areal: 1.380,1 km²
Befolkning: Cirka 160.000
Antal ansatte i Region Örebro län: Cirka 9.600
Regionsdirektør: Rickard Simonsson
Antal medlemmer i regionsrådet: 71
Vision: "Sammen skaber vi et bedre liv."
Find ud af, hvad vores kunder siger.
Lund Kommune
Ved hjælp af Formpipes softwares W3D3 og Meetings+ har de formået at strømline og effektivisere processer, der også understøtter beslutnings- og demokratiprocessen.
Arboga kommun
Arboga Kommune forbedrer sin nævnsproces. Meetings Live er et tilvalg til Meetings Plus, som digitaliserer og automatiserer processen for håndtering af tilstedeværelse, talerliste og afstemning ved kommunale nævnsmøder. Læs mere om dette her.
Huddinge Kommune
Ved hjælp af W3D3 fra Formpipe har de været i stand til at implementere en fleksibel og brugervenlig løsning, der har givet store fordele.