Miljøstyrelsen

Lovgivning, afgørelser, dispensationsansøgninger og aktindsigter. Dette er blot nogle af de mange grunde til, at Miljøstyrelsen værner om deres data. For det er vigtigt at kunne finde den nødvendige information om en given sag, når der skal træffes en afgørelse - også selvom nogle af informationerne ligger 10 år tilbage.

Netop derfor har Miljøstyrelsen gemt databaser fra flere årtier i IT-legacy systemet Captia. Men den løsning var hverken bruger- eller prisvenlig. 

“Vi havde i alt 20 databaser i Miljøstyrelsen, som man ikke kunne søge på tværs i. Det gjorde det både svært at finde den rigtige data, og så var det enormt dyrt i drift”, fortæller Bente Nielsen, der er IT-chef for Digitalisering i Miljøstyrelsen.

Og netop den komplekse struktur i dataen betød, at der blev lagt en stor arbejdsbyrde på Bente Nielsens team. Da kontrakten til Captia udløb, blev det derfor også hurtigt besluttet at finde en anden løsning, der både var bedre og billigere.

Her faldt valget på LTA.

“Det var vigtigt for os, at vores nye system gjorde det enormt simpelt at søge på tværs af databaser og samtidig sikre, at vi var GDPR-compliant. Og netop disse funktioner kunne Formpipe levere til en fornuftig pris”, fortæller Bente Nielsen.

Da dataen var ført over, var det nu tid til at onboarde Miljøstyrelsens brugere i LTA. Og her var der en helt klar plan:

“Når alt dataen var overført, uddannede vi nøglepersoner fra forskellige afdelinger i Miljøstyrelsen til “superbrugere”. Da systemet er så nemt at bruge, er denne model faktisk nok til at sikre, at brugerne i Miljøstyrelsen lynhurtigt kan finde hjælp internt. Og noget tyder på, at det virker, for der har ikke været behov for vores support én eneste gang - omend vi selvfølgelig altid står klar til at hjælpe, skulle behovet opstå i fremtiden”, fortæller Ernst Kier. 

Og Ernst Kier er ikke den eneste, der ikke har hørt noget. For når Bente Nielsen bliver spurgt ind til, hvad feedbacken fra brugerne i Miljøstyrelsen har været, svarer hun dette:

“Jeg har intet hørt! Og det er altså en god ting! For det betyder, at vores mange brugere lynhurtigt har taget systemet til sig og nemt kan få hjælp fra “superbrugerne”. Og så oplever jeg også, at der er blevet taget en stor arbejdsbyrde fra mit team, der nu kan koncentrere sig om andre opgaver”, uddyber Bente Nielsen. 

Og spørger man Bente, om hun kunne finde på at anvende LTA til andre databaser, er svaret simpelt:

“Det har jeg allerede gjort! Vi har overtaget nogle arkiver fra en kommune og fra et departement, og begge arkiver skal gemmes som databaser i LTA, så alt er samlet ét sted”, afslutter hun.