Kolding Kommune
Det var held i uheld, da en menneskelig fejl startede udrulningen af Adoxa til 2.200 medarbejdere i Kolding Kommune. Men selvom det var en fejl, så kunne kommunen ikke forestille sig en hverdag uden Adoxa.
Svipser blev startskuddet til succes
Nogle oplever, at der er rykket rundt på planterne, eller at kaffemaskinen er blevet udskiftet, når de vender tilbage fra ferie. Og så er der 2.200 medarbejderne i Kolding Kommune, der blev mødt af et helt nyt it-system – uden varsel.
Der var nemlig sket en fejl. En menneskelig fejl, hvor et nyt compliancesystem var blevet udrullet til medarbejderne.
Systemet hedder Adoxa, og i dag er fejlen forvandlet til en gave for kommunen, som valgte at fortsætte udrulningen, som i dag har meget bedre styr sine data.
Selvom der var tale om en fejl, havde snakken om Adoxa dog stået på i noget tid.
Adoxa blev hurtigt en del af dagligdagen
"Vi har længe vidst, at Adoxa skulle rulles ud i organisationen, så de seneste måneder havde stået på fokuseret planlægning af den forestående udrulning, forklarer Randi Tøndering, ESDH-koordinator i Kolding Kommune".
Derfor valgte kommunen at teste systemet, inden det blev implementeret, og det kunne passende gøres, mens de ansatte var på ferie. Men ved en fejl blev Adoxa udrullet til alle brugere af ESDH-systemet, Acadre, som også leveres af Formpipe.
Dermed mødte medarbejderne ind til mails om, at der var udtjekkede dokumenter i Acadre, der skulle tjekkes ind. Hurtigt blev Adoxa en del af dagligdagen i Kolding Kommune.
"Vi blev hurtigt enige om at fortsætte udrulningen og heldigvis med fuld opbakning fra ledelsen. I de første tre uger var vi to personer, der satte tid af til support, og vi kunne med det samme se, at mange brugere hurtigt tog systemet succesfuldt i brug, forklarer Randi Tøndering".
Positive tilbagemeldinger på et nemt system
Randi Tøndering fortæller, at implementeringen af Adoxa gik smertefrit, og at langt de fleste spørgsmål fra medarbejderne ikke handlede om systemet.
"På kort tid fik vi kommunikeret ud omkring Adoxa til alle vores brugere. Vi stod til rådighed sammen med it-afdelingen, men langt de fleste henvendelser gik på, om det var spam og ikke selve systemet".
Adoxa er et compliance-system, der sørger for, at en kommune eller virksomhed er compliant i forhold til beskyttede data, GDPR, personfølsomme oplysninger og alt andet, der skal være styr på i forhold til at overholde eksisterende regler.
Men selvom det er alfa og omega at være compliant i en kommune eller stor virksomhed, er det måske ikke det, der bliver prioriteret højest hos de ansatte i en travl og hektisk hverdag med mange gøremål. Alligevel oplever ESDH-koordinatoren, at de ansatte har taget utrolig positivt imod Adoxa.
"Vores bruger gik bare i krig med det samme. Det er virkelig et nemt værktøj, som er intuitivt og brugervenligt. Det er hovedårsagen til, at det kunne lade sig gøre. Medarbejderne begyndte tilmed at rydde op i data, vi ikke havde bedt dem om".
Låste over 22.000 dokumenter på kort tid
Den mail, der var tikket ind i indbakken efter ferien, omhandlede kun udtjekkede dokumenter i Acadre, som skulle tjekkes ind for at være compliant. En masse regler i Adoxa var dog alligevel aktiveret, og derfor tog medarbejderne selv affære.
"Efter ganske kort tid var over 22.000 ulåste dokumenter med åbne aktindsigter og CPR-numre blevet låst og sikret" fortæller Randi Tøndering og uddyber:
"Til at starte med inaktiverede vi et par regler, som var uaktuelle for vores brugere. Men vi lod faktisk de fleste regler køre, fordi vi kunne se, at brugerne, selv gik i krig med dem. Allerede efter den første uge var halvdelen af de udtjekkede dokumenter tjekket ind. Det er en stor fornøjelse at følge med i, hvordan vores datakvalitet bliver forbedret dag for dag."
Datahåndtering er nu et kendt begreb i kommunen
Introduktionen til Adoxa var uventet, men alligevel står Kolding Kommune tilbage og er utroligt tilfreds med den fejl, der blev lavet.
"Vores brugere har taget godt imod systemet, og det har skabt så positive resultater for vores datakvalitet allerede, at jeg ikke ville gøre det om, hvis jeg kunne", siger Randi Tøndering.
Kommunens medarbejdere er begyndt at snakke om datahåndtering på baggrund af Adoxa, og derfor står den syddanske kommune også tilbage med lutter begejstring.
"Med det in mente kunne vi ikke have ønsket os en meget bedre udrulning, end vi fik", afslutter Randi Tøndering.
(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)
Rejsen fortsætter lige her
Mads Lopes: ”Teknologi skal give værdi for mennesker”
I Formpipes nye portrætserie ”Med fremtidens digitale samfund for øje” møder vi inspirerende profiler fra forskellige brancher med ét tilfælles; de har alle en helt klar holdning til fremtidens digitale samfund.
Hvor meget forældet data har du liggende?
I takt med at verden er mere digitaliseret er kravene til en organisations data steget, og der kommer mere data for hver dag. Bliv klogere på, hvordan du nemt kan rydde på i din data.