Aabenraa Kommune
I Aabenraa Kommune har de snart fuldstændig styr på deres data, efter Adoxa er blevet implementeret. De ansatte er selv proaktive, og der er ikke langt fra tanke til handling, når dataregler bliver brudt. Snart er kommunen nået så langt, at systemet er klar til at køre på autopilot.
Adoxa bringer data og mennesker tættere sammen i Aabenraa Kommune
Datasikkerhed er vigtigt, men kan virke uoverskueligt at holde styr på i en travl hverdag. Men sådan behøver livet ikke at være. Det ved de i Aabenraa Kommune, hvor de har implementeret Formpipe-systemet, Adoxa, med stor succes.
Implementeringen har givet kommunen en afgørende og hidtil umulig indsigt i dens data, og så kan Adoxa bruges på kryds og tværs af systemer.
"Det, vi faldt for ved Formpipes løsning, var, at systemet kunne bruges på flere datakilder og ikke kun vores ESDH-system. Hidtil var vi blevet præsenteret for løsninger, der var udviklet til at håndtere datakvaliteten i enkeltsystemer og ikke på tværs af systemer og forvaltninger", fortæller Charlotte Bay Greisen, IT-digitaliseringsleder i Aabenraa Kommune.
Grundig oprydning var nødvendig
Adoxa har givet medarbejderne i Aabenraa Kommune mulighed for selv at rette fejl og slette ubeskyttet data, når Adoxa finder noget ureglementeret. Dertil bliver medarbejderne guidet i at håndtere datakorrektur.
Det individuelle ansvar passer godt til kommunen, siger Charlotte Bay Greisen.
"Det var et strategisk valg fra kommunens side, fordi løsningen passer ind i vores styringsmodel med central styring og decentral ledelse. Ansvaret er placeret der, hvor data behandles og skabes".
Kommunen fik med Adoxa fuld gennemsigtighed over dens data, og derefter kunne det hurtigt konkluderes, at en grundig oprydning var nødvendig.
"Overblikket gjorde stort indtryk på os, hvilket også var med til at sætte fokus på en målrettet oprydning" forklarer Thomas Veltz Majholt, informationssikkerhedskoordinator i Aabenraa Kommune.
Det fulde overblik og den overskuelige løsning har de i Aabenraa længe ledt efter. Kommunen havde forsøgt med et mindre scanningsprogram til at søge efter CPR-numre – uden held.
"Det har været umuligt at få et overblik tidligere, og der har manglet løsninger, som har gjort det muligt og overskueligt for medarbejderne at komme til bunds", uddyber Charlotte Bay Greisen.
Det hele blev serveret på et sølvfad
Den fulde transparens og det intuitive system gjorde det nemt for medarbejderne at handle på de fejl, der måtte være i forhold til at have styr på datasikkerheden. Faktisk var medarbejderne så engagerede, at serveren gik ned de første par dage.
"Når oprydningen kunne gå så hurtigt, skyldes det både en vilje hos medarbejderne og en virkelig nem og intuitiv løsning", fortæller Anette Lone Jepsen, der er IT-medarbejder i kommunen og uddyber:
"Næsten alle brugere kunne finde ud af det, og det blev pludselig nemt for dem at rydde op, fordi de bare skulle trykke “slet”. Det hele blev faktisk serveret på et sølvfad".
Har fået opmærksomhed på alle niveauer
Adoxa er blevet modtaget med kyshånd af de ansatte i Aabenraa Kommune. Det fortæller Eva Minke Andersen.
"Det er et af de projekter i organisationen, der er blevet modtaget mest positivt og har fået størst opmærksomhed på alle niveauer".
Hun fortæller endvidere, at Adoxa har gjort det muligt for ledere at se, hvor langt i dataoprydningen kommunen er nået.
"Vi har rent faktisk dokumentation for den enkelte medarbejders datakvalitet og kan måle på den. Det giver et helt andet udgangspunkt for at forbedre og vedligeholde kvaliteten".
Nu er Aabenraa Kommune tæt på at være i mål med de kritiske områder, og snart tager den automatiske scanning over, så den høje kvalitet forbliver intakt. I kommunen er de overbeviste om, at de kan holde en høj sikkerhed fremover.
"I kølvandet på projektet er der skabt en ny datakultur og forståelse for løbende at rydde op og sikre, at data bliver opbevaret korrektur", siger Charlotte Bay Greisen.
(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)
Rejsen fortsætter lige her
Mads Lopes: ”Teknologi skal give værdi for mennesker”
I Formpipes nye portrætserie ”Med fremtidens digitale samfund for øje” møder vi inspirerende profiler fra forskellige brancher med ét tilfælles; de har alle en helt klar holdning til fremtidens digitale samfund.
Hvor meget forældet data har du liggende?
I takt med at verden er mere digitaliseret er kravene til en organisations data steget, og der kommer mere data for hver dag. Bliv klogere på, hvordan du nemt kan rydde på i din data.