Det er okay at springe over hvor gærdet er lavest
Kender du det, at de opgaver, der bare skal gøres, ofte er dem, der tager længst tid? Og i øvrigt også ender med at koste flest penge?
Vi kender det! Derfor har vi gennem mere end 10 år udviklet en effektiv, sikker og velafprøvet metode til at foretage afleveringer til Rigsarkivet og andre offentlige arkiver. I Danmark er offentlige myndigheder nemlig forpligtet til at aflevere bevaringsværdige data fra deres elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer til et offentligt arkiv. Og dét er lige præcis en lovbunden opgave, der kan ende med at koste dyrt. I Formpipe hjælper vi dig fra blod, sved og tårer til nemt, sjovt og hurtigt.
Få data ud af butikken og over på lageret
Verden bliver mere og mere digital. Den digitale transformation sker med lynets hast og mængden af information og data vokser eksplosivt. Det samme gælder for både antallet af systemer og mængden og kompleksiteten af formattyper, som data lagres i. Det betyder naturligvis, at kompleksiteten stiger, hele tiden – og det eneste vi efterhånden kan vide med sikkerhed er, at det ikke stopper her.
Offentlige myndigheder er forpligtet til at aflevere bevaringsværdige data fra deres sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer) til arkiv. For de statslige myndigheder skal det ske til Rigsarkivet. De kommunale myndigheder kan vælge at aflevere til Rigsarkivet eller til et lokalarkiv – også kaldet et §7-arkiv. Kort sagt, her taler vi netop om én af de opgaver, der bare skal gøres – i rette tid, til rette modtager, efter rette opskrift. En opgave, der hele tiden bliver mere kompliceret, netop fordi mængden af data og filformater i ESDH-systemerne vokser hurtigere end ukrudt.
Data - med livrem og seler
Kompleksiteten stiger yderligere, fordi kravene til datasikkerhed, datatransparens og datakvalitet øges. Ikke blot fra de offentlige arkiver selv, men også fra samfundet. Særligt med GDPR kom dette på dagsordenen, og det har afledt nye krav til også arkivafleveringerne. Det er eksempelvis et krav, at en offentlig myndighed kan sikre borgerens ”ret til at blive glemt” ved at slette gamle sager om en given borger, hvis de bliver bedt om det. For at kunne gøre dette, må adgangen til gamle, arkiverede data naturligvis være af en vis kvalitet, så det er både nemt, sjovt og hurtigt at leve op til de nye datasikkerhedskrav.
Lyder det tungt og kompliceret? Der er heldigvis en standard løsning, som giver dig mulighed for at bringe dine arkiveringer ind i fremtiden.
3-trinsraketter, månelandinger og datakonvertering
Igennem de sidste 10 år har Formpipe specialiseret sig i at hjælpe kunder med at foretage afleveringer til Rigsarkivet og andre offentlige arkiver. Vores metoder er veludviklede, velafprøvede og vi foretager årligt adskillige succesfulde afleveringer til offentlige arkiver, ikke blot fra vores egne ESDH-systemer, men også fra andre på markedet. Vores kunder kommer nemt og hurtigt ud over afleveringsrampen og får frigivet ressourcer til de andre, sjovere opgaver.
Vi har udviklet en effektiv og solid konverteringsmotor, der sikrer hurtig konvertering og høj datakvalitet, der til fulde lever op til samtlige offentlige arkivers krav. Og så har vi etableret et fast team, der kan løse opgaverne i tæt samarbejde med vores kunder. Det sikrer, at vores kunder bliver hjulpet sikkert og let igennem afleveringsprojektet med hjælp fra vores helt egen 3-trinsrakat (det kalder vi processen for et samlet afleveringsforløb, som ganske logisk består af lige præcis 3 trin). Det frigiver ressourcer til at fokusere på fremtiden og ikke bruge unødig tid på fortiden - lyder det rart?
Klik her og læs mere
