Add ons W3D3

Adoxa by Formpipe er et effektivt værktøj, der hjælper jer med at sikre og overvåge data, så I proaktivt kan arbejde med at forbedre datakvaliteten.

Adoxa scanner data, systemer og filområder ud fra definerede regler. Ved at opsætte skræddersyede regelsæt til datakontrol kan løsningen tilpasses jeres organisations specifikke behov og hurtigt justeres til nye arbejdsprocesser eller ændringer i lovgivningen.

Eventuelle regelbrud, der afslører utilstrækkelig datakvalitet, rapporteres til de relevante informationsejere. Gennem en brugervenlig arbejdsgang med trin-for-trin vejledning får informationsejerne støtte til effektivt at identificere og rette fejl og mangler.

Læs mere om Adoxa her

Arkiveksport til W3D3 eksporterer sags- og handlingsdata som XML-filer sammen med tilhørende filer (f.eks. Word, Excel) og lagrer dem i overførselspakker (SIP/OAIS).

Løsningen er velegnet til forberedelse af overførsel til både mellem- og slutarkiver og inkluderer naturligvis indbygget understøttelse for eksport til langtidsarkiv.

Dokumentkonverteren er et omfattende add-on, der muliggør konvertering af filer fra en bred vifte af formater til PDF – et af de mest anvendte formater til publicering, opbevaring og arkivering.

Ved at integrere Dokumentkonverteren med W3D3 åbnes der nye muligheder med den eksisterende installation. Det er nemt at konvertere enkeltfiler, som arbejdsdokumenter, eller individuelle indkomne og registrerede dokumenter. Om nødvendigt kan alle dokumenter i en sag også samles i én samlet PDF.

For brugere af mødehåndtering i W3D3 kan Dokumentkonverteren også generere samlede mødeindkaldelser og referater med alle bilag inkluderet. Desuden tilbyder Dokumentkonverteren OCR (optisk tegngenkendelse), som giver mulighed for at konvertere scannede dokumenter til redigerbar tekst i PDF-format.

Med Federerad Autentisering by Formpipe centraliseres og effektiviseres identitetshåndteringen. Login for brugerne forenkles, samtidig med at sikkerheden øges yderligere.

W3D3 File Scanner er et add-on til automatiseret registrering af handlinger, f.eks. fra en scannerløsning, der genererer XML-filer. De dokumenter, der skal registreres i W3D3, placeres i en overvåget mappe sammen med de tilhørende XML-filer. Taggene i XML-filen angiver, om dokumentet skal registreres som en handling på en eksisterende sag, eller om det skal placeres i en serieindbakke.

Katalog Sync er en serverløsning, der synkroniserer brugernes metadata mellem en katalogtjeneste og W3D3. Fordelen ved Katalog Sync er, at brugeren ikke behøver at logge ind flere gange. Hvis brugeren allerede er logget ind i katalogtjenesten, muliggør løsningen Single Sign-On i W3D3 uden behov for ekstra login.

Løsningen opretter og vedligeholder brugere samt deres roller i W3D3 baseret på katalogtjenestens data, hvilket sikrer, at oplysninger som navn og e-mailadresse altid er opdaterede i W3D3. Katalog Sync foretager ingen ændringer i katalogtjenesten, men anvender den som kilde for oplysningerne i W3D3.

Ledamotspublicering til W3D3 er et værktøj til at gøre et fortrolighedsregister eller en tilsvarende fortegnelse tilgængelig via internettet. Det kan konfigureres til kun at fokusere på aktuelle opgaver eller også gøre det muligt på en nem måde at se, hvilke personer der har siddet i et besluttende organ på et bestemt tidspunkt i historien. Ud over information om nuværende og tidligere opgaver vises medlemmers foto og adresseoplysninger, hvis ønsket, primært for at lette offentlighedens kontakt med den rette repræsentant.

Ledamotspubliceringen kan fungere som en selvstændig hjemmeside, hvis det ønskes, men er primært lavet til nemt at kunne blive en del af en eksisterende hjemmeside, såsom organisationens nuværende portalløsning for borgere eller andre eksterne besøgende.

Der er forventninger fra borgerne til kommuner og regioner om øget nærhed til de folkevalgte. Med Formpipes mødehåndteringløsning øges indsigt i kommunens eller regionens politik. Med Meetings Plus bliver det nemmere for borgerne at følge med i politikken gennem et brugervenligt og lettilgængeligt interface. Folkevalgte og mødeadministratorer får adgang til effektive værktøjer til møde- og beslutningsprocessen hele vejen fra mødeindkaldelse til beslutning.

Meetings Live er en digital mødehåndteringsplatform, der automatiserer og effektiviserer håndteringen af mødeinformation såsom tilstedeværelse, talerlisten og afstemning. Alt er tilpasset for at få den rette information på den rette måde og sted uden manuel håndtering.

I Meetings Live findes der tre forskellige grænseflader for sekretærer, mødedeltagere og publikum. Alt er optimeret ud fra brugerens behov:

• Sekretærgrænsefladen
• Mødedeltagerens grænseflade – Meetings Plus App
• To offentlige grænseflader – En der kan vises på en skærm i rummet, og en der kan bruges til offentliggørelse i en webudsendelse

Effektiviser oprettelsen af digitale opslag med vores digitale opslagstavle vha. automatisk generering. Den digitale opslagstavle supplerer Meetings Plus og udryder unødvendigt dobbeltarbejde.

Web-baserede systemer kræver ofte, at brugerne skal downloade filer til deres computer for at ændre dem, og derefter uploade de ændrede filer tilbage til systemet for at opdatere den oprindelige fil. Det er både tidskrævende og besværligt. Med Office Add-in til W3D3 åbne du den fil, du vil arbejde med, direkte i det rette program. Når du har foretaget dine ændringer og gemmer, opdateres den automatisk i W3D3. En ny W3D3-menu i den almindelige menulinje i Office-programmerne hjælper brugerne med nemt at arbejde med både nye og eksisterende dokumenter.

Du kan åbne arbejdsdokumenter fra W3D3 direkte i Office. Du kan gemme dokumenter direkte fra programmerne som arbejdsdokumenter eller som sagshandlinger i W3D3. Ved at tilføje Office Add-in til W3D3 forenkles arbejdet for alle medarbejdere, samtidig med at tidsbesparelsen gør det daglige arbejde både sjovere og mere effektivt.

Med Portal får I et værktøj, hvor I selv kan oprette e-tjenester, formularer og sagsider uden behov for konsulenthjælp. Mappningen mod W3D3 sørger for, at informationen placeres det rette sted, for den rette person i den rette sagbehandlingsproces. Det reducerer tidskrævende administration og dobbeltregistrering. Det mindsker også risikoen for fejl. Med et tillæg til login på 'Mine Sider' kan brugerne følge deres sager.

Med W3D3 Searchport får du mulighed for hurtigt og sikkert at tilbyde information via en søgeportal på intranettet eller internettet. Uanset om søgeportalen bruges internt, så personalet kan søge og finde information i eget system, eller om den bruges til at gøre sager og dokumenter offentlige og søgbare via en hjemmeside, er den lige effektiv og brugervenlig.

Brugerne kan nemt søge efter information, f.eks. ud fra sag, dokument, modpart, afsender eller modtager. Portalen indeholder også en række foruddefinerede søgninger, f.eks. for at søge efter sager, der er registreret den sidste uge, eller dokumenter, der er oprettet den sidste måned. W3D3 Searchport kan konfigureres til at tage hensyn til PUL- og sekretessmarkeringer på forskellige måder.

W3D3 Terminator gør det muligt at slette udvalgt information og filer fra W3D3. Brugeren kan vælge, om sletningen skal gælde sager, dokumenter og/eller deres filer, samt om informationen eller posterne skal fjernes helt eller blot ændres.

For at udføre en korrekt sletning og sikre, at information ikke kan genskabes fra databasen i W3D3, skal brugeren anvende W3D3 Terminator. Sletningen kan bruges til at opfylde lovkrav eller til at reducere databasens størrelse, f.eks. efter et arkivudtræk, hvor informationen ikke længere behøver at være søgbar i det aktive system.

Håndter og samarbejd om arbejdsdokumenter og sager i Microsoft Teams. En enkel måde at registrere dem, så snart de er færdiggjorte.

Ved at have en licenseret testserver kan opgraderinger og tilpasninger testes i ro og mag, uden at risikere driftsforstyrrelser. Det sikrer den maksimale positive oplevelse for brugerne ved opgraderinger og forbedringer. Derfor er en testserver noget, vi anbefaler på det kraftigste.

W3D3 og dets tilvalg forbindes via det veldefinerede API, der er udviklet til systemet. Dette API kan også bruges til integrationer med andre løsninger og systemer, og dermed gøre information fra W3D3 tilgængelig for brugere udenfor systemet.

W3D3 og de mange add ons forbindes via det veldefinerede API, der er udviklet til systemet. Dette API kan også anvendes til integrationer med andre løsninger og systemer, og dermed gøre information fra W3D3 tilgængelig for brugere udenfor systemet.