Platina add ons

Adoxa by Formpipe er et effektivt værktøj, der hjælper jer med at sikre og overvåge data, så I proaktivt kan arbejde med at forbedre datakvaliteten.

Adoxa scanner data, systemer og filområder ud fra definerede regler. Ved at opsætte skræddersyede regelsæt til datakontrol kan løsningen tilpasses jeres organisations specifikke behov og hurtigt justeres til nye arbejdsprocesser eller ændringer i lovgivningen.

Eventuelle regelbrud, der afslører utilstrækkelig datakvalitet, rapporteres til de relevante informationsejere. Gennem en brugervenlig arbejdsgang med trin-for-trin vejledning får informationsejerne støtte til effektivt at identificere og rette fejl og mangler.

Læs mere om Adoxa her

Arkiveksport er et add on, der omdanner data fra Platina til levering i et e-arkiv. Arkiveksport fungerer lige godt til forberedelse af overførsel til et mellemarkiv som til et slutarkiv. Ved at omdanne og flytte data på en struktureret måde sparer man lagerplads og sikrer samtidig overholdelse af love og regler for arkivering.

Platina Afvigelseshåndtering er et værktøj til at følge op på og håndtere afvigelser i processer og rutiner. Løsningen leverer afvigelsesrapporter og handlingsplaner til de relevante områder i organisationen. Det gør det nemmere at arbejde systematisk med forbedringer, som øger kvaliteten i organisationen.

Formpipe har udviklet Document Converteren er et add on til Platina, der konverterer filer fra et stort antal filformater til PDF – måske det mest anvendte format til publicering, lagring og arkivering. Ved at supplere Platina med Document Converter får I automatisk adgang til mange nye funktioner i jeres nuværende installation.

I kan nemt konvertere en enkelt fil eller skabe en samlet PDF af dokumenter under en registreret sag. Derudover får I mulighed for at automatisere konverteringsprocessen, eksempelvis ved automatisk PDF-konvertering, når dokumenter registreres i sagsbehandlingen.

Med Federeret Autentifikation fra Formpipe centraliseres og effektiviseres identitetshåndteringen. Brugerne får en enklere loginproces, samtidig med at sikkerheden øges yderligere.

File Importer bruges til automatisk at generere dokumenter fra filer, der oprettes eller kopieres til en eller flere foruddefinerede mapper på serveren. Et almindeligt anvendelsesområde er scanning, hvor en netværksscanner typisk scanner og opretter PDF-dokumenter i en delt netværksmappe.  

Når dokumenter med tilhørende filer automatisk oprettes fra netværksscanneren, reduceres tiden til tidskrævende administration. Det frigør tid til mere værdiskabende opgaver.

Med add-on-løsningen Håndtering af tillidsvalgte får I dækket hele den digitale proces til administration og håndtering af tillidsvalgte. Løsningen bygger på kerneproduktet Platina 12 og kan nemt kombineres med Meetings Plus Web og/eller Portal Bas.

Der er forventninger fra borgerne til kommuner og regioner om øget nærhed til de folkevalgte. Med Formpipes mødehåndteringløsning øges indsigt i kommunens eller regionens politik. Med Meetings Plus bliver det nemmere for borgerne at følge med i politikken gennem et brugervenligt og lettilgængeligt interface. Folkevalgte og mødeadministratorer får adgang til effektive værktøjer til møde- og beslutningsprocessen hele vejen fra mødeindkaldelse til beslutning.

Meetings Live er en digital mødehåndteringsplatform, der automatiserer og effektiviserer håndteringen af mødeinformation såsom tilstedeværelse, talerlisten og afstemning. Alt er tilpasset for at få den rette information på den rette måde og sted uden manuel håndtering.

I Meetings Live findes der tre forskellige grænseflader for sekretærer, mødedeltagere og publikum. Alt er optimeret ud fra brugerens behov:

• Sekretærgrænsefladen
• Mødedeltagerens grænseflade – Meetings Plus App
• To offentlige grænseflader – En der kan vises på en skærm i rummet, og en der kan bruges til offentliggørelse i en webudsendelse

Med mødeadministration i Platina samles hele kæden af mødeaktiviteter elektronisk, hvilket sparer tid for både sagsbehandlere og sekretærer.

Sagsbehandleren registrerer sit punkt og tilføjer dokumenter og arbejdspapirer til kommende møder, hvilket reducerer sekretærens administrative arbejde.

Sekretæren opretter en mødeindkaldelse baseret på de registrerede punkter og kan tilføje nye punkter til dagsordenen.

Ud fra dagsordenspunkterne i oversigten kan der automatisk genereres et referat. Dette strømliner processen og gør mødehåndteringen både nemmere og mere effektiv.

Effektiviser oprettelsen af digitale opslag med vores digitale opslagstavle vha. automatisk generering. Den digitale opslagstavle supplerer Meetings Plus og udryder unødvendigt dobbeltarbejde.

Mange organisationer harbehov for at kunne integrere andre systemer med Platina, såsom økonomisystemer, forskellige registre eller rekrutteringssystemer. Tilvalget API giver en struktureret og sikker måde at hente og levere data til og fra Platina.  

API’et giver adgang til funktioner til håndtering af sager, dokumenter, filer og den tilknyttede referencedatamodel. Dette muliggør effektiv og sømløs integration mellem Platina og organisationens øvrige systemer.

Med tilvalget Platina udrensning laver man regler for at rydde filer og dokumenter, for at kunne rydde automatisk eller med manuel kontrol. ​Man kan også rydde metadata på sags- og dokumentkort​. Gennem rydning fjerner man dyr dobbeltlagring og unødvendig information, som optager lagerplads. Information, der i længden gør informationsmængden mindre overskuelig.

Med Platina Informationsafstemning får man støtte til at lagre og versionsstyre den aktivitetsbaserede arkivafstemning. Det sikrer en ensartet opgørelse af offentlige dokumenter.

Klassifikationsstrukturen oprettes og håndteres direkte i Platina. Dette giver organisationen muligheden for at bruge strukturen som registreringsplan under registrering og sagsbehandling. Samtidig kan sagsbehandlingen styres og understøttes.

Webbaserede systemer kræver ofte, at brugerne downloader filer til deres computer for at redigere dem og derefter uploader de opdaterede filer igen for at supplere den oprindelige information.

Med Microsoft Office Addin til Platina undgår man denne proces, da den fil, man vil arbejde med, åbnes direkte i det relevante program. Når dokumentet er opdateret, gemmes og opdateres filen automatisk i Platina – helt uden omveje.

Med Platina Process Builder kan processer visualiseres, automatiseres og analyseres på en integreret måde, som tidligere ikke har været mulig.

Platina Registerhåndtering gør det muligt at administrere, oprette, importere og synkronisere alle typer af objekter og registre samt håndtere valgfri XML-baseret metadataopsætning for disse.

Med Portal får I et værktøj, hvor I selv kan oprette e-tjenester, formularer og sagsider uden behov for konsulenthjælp. Mappningen mod W3D3 sørger for, at informationen placeres det rette sted, for den rette person i den rette sagbehandlingsproces. Det reducerer tidskrævende administration og dobbeltregistrering. Det mindsker også risikoen for fejl. Med et tillæg til login på 'Mine Sider' kan brugerne følge deres sager.

Med Samarbejdsportalen får I mulighed for at gemme, dele, finde, gennemgå og oprette dokumenter på en enkel og sikker måde. Ved at dele objekter fra Platina, som derefter tilgås via portalen, kan I samarbejde om dokumenter i Platina med eksterne parter.

Signeringsportalen gør det muligt for politikere og embedsmænd, der ikke bruger jeres sagsbehandlingssystem, at underskrive dokumenter i sagsbehandlingssystemet, såsom mødeprotokoller eller aftaler, der kræver underskrift fra én eller flere personer.

Med Platina Smarte Søgemapper kan I nemt oprette tilpassede mapper med visninger, der passer til jeres behov. Disse mapper bliver tilgængelige for brugerne og gør det lettere at finde det, de har brug for i hverdagen. Resultatet er et bedre overblik over arbejdet og en mere effektiv måde at holde styr på tingene.

Med Teams til Platina kan sagsbehandlere og ledere samarbejde om sager og arbejdspapirer direkte i Microsoft Teams. Dokumenter kan nemt journaliseres, så snart de er færdiggjorte, hvilket gør processen både enkel og effektiv.

Webjournalen inkluderer en webapplikation og værktøjer til håndtering af sager og dokumenter samt sikker publicering til offentligheden. Ved at gøre organisationens journal tilgængelig skabes større transparens. Den offentliggjorte information lever op til tilgængelighedsdirektivet.