UNICEF
UNICEF Danmark optimerer formularudskrivning med Lasernet.
Tre gode grunde til, at UNICEF Danmark valgte Lasernet
Manuela Munkstrup, Head of IT hos UNICEF Danmark forklarer fordelene ved Lasernet:
”Der er tre gode grunde til, at vi valgte at implementere Lasernet: For det første er Lasernet ikke afhængig af en printer i modsætning til vores tidligere formularudskriv-ningssystem. Derudover kan vi foretage programmering og forberedelse direkte i Lasernet, hvilket vi ellers ville gøre i vores økonomistyringssystem. Det er en stor fordel for os, og det sparer både tid og penge. Sidst men ikke mindst kan vi nemt og effektivt genbruge de formularer, vi laver i Lasernet, når vi skifter fra brug af Concorde XAL til Dynamics AX som ERP-system”, fortæller Manuela.
Øget effektivitet
Lasernet sikrer effektiv udskrivning af alle formularer fra økonomistyringssystemet.
Komplet datasikkerhed
Lasernet sikrer, at UNICEF kan implementere et nyt økonomi-styresystem uden at miste data.
Sparer tid og penge
UNICEF kan foretage al programmering og klargøring direkte i Lasernet, hvilket sparer både tid og penge.
Gammelt system til udskrivning af formularer skabte problemer
UNICEF Danmark har i mange år med succes udskrevet formularer fra økonomisystemet ved hjælp af overlejringer i printeren.
De håndterede forskellige formularer på denne måde, eksempelvis udskrivning af fakturaer. Det blev dog efterhånden meget svært at holde det gamle system i gang, forklarer Manuela:
”Vi oplevede store problemer med at få både hardware og support til det gamle system, Lexmark Optra Forms, som vi brugte til formularudskrivning. Eller for at sige det på en anden måde: Der var ingen hjælp at hente, hvis printeren skulle udskiftes eller trængte til service, eller vi blot havde brug for almindelig support til generelle brugerfunktioner i systemet. Vi kom gradvis til den konklusion, at det ikke var bæredygtigt for os at være afhængigt af et enkelt system til udskrivning af formularer. Især da vi ikke kunne være sikre på, at en så afgørende del af vores forretningsprocesser kunne udføres relativt problemfrit”.
Lasernet, svaret på problemerne
UNICEF Danmark fandt løsningen på dette problem ved at rådføre sig med deres partner gennem mange år, Datacon, der hurtigt ledte dem i retning af Lasernet som den helt rigtige løsning i forhold til organisationens behov.
Da Datacon allerede stod for at skulle hjælpe UNICEF Danmark med den forestående lancering af Dynamics AX som det nye økonomistyringssystem, var det en nem beslutning for UNICEF Danmark at tage imod deres råd om et andet projekt, som Manuela fortæller:
”Vores samarbejde med Datacon forløb helt glat fra begyndelsen til projektets slutning. Derudover skal det nævnes, at vi også har sparet en hel del tid og ressourcer ved at henvende os til en partner, som allerede var godt bekendt med vores organisation og de udfordringer, vi står overfor. Vi ønskede ikke bøvlet med at gennemtrævle markedet for tiltalende samarbejdspartnere og dokumentstyrings-løsninger, sende kravsspecifikationer og så få en bunke forskellige og kompli-cerede tilbud, som så skulle vurderes. Vi kom hurtigt i gang med processen uden at drukne i unødvendigt arbejde, og Lasernet har vist sig at være det helt rigtige til vores behov.”
Ingen omkostningstung programmering i ERP-systemet
Den anden fordel ved Lasernet, som er af virkelig stor betydning for UNICEF Danmark, er, at det har elimineret behovet for at bruge tid og penge på at foretage ændringer i fakturaer, bestillingssedler etc. direkte i økonomistyresystemet.
Havde de blot droppet Lexmark Optra-formularer, kunne de nemt have været i samme situation som mange andre virksomheder og organisationer, der har været nødsaget til at bruge mange penge på at programmere alt ind i økonomistyringssystemet. Nu kan de i stedet glæde sig over de mange nye funktioner, som Lasernet tilbyder, sammenlignet med det gamle formularudskrivningssystem:
”Der er ingen tvivl om, at Lasernet er et fleksibelt og stærkt værktøj, der gør os i stand til straks at foretage både større og mindre ændringer i layoutet. Felter, tekst og rammer i vores fakturaer kan udformes, så det ser godt ud og er let forståeligt. Der er ligeledes den ekstra fordel, at vi også får en papirbesparelse, da nogle af vores formularer nu kan udskrives på én side i stedet for to. Det helt sikkert dejligt med denne ekstra fordel,” siger Manuela.
Lasernet beskytter UNICEFs ERP-data for fremtiden
UNICEF Danmark påbegynder snart implementeringen af Dynamics AX som deres nye økonomi-styringssystem. Uden investeringen i Lasernet havde implementeringen medført store problemer.
Manuela sammenfatter:
”Det kunne have haft uoverskuelige konsekvenser for os, hvis vi ved overgangen til Dynamics AX havde mistet alle de oplysninger, vi har indført ved brugen af forskellige formularer i Concorde XAL. Ikke alene skulle vi genprogrammere alt igen, men i tilfælde af yderligere opgraderinger af vores ERP-system kunne vi risikere at miste alt det, vi møjsommeligt havde indtastet igen. Ved at vælge Lasernet er vi nu fremtids-sikrede mod tab af ERP-systemoplysninger.”
Hos UNICEF Danmark har de allerede en rimelig god idé om, hvordan Lasernet fremover kan bruges til at løfte det serviceniveau, som både privatpersoner og virksomheder naturligvis kan forvente, når de køber hos UNICEF Danmark. Administrationschefen hos UNICEF Danmark, Thomas Andersen, tilføjer:
”En af de ting, vi gerne vil fortsætte med at arbejde på efter vores implementering af Dynamics AX, er at give kunderne mulighed for at få en sms eller e-mail, der bekræfter, at deres varer er afsendt, når de har handlet i vores webshop eller hos postordreafdelingen. Det vil ganske enkelt give kunderne følelsen af en bedre service hos os, hvis vi kan indføre denne nye procedure. Derudover vil vi sende track & trace-numrene fra Post Danmark, så kunderne selv via internettet kan følge, hvor langt varerne er nået. Kunderne vil helt sikkert gerne vide hurtigst muligt, hvornår varerne ankommer, og om de er blevet forsinket eller er midlertidigt udsolgt.”
”Teknisk set kan vi muligvis indføre dette system via vores nuværende gateway-løsning for kunder, der bestiller via internettet, men det er kun ved hjælp af Lasernet, at vi vil kunne tilbyde en løsning, der er fordelagtig for alle kunder, uanset deres bestillingsmåde,” konkluderer Thomas.
Læs mere om Lasernet:
Lasernet
Lasernet formaterer, udskriver, leverer og arkiverer data fra ERP-løsninger verden over, hvilket gør dokumenthåndtering enklere og strømlinet.
Lasernet til Dynamics 365
Født ind i Dynamics. Ikke tilføjet. Lad os designe og distribuere dokumenter på din måde.
Detailhandel
Find jeres kommende digitale løsninger, som passer til jeres forretning.