Vinnova bruger ca. 3 milliarder kroner hvert år til at fremme innovation. Størstedelen af disse penge fordeles efter uddelingsrunder, hvor virksomheder, offentlige instanser og andre organisationer kan ansøge om finansiering. I runde tal indebærer det 5.000 ansøgninger om året, hvoraf ca. 30% – eller 1.500 stk. – bevilges hvert år.

Man behøver ikke være Einstein for at forstå kompleksiteten i de projekter, der søger om bidrag. Infrastruktur og flytning af fortrolige data er alfa og omega. Vinnova har over 80 sagsbehandlere, som sammen med eksterne rådgivere og eksperter bestemmer hvilke projekter, der skal finansieres. Omdrejningspunktet i denne løsning er Platina by Formpipe, som behandler alle indkommende opgaver (eller i dette tilfælde ansøgninger).

– Vi har en ledelse, som ønsker at udvikle og administrere forskellige typer løsninger. Det føltes helt naturligt at anvende Platina som udgangspunkt og derefter bygge tilpasset funktionalitet ovenpå, siger Magdalena Jenkinson, der er virksomhedsudvikler hos Vinnova.

– Det overordende mål var at skabe en effektiv, moderne og digitaliseret myndighed. Vi ønskede at eliminere unødige flaskehalse, manuelle fejl og kedsommelige arbejdsopgaver, og det er lykkedes for os i stort omfang. Idet vi løbende foretager afstemninger med vores kunder via undersøgelser og kvalitative interviews, kan vi se, at vi er på rette vej, og at vi får et godt udgangspunkt for vores videreudvikling.

Et eksempel på en internt udviklet funktion er valideringer. Vinnova har angivet grænsen for maksimumbeløb, startdato og slutdato (for at nævne nogle få) for den pågældende uddelingsrunde. Via integration visualiseres disse, og hvis en ansøgning udfyldes i modstrid med kriterierne, vises en fejlmeddelelse.