Sundsvalls kommune
Med digitaliseringen i sit DNA arbejder Sundsvalls kommune konstant på at udvikle velfærden til det bedste for medarbejdere, samfund og indbyggere. En vigtig del af arbejdet er Formpipes produkt, det elektroniske arkiv, Long-Term Archive. Her arbejdes der nu hen imod en platformuafhængig API.
Sveriges digitaliseringskommune
Sundsvalls kommune har længe banet vejen for digitaliseringen inden for den offentlige sektor i Sverige. Noget der for nylig er blevet bekræftet og anerkendt på Kvalitetsmessen i Göteborg via udnævnelsen som Sveriges digitaliseringskommune 2021.
- Vi er selvfølgelig superstolte og ærede over udnævnelsen, som er et resultat af et målrettet holdarbejde med et klart mål for øje – vi skal redde velfærden. Vi tror stenhårdt på, at en lige (digital) velfærd kræver adgang til data gennem åbne API'er. Udnævnelsen ser vi som en megafon for det budskab og som en muliggører for at påvirke det, vi kalder for systemfejlen i kommunalsektoren, Marcus Matteby, CIO/CTO i Sundsvalls kommune.
Det var også under messen, at Mauritz Wahlqvist, salgsdirektør hos Formpipe, tog kontakt til repræsentanterne fra Sundsvalls kommune. Deres system til elektronisk arkivering er nemlig Formpipes produkt, Long-Term Archive.
- Som leverandør er vi stolte af at hjælpe en fremsynet kommune som Sundsvall med at håndtere deres digitale arv og gøre det tilgængeligt for både medarbejdere og borgere, Mauritz Wahlqvist, salgsdirektør hos Formpipe.
Alle oplysninger om Sundsvalls kommunes digitaliseringsarbejde kan findes på deres hjemmeside: https://utveckling.sundsvall.se/ Det fremgår også tydeligt der, hvad målet med det solide digitaliseringsarbejde er – Et mere bæredygtigt Sundsvall og Sverige.
For at nå dertil beskrives vigtigheden af at øge omstillingsparathed for at udvikle den digitale modenhed, organisationens digitale evne og dens digitale arv. Det handler om at forstå og udnytte mulighederne med digitalisering og de tekniske forudsætninger, der eksisterer, samt hvordan det påvirker vores udvikling.
Det handler om hjerte og hjerne.
Centralt i udviklingen er også tilgangene, der er opstillet, og som fremhæver og bekræfter, at digitaliseringen trods alt i sidste ende handler om mennesker, tillid, adfærd og relationer. Et arbejde, der kræver teamwork og samspil mellem forskellige parter.
- Meget handler om hjerte og hjerne. Hjernen i form af de strukturelle forudsætninger, hvor vi har samarbejdet meget med Göteborgs universitet og Swedish Center for Digital Innovation (SCDI), en forskningsgruppe, der fokuserer på digitalisering og digital innovation både inden for erhvervslivet og den offentlige sektor. Det i kombination med en god styring, hvor Marcus Mattebo (CIO/CTO) har ansvaret for IT og digitalisering. At blive enige om fælles løsninger og standarder. Hjertet står selvfølgelig for, at alt, hvad vi gør, er for at lette og forbedre livet for vores borgere, og med tilgangene, altså vores hvordan, i fokus. Hvem vi er her for, og at vi udvikler sammen med dem, vi går simpelthen i deres sko. Fortæller Emelie Holmlund, Udviklings- og forbedringsleder i Sundsvalls kommune.
Udfordringer med det digitale arv.
Der er meget arbejde, der kræves for at digitalisere, automatisere og optimere processer, hvor Sundsvall og andre kommuner kæmper med det digitale arv. Årsagen er, at der er få leverandører, når det kommer til IT-systemer til den offentlige sektor, hvilket begrænser konkurrencen. Dette fører igen til, at udviklingen mange steder går langsomt eller i visse tilfælde endda står stille, fordi det simpelthen ikke prioriteres på samme måde.
- Det digitale arv indebærer låsninger i systemer, hvor data ikke kan tilgås. Det, vi har brug for, er en langsigtet og bæredygtig løsning, der kan integreres med andre systemer og er mere modulbaseret, siger Niklas Edén, Specialist inden for e-arkiv og informationsforvaltning i Sundsvalls kommune.
Så når Sundsvalls kommune adresserer problematikken omkring systemfejl i kommunalsektoren, er der mange leverandører, der trækker sig tilbage og forsvarer sig. Hos Formpipe ser vi i stedet en mulighed og udfordring for at arbejde fremad og sammen med den digitale udvikling. Vi taler ofte om, at det er sammen, vi udvikler det digitale samfund, noget som Sundsvalls kommune beviser, som vi gerne vil fremhæve, hylde, men frem for alt være en del af.
Øg tempoet i e-arkivet.
Sundsvalls Kommune har opdelt digitaliseringsarbejdet i fem fokusområder: Effektiv kommune, Morgendagens læring, Morgendagens velfærd, Smarte Sundsvall og basen, som udgør den digitale infrastruktur.
Emelie Holmlund er udviklings- og forbedringsleder for området effektiv kommune, en rolle der indebærer et strategiskt og taktiskt ansvar knyttet til de initiativer, der prioriteres og gennemføres inden for området. Et af disse initiativer er at øge tempoet for e-arkivet.
- E-arkiv er en løsning, som alle enheder har et stort behov for. Alle systemer skal på et tidspunkt arkiveres elektronisk, forklarer Emelie.
Målet med initiativet er, at arkivet nemt skal kunne forbindes til flere platforme via en platformuafhængig API, og at gøre arkiveret information tilgængelig baseret på personlig og korrekt autorisation. Samtidig skal udviklingsteamene i Sundsvall have de rette forudsætninger, der passer til resten af udviklingen og programmeringssprogene.
Et samarbejde siden 2017
Rejsen mod et e-arkiv startede allerede i 2008, men det skulle vare indtil 2017, før Formpipe vandt en udbudsrunde for et e-arkiv med produktet Long-Term Archive, som derefter var på plads i 2018.
For at fortsætte udviklingen i digitaliseringens hastighed afholdes der i dag månedlige møder med en tydelig dagsorden, hvor konsulenten for Long-Term Archive fra Formpipe, Elias Caselunghe, er mødeindkalder. Under mødet diskuteres der status for drift og support, hvilke systemer Sundsvall ønsker at arkivere fra, hvilke der er igangværende, og også en gennemgang af forvaltningsplanen.
- Det er mig, en kollega, Elias og tre afdelingschefer, der deltager i mødet. At have faste afstemninger letter den videre udvikling af vores e-arkiv. Nu har vi desuden en ekstern konsulent som projektleder, Karl, han forstærker med forberedelse og projektledelse, noget som har manglet, forklarer Niklas Edén fra Sundsvalls Kommune.
Udover de månedlige møder er der også blevet indledt et tættere samarbejde med Sundsvall med møder for at følge op på, hvordan arbejdet skrider frem. Et arbejde, der står højt på dagsordenen for Formpipes produktleder af Long-Term Archive, Kristofer Carlsson.
- Det er utroligt sjovt at se den engagement, passion og planer for fremtiden, som Sundsvalls Kommune viser. Ikke mindst at få lov til at tale om teknologi og videreudvikle et produkt, som ligger mig varmt om hjertet, fortæller Kristofer.
En øget værdi for borgerne
Handleplanen for digitalisering har været en afgørende faktor for Sundsvalls kommunes store satsning på digitalisering i form af ressourcer, herunder otte udviklingsteams.
Deres viden og løsninger deles åbent og ærligt på deres hjemmeside. For private virksomheder ville det mange gange indebære store risici med tanke på konkurrencen på markedet, noget der adskiller sig fra en aktivitet inden for den offentlige sektor.
- Vi har meget svært ved at se nogen større risici ved at dele med os. Vi tænker offentlige midler, offentlig kode og løsninger. Dog ser vi gerne, at nogen påpeger, hvis der er noget galt, da vi trods alt bygger åbne løsninger. Jo hurtigere vi mislykkes, jo hurtigere kan vi omstille os, lære og udvikle os, fortæller Emelie Holmlund.
Handlingsplanen for digitalisering er en politisk satsning, der indebærer afsatte midler over en femårsperiode. Formålet er at hjælpe Sundsvalls kommune med at skabe øget værdi for borgerne, fremme demokratiet og frigøre ressourcer, så hånden og hjertet er der, hvor det er nødvendigt, og teknologien betragtes som en vigtig muliggører for dette.
Bare gør det
For at lykkes med digitaliseringsarbejdet kræves et godt samarbejde med leverandører. Noget Sundsvall er åbne om i deres kommunikation og belyser den problematik, der findes i øjeblikket.
Drømmevisionen ville være, at leverandører omfavner den samme tankegang, der findes, når det kommer til udviklingen for Sundsvalls indbyggere, at gøre det, der er bedst for Sundsvalls kommune, uden at de skal bede om det.
- At vi skal slippe for at være eksperter på leverandørens område og holde styr på for eksempel de seneste standarder. Det ville være fantastisk, hvis vores leverandører køber ind på vores vision om åben kildekode, hvor data ejes af os. Et udefra-og-ind-perspektiv, hvor vi ikke arbejder med låste systemer, men i stedet har åbne data og API'er, som kan integreres og kommunikere med, forklarer Emelie Holmlund, udviklings- og forbedringsleder i Sundsvalls kommune.
Formpipe er en af leverandørerne til Sundsvalls kommune og har påbegyndt et samarbejde for at bidrage til drømmevisionen, hvor Long-Term Archive spiller en vigtig rolle.
- For os er arkivet en utroligt vigtig del, da det bidrager til det bedre for Sundsvalls indbyggere. Det handler for eksempel om deres sager og byggetilladelser, en vigtig dør ind i hver enkelt borgeres fortid og fremtid sammen med kommunen, fortsætter Emelie Holmlund.
Fra statisk ridderrustning til dynamisk Spider-Man dragt.
Det fine ved Sundsvalls kommune er fremtidens mål, som styrker systemet med arbejdet med virksomhedsudvikling og digitalisering, det skal lette og forbedre livet for indbyggerne i Sundsvall. Det skal være nemmere og sjovere at være en Sundsvall-borger.
Over 90 % af svenskerne ser positivt på digital offentlig service ifølge SKR. Her arbejder Sundsvall for at lukke det hul, der opstår, når det kommer til leverancer.
- Vi vil ikke bare møde, vi vil overgå Sundsvall-borgernes forventninger. Men det er svært, lige nu har vi en tung ridderrustning, der hindrer os, målet er en smidig og hurtig Spider-Man dragt. At vi har en høj omstillingsparathed for at kunne imødekomme de behov, der er, og samtidig omstille os til nye. Bedre systemer, der tillader åbne data og tilgængelighed, afslutter Emelie Holmlund, udviklings- og forbedringsleder i Sundsvalls kommune.
Når det kommer til e-arkivet, håber Niklas Edén, at det vil bygge på standarder og langsigtede formater, en rød tråd fra start til slut. Informationen, der gemmes i e-arkivet, skal nemt kunne trækkes ud af offentligheden, for at finde korrekt og efterspurgt information.
- Det er vigtigt, at de værktøjer, vores leverandører står for, bidrager til en sikker opbevaring på bedst mulig vis. E-arkivet er og vil altid være en yderst vigtig del, afslutter Niklas Edén, specialist inden for e-arkiv og informationshåndtering i Sundsvalls kommune.
Sundsvall - Byen der overrasker
Sundsvalls kommune er placeret som nummer 20 blandt Sveriges mest befolkede kommuner med et indbyggertal, der nærmer sig 100.000. Centrum er Sundsvall. Det er svært at forstå, at byens centrum engang stod i flammer, men ligesom Føniksfuglen genopstod Sundsvall, og på seks år lykkedes det at genopbygge det, der nu kaldes Stenbyen.
Den storslåede arkitektur, der møder Østersøen mod øst, er uovertruffen. At Sundsvall blev udnævnt til Sveriges smukkeste by i 2017, bekræftes af de lange brostensbelagte gader, hvor øjnene hurtigt fæstner sig på det prisbelønnede kulturmagasin og midt i det hele, det store torv med statuen af Gustav II Adolf.
Fakta
Areal: 4.445 km²
Befolkning: 99.341
Antal ansatte i kommunen: ca. 8.000
Formand for Kommunalbestyrelsen: Arianne Sundman (S)
Antal medlemmer i kommunalbestyrelsen: 81
Vision: Sammen frigiver vi skaberkraften og bygger et bæredygtigt Sundsvall med plads til alle.
(Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)
Fortid og nutid med Long-Term Archive
Long-Term Archive er vores produkt til elektronisk arkivering, udviklet i samarbejde med Rigsarkivet. En løsning, der forenkler arkiveringsarbejdet og sikrer opbevaring af information på en sikker og effektiv måde. Long-Term Archive opfylder de love og krav, der findes inden for området for e-arkivering.
Systemet sikrer, at du nemt kan administrere metadata og dokumenter i forskellige formater, søge og give adgang til information i forskellige formater, uanset virksomhedssystem. Velkommen til fremtidens e-arkivering, simpelthen!
Læs mere om Long-Term Archive her>>
(Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)
