Det Svenske Kunstnerråd
Ved at integrere det eksisterende sagsbehandlingssystem W3D3 med Microsoft Teams, øgede produktiviteten for Statens Kunstfond under pandemien.
Den svenske kunstnerråd bruger styrken fra W3D3 af Formpipe og Microsoft Teams.
Da pandemien kom, så mange så redningen i Microsoft Teams, især da flertallet blev hjemmearbejdere på meget kort tid. Det svenske Kunstnerråd var ingen undtagelse og opdagede hurtigt, at de fleste samtaler fandt sted via Teams.
- Hvordan kunne vi bedst fange dokumenterne og håndteringen, der blev udført i Teams? Vi ønskede ikke, at noget skulle ende uden for dagbogen, siger Anders Olofsson, koordinator for kunstansøgninger og indkøb, det svenske Kunstnerråd.
Svaret og dermed løsningen var at integrere det eksisterende sagsbehandlingssystem, W3D3 af Formpipe, med Microsoft Teams.
Samarbejde i centrum
Gennemgå, redigere eller kommentere et dokument samtidig med andre. Registrer sager direkte fra Teams på din computer, mobiltelefon eller tablet.
Kvalitetssikret
Registrér korrekt i overensstemmelse med de love og regler, der skal følges, og samtidig udnyt de nyttige funktioner i Teams til W3D3.
Tidsbesparelse
Fjern trin, hvor dokumenter, der skal registreres, først downloades eller sendes pr. e-mail, før de registreres.
Afstand resulterede i et behov for sikker deling af dokumenter
Over natten ændrede livet sig for mange, da nyheden kom, at en ny coronavirus spredte sig hurtigt rundt om i verden. For den svenske Kunstnævn blev Microsoft Teams redningen for den distancerede kommunikation, der var nødvendig på grund af restriktionerne.
Det tog ikke lang tid, før der blev opdaget et behov for at kunne sikre deling af dokumenter, så de ikke endte uden for dagbogen. Derefter præsenterede Formpipe sammen med Microsoft det nyudviklede produkt, Teams for W3D3.
Teams til W3D3
Tidligere har Statens Kunstnævn benyttet plug-ins til officeprogrammer, hvor ulempen har været at være på klientniveau.
Det brugervenlige grænseflade i Teams til W3D3 har resulteret i forbedret brugervenlighed, hvilket har gjort arkivering lettere.
- At arkivere i Teams er meget lettere, da du kun ser det, du har brug for at se. Hvis der desuden mangler lang erfaring med arkivering, er der en vis tærskel, man skal over, noget der elimineres takket være denne løsning, siger Anders.
Forbedrede forhold for fjernarbejde
Hvad fremtiden bringer, er stadig uklart, men forudsætningerne for at arbejde på distancen er blevet forbedret takket være digitale løsninger som Teams til W3D3. Noget som Statens Kunstnævn oplever som meget positivt.
- Jeg tror, at fremtiden vil indebære, at vi har et større behov for at køre tjenesterne mellem forskellige enheder. At matche en arbejdsmetode, der ikke kun er baseret på begrænsningen af at skulle sidde i en sagshåndteringssystem, men at finde en synergi mellem de forskellige systemer, hvor det er muligt at finde sagshåndteringen i Teams, afslutter Anders Olofsson.
Formpipes produkt Teams til W3D3 viser en hurtig bevægelighed og innovationskraft i partnerskab med Microsoft. Et tæt samarbejde, hvor Statens Kunstnævn har deltaget i udviklingsrejsen af Teams til W3D3 på et tidligt stadie.
(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)