Silkeborg Kommune, som er landets 9. største kommune med placering i det midtjyske, har netop underskrevet kontrakt med Formpipe om levering af et nyt ESDH-system som erstatning for deres eksisterende løsning.

Forud for kontrakten ligger der et langt og intensivt udbudsforløb, som startede tilbage i efteråret 2021. Men nu er den endelige underskrift sat, og implementeringsforløbet kan sættes i gang.

Kontrakten strækker sig frem til 2030.

Startskuddet for hele processen var en grundig markedsafdækning, hvor samtlige af de væsentligste ESDH-leverandører var med i puljen, og de blev målt og vejet og vurderet. Henrik Willumsen, som har været IT- og digitaliseringschef i Silkeborg Kommune siden kommunalreformen i 2007 med en fortid i Forsvarets IT og mange års erfaring med ESDH-systemer, fortæller: 

 ”Når det handler om ESDH-systemer, så arbejder jeg ud fra grundprincipper: 1. Systemet skal overholde loven, 2. Systemet skal kunne gemme tingene, 3. Systemet skal være i stand til at finde dem igen”.  

Det lyder umiddelbart som forholdsvist simple principper – ikke desto mindre fokuserer en række ESDH-systemer mere på de mere omkringliggende funktionaliteter. I følge Henrik Willumsen skal et ESDH-system evne at gøre sagsgangen nemmere og samtidig være i stand til at understøtte sagsbehandlingen bedst muligt – inden for rammerne af forvaltningsloven. Det kræver forholdsmæssig stor indsigt at mestre disciplinen at arkivere til et lokalt §7 arkiv eller direkte til Rigsarkivet.  

Med valget af Acadre vurderer Henrik Willumsen, at kommunen får et ESDH-system, som opfylder deres kriterier i forhold til grundprincipperne, og som derudover også gør hverdagen mere enkel og automatiseret for kommunens godt 4.000 brugere.  

I følge Charlotte Knudsen, så får man kun et ESDH-system, som lever op til de krav, hvis man har en leverandør, som virkelig forstår den kommunale sektor, og som kender til de udfordringer, opgaver og kompleksitet, som kommunen står over for. Hun udtrykker det således:  

”Folkene bag Acadre ved, hvad de taler om. Det er stærkt, at Formpipe virkelig forstår den kommunale virksomhed, og så snart man taler ind i noget, så er man ikke tvivl om, at Formpipe har en klar holdning og mening om tingene”. 

Med udgangspunkt i deres kendskab til Acadre fra tidligere har Silkeborg Kommune naturligvis været meget spændte på at se, hvordan systemet er blevet videreudviklet over årene – og der ingen tvivl om, at deres forventninger er høje. Charlotte Knudsen udtrykker det på denne måde: 

”Vores forventninger er klart, at vi får en løsning, som brugerne bliver rigtig glade for og som de har lyst til at bruge. Vi ønsker heller ikke at bruge tiden på alt muligt teknisk, og det skal være nemt for os at uddanne brugere, og at de faktisk bliver guidet rundt i løsningen”.  

Det bliver en win-win for alle parter, og Charlotte Knudsen og hendes kollegaer i IT forventer fremover at kunne minimere den tid, de bruger på at uddanne brugere og på at guide og hjælpe kommunens godt 4.000 burgere. Derudover forventer de også at minimere risikoen for, at der opstår fejl i sagsbehandlingsprocessen. Det skal nemlig være helt tydeligt, hvordan man opretter en sag, og brugerne skal aldrig være i tvivl om, hvad der sker med sagen undervejs i forløbet. Af udbudsmaterialet fremgik det meget tydeligt, at Formpipe er rigtig stærke på at hjælpe brugerne og understøtte dem i løsningen, og det var et væsentlig udvælgelsesparameter.  

På spørgsmålet om, hvad han glæder sig allermest til med implementeringen af Acadre, så er det uden tvivl tilgængeligheden.

”Det bliver et kæmpe plus at få et ESDH-system, som vi kan tilgå – uanset, hvor man befinder sig henne”, fortæller Henrik Willumsen og henviser til, at Acadre er webbaseret og kan tilgås fra en hvilken som helst platform og browser.

Det giver en stor grad af fleksibilitet og gør det langt nemmere for den enkelte bruger at logge på systemet – uanset hvor de arbejder fra.  

Både Silkeborg Kommune og Formpipe glæder sig til den endelig implementering ultimo november, og fokus kommer her og nu til at være på at få sat det helt rigtige hold til implementeringsprocessen med de rette kompetencer ombord.   

Navn: Henrik Willumsen 

Job: IT-chef fra 2007 og siden IT- og digitaliseringschef 

Arbejdsplads: Silkeborg Kommune 

Tidligere karriere: Teknisk Officer i Flyvevåbnet, Sektionschef i Forsvarets Koncernfælles Informatiktjeneste med ansvaret for at samle og udvikle IT hos 130 myndigheder under Forsvarsministeriet

Acadre er vores elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, der sikrer effektiv 

digitalisering, korrekt journalisering og styr på data. Alt sammen, så du kan høste de digitale gevinster af ESDH-arbejdet og sende data rundt i organisationen, til andre systemer, organisationer og borgerne - med ro i maven hver eneste gang. 

Acadre er skræddersyet til kommuner og offentlige organisationer. Det er vores kunder, der bestemmer flow og funktioner i løsningen og os, der sikrer at løsningen hele tiden er up-to-date med tidens krav og behov. Det betyder naturligvis også, at du har meget konkret indflydelse på, hvad dine penge bruges på, og hvordan vi bruger vores tid. 

I starten af 2022 lancerede vi den nyeste version af Acadre, som byder på et hav af nye moduler, der er up-to-date i forhold til vores kunders behov og ikke mindst moduler, der følger med digitaliseringen. 

Læs mere om Acadre her.

Foto: Morten Degn Frandsen

(Bemærk, at de interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos virksomheden. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle.)