Hvidovre Kommune
I Hvidovre Kommune sikrer Formpipes Adoxa at ingen følsomme persondata slipper ud af organisationens fildrev og ESDH-system. Systemet sætter helt nye standarder for det proaktive arbejde med organisationens datakvalitet. Samtidig forbereder det organisationen effektivt til GDPR.
Vi er nu trådt ind i en helt ny æra i forhold til dataarbejde
I Hvidovre Kommune sikrer Formpipes Adoxa at ingen følsomme persondata slipper ud af organisationens fildrev og ESDH-system. Systemet sætter helt nye standarder for det proaktive arbejde med organisationens datakvalitet. Samtidig forbereder det organisationen effektivt til GDPR.
”Oprindeligt startede det som et datakvalitetsprojekt, der skulle skabe højere kvalitet i vores data og skabe sikkerhed omkring vores dokumenthåndtering, arkivering og offentliggørelse af data. Men vi så hurtigt en sammenhæng til vores organisations samlede sikkerhedsprojekt ifm. GDPR”, fortæller Søren Ladefoged, Centerchef for Digitalisering, Hvidovre Kommune, og fortsætter:
”Systemet bliver ekstra relevant i kraft af GDPR, hvor vi i 2018 trådte ind i en ny æra, som tvinger os til at forholde os til datakvalitet på en helt ny måde og meget mere aktivt end nogensinde før”.
Nu har datakvalitet fået en reel værdi
Adoxa scanner løbende data i Hvidovre Kommunes ESDH-system Acadre og organisationens fildrev. Værktøjet tilbyder herefter kommunens medarbejdere et enkelt og handlingsanvisende overblik over deres egen aktuelle datakvalitet på baggrund af udvalgte regler. Med få klik kan medarbejderne proaktivt sikre høj kvalitet i egne data; samtidig kan ledelsen løbende skabe overblik over organisationens aktuelle datakvalitet.
Med Adoxa har Hvidovre Kommune fået mulighed for at se på datakvaliteten med nye øjne, fortæller Søren Ladefoged:
”Adoxa er et effektivt redskab, som imødekommer mange ønsker og behov ifm. vores daglige dataarbejde. Det er enormt værdifuldt, at vi med Adoxa kan kigge på data som en konkret værdi, og lade systemet fungere som en verifikation af kvaliteten i den enkelte medarbejders arbejde med at registrere data.”
Denne betragtning bakker Sanne Nielsen, ESDH-koordinator, Hvidovre Kommune op om:
"Adoxa har givet os en helt ny bevidsthed om, hvordan vi skal håndtere data og en enorm indsigt i vores generelle datapraksis. Der er et genialt system. Intet mindre.”
Systemet nudger dig til bedre datapraksis
I Hvidovre Kommune er brugerne positive over for det nye system, fortæller Sanne Nielsen:
”Systemet er nemt og overskueligt at gå til for vores brugere. På tværs af vores afdelinger tager medarbejderne rigtig godt imod det. Det har desuden gjort systemet endnu mere brugervenligt, at vi selv har kunnet justere og forenkle regler og vejledninger, og på den måde gøre det meget tydeligt for sagsbehandleren, hvad man skal gøre med den enkelte handlingsanmodning fra systemet.”
Det skyldes især, at systemet ikke er en kontrolløsning, men et hjælpeværktøj, som Søren Ladefoged forklarer det: ”Det er en egenkontrol til medarbejderen, som giver hjælp til selvhjælp og opfordrer den enkelte medarbejder til at tage ansvar for sit eget datakvalitetsarbejde.”
Søren Ladefoged ser et stort læringspotentiale i systemet:
”I virkeligheden kan man have en ambition om, at systemet på sigt vil overflødiggøre sig selv. Til systemet hører et interessant lærings- og nudgingelement over for medarbejderen, som optimalt vil betyde, at systemet over tid ændrer alles generelle datapraksis, så adviseringerne løbende bliver færre for til sidst at høre til de absolutte sjældenheder”.
Denne betragtning bakkes op ad Sanne Nielsen, som konkluderer:
”Det her kommer til at ændre og forbedre alle aspekter af vores dataarbejde markant i fremtiden”.
GDPR sætter ny standard for dataindsigt
Adoxa kan kobles på alle de systemer, man måtte ønske, f.eks Exchange, OneDrive, Navision, Sharepoint etc.
Søren Ladefoged forestiller sig mange andre forbedringsområder i Hvidovre Kommune:
”Jeg ser et stort potentiale i Adoxa og muligheden for at vi på sigt kan integrere til endnu flere datakilder.” I første omgang så organisationen dog et særligt behov for at få overblik over datakvaliteten i fildrevene."
”Sikkerhedsaspektet var årsagen til, at vi valgte at implementere Adoxa på vores fildrev også. Vi manglede ganske enkelt et konkret og dokumenterbart overblik over, hvad der lå på vores drev. Særligt med den nye EU persondataforordning var vi tvunget til at opnå denne indsigt,” fortæller ESDH-koordinator Sanne Nielsen og fortsætter:
”Jeg er sikker på, at vi med det her system er langt bedre rustet til EU Persondataforordningen og til at leve op til stigende krav om sikker håndtering og offentliggørelse af data”, fortæller Sanne Nielsen.
(Bemærk: Interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos kommunen. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle)
Rejsen fortsætter lige her
Mads Lopes: ”Teknologi skal give værdi for mennesker”
I Formpipes nye portrætserie ”Med fremtidens digitale samfund for øje” møder vi inspirerende profiler fra forskellige brancher med ét tilfælles; de har alle en helt klar holdning til fremtidens digitale samfund.
Hvor meget forældet data har du liggende?
I takt med at verden er mere digitaliseret er kravene til en organisations data steget, og der kommer mere data for hver dag. Bliv klogere på, hvordan du nemt kan rydde på i din data.