Georg Jensen
Georg Jensens e-fakturering tjener sig selv hjem på under seks måneder
Georg Jensen, den anerkendte danske producent af luksusvarer og gaver, tager skridt mod en mere bæredygtig fremtid.
”Vi er i gang med at eliminere alle papirfakturaer til vores kunder over hele verden og vil i stedet sende fakturaer som PDF-filer via e-mail. På den måde skal vi ikke bruge tid og penge på udskrivning, papir, porto, kuverter og pakning af næsten 100.000 breve om året. Vi sparer penge – og løsningen er samtidig til miljøets fordel. Hvis alt går som forventet, har investeringen i den nye digitale løsning tjent sig hjem inden for seks måneder. Måske mindre.”
Sådan fortæller Hanne Stenager, It-projektleder hos Georg Jensen, den verdensberømte danske producent af blandt andet sølvtøj, smykker, bestik og ure.
Spar penge
Georg Jensen har opnået en betydelig besparelse på den interne faktureringsproces med skiftet til Lasernet.
Fleksibel løsning
Lasernet muliggør ikke blot digital fakturering, men kan også bruges til mange andre formål, når det gælder digitale dokumenter, hvilket tiltalte Georg Jensen.
Miljømæssige fordele
Ved at skifte papirfakturaerne ud med digitale sparer Georg Jensen ikke blot penge, men også masser af papir, kuverter og frimærker.
Behovet for optimering af processer
Georg Jensen har i snart tre år arbejdet på at optimere processer og arbejdsgange. Denne proces blev endnu mere aktuel efter finanskrisen, og det blev her besluttet, at også it-afdelingen skulle bidrage til besparelser på omkostningssiden. Det førte til en omfattende analyse af alle udgiftsposter, og digital fakturering kom med på top 10-listen over potentielle besparelser. Hanne Stenager forklarer:
“Vi har i mange år sendt elektroniske fakturaer til større forretningskæder. Til vores mindre kunder, der står for ca. 20% af vores omsætning, men samtidig for ca. 80% af fakturaerne – har vi hvert år sendt næsten 100.000 papirfakturaer.”
Implementering af Lasernet
Analysen af arbejdet med papirfakturaer viste, at hver eneste faktura sammenlagt koster 3 EUR i print, porto og kuvert. Georg Jensen mente derfor, at der måtte være en bedre og mere omkostningseffektiv måde at udføre faktureringen på. De spurgte Columbus, leverandøren af virksomhedens ERP-system, MS Dynamics AX, om de kunne anbefale en digital løsning. Columbus foreslog to alternativer, hvoraf den ene var Lasernet fra Formpipe. Lasernet viste sig at være den bedste løsning til Georg Jensen.
”Lasernet var klart den mest interessante løsning, fordi den ikke blot tillod digital fakturering, men også kan bruges til mange andre formål, når det gælder digitale dokumenter,” fortæller Hanne.
Lasernet blev installeret, og seks måneder senere blev fakturaerne sendt i PDF-format via e-mail til alle kunder, der ønskede det. Lasernet modtager blot en ”printfil” med dagens fakturaer fra MS Dynamics AX og konverterer dem til PDF-format, indsætter et logo, finder kundernes e-mailadresser ud fra kundenummeret og sender derefter PDF-filen direkte til kunderne via e-mail. Fakturaerne kan genereres på flere forskellige sprog – afhængigt af kundens ønsker.
Problemfri overgang
Kunderne kan selv vælge, om de ønsker at modtage fakturaer pr. e-mail eller på papir. Med ønsket på at lede kunderne i en digital retning har Georg Jensen dog pålagt et gebyr, der dækker den reelle udgift ved at sende fakturaer til udskrivning. På den måde gælder gebyret kun for kunder, der modtager trykte fakturaer, hvorimod dem der modtager fakturaer pr. e-mail ikke skal betale, fortæller Hanne, som er glad for den overvældende succes helt fra starten af digitaliseringsprojektet.
”I første omgang sagde omkring halvdelen af kunderne ja til digital fakturering. Efter at vi lod gebyret følge papirfakturaerne, er vi nu oppe på 70% og har 80% som vores næste mål,” siger Hanne.
Hele projektet var planlagt til at tage tre måneder. Det inkluderede opstart af Lasernet og at få kunderne med på vognen. Det lykkedes dem at overholde både budgettet og tidsplanen. Hanne tilføjer:
”Vi havde aftalt en fast pris med Formpipe for at få alting til at fungere – og det er sket helt problemfrit.”
Lasernet, en endnu bedre investering end først antaget
”Vores egne beregninger viste en udgift på 3 EUR for en papirfaktura. Formpipes’ vurdering var imidlertid, at en faktura faktisk kostede op imod 5 EUR, og regnestykket var derfor ligetil. Med halvdelen af kunderne på den digitale løsning ville udgiften til Lasernet være tjent hjem inden for seks måneder. Da 70% af vores kunder allerede er med, er det en glimrende investering, vi har foretaget – bedre end vi oprindeligt troede,” afslutter Hanne.
Den vellykkede implementering og investering i Lasernet har også givet Georg Jensen grund til at bruge Lasernet til mange andre opgaver for at strømline og digitalisere dokumentarbejdet.
Læs mere om Lasernet:
Lasernet
Lasernet formaterer, udskriver, leverer og arkiverer data fra ERP-løsninger verden over, hvilket gør dokumenthåndtering enklere og strømlinet.
Lasernet til Dynamics 365
Født ind i Dynamics. Ikke tilføjet. Lad os designe og distribuere dokumenter på din måde.
Detailhandel
Find jeres kommende digitale løsninger, som passer til jeres forretning.