Fra NemID til MitID
Digitaliseringsstyrelsen og Formpipe får
hele Danmark på det nye digitale spor
For nogle er det uoverskueligt at holde styr på mails – hvem er det nu, der mangler et svar? Prøv at gange den uoverskuelighed op i at have hele den danske befolkning i din kontaktbog.
Digitaliseringsstyrelsen stod netop overfor denne udfordring, da de, i samarbejde med Finans Danmark, skulle lancere deres kampagne om overgangen til MitID. Kontoret for MitID og NemID manglede en digital frontløber, der kunne systematisere, give overblik over hvem der skulle have hvilken post, og dermed effektivisere deres arbejdsgange. Det var her Formpipe kom på banen og viste fanen frem med Lasernet.
Den taktiske kontaktbog
Digitaliseringsstyrelsen og Finans Danmark står bag MitID og er ligeledes ansvarlige for udbredelsen.
Hele den danske befolkning skulle informeres om overgangen, og det krævede en omfattende kampagne. De landsdækkende kampagner nåede store dele af befolkningen, men specifikke grupper af borgere skulle informeres med et målrettet Digital Post-brev, fx NemID-brugere uden dansk netbank bosat både i og uden for Danmark.
I den forbindelse manglede kontoret for MitID og NemID en digital frontløber, der målrettet kunne udsende Digital Post-breve. Det var her, Formpipe kom på banen og viste fanen frem med deres løsning, Lasernet, til understøttelse af det taktiske kampagnespor.
Befriet fra uoverskuelige datamængder
Julie Rasmussen, der er kommunikationsmedarbejder i Digitaliseringsstyrelsen, er én af dem, der står bag den landsdækkende kampagne, herunder Digital Post-brevene. Der var store mængder af data, som skulle håndteres, inden hver enkelt borger kunne få et brev. Og det krævede mange timer foran skærmen og store dataark at få styr på dem, der var fritaget for Digital Post og derfor skulle have fysisk post.
”Vi har haft nogle meget specifikke behov for at komme ud til nogle helt bestemte målgrupper med et bestemt budskab på et bestemt tidspunkt,” fortæller Julie Rasmussen - og uddyber, at Lasernet-løsningen hjalp hende og teamet med at skabe et bedre overblik.
Lasernet har sorteret i oplysningerne om de forskellige borgere, som Julie Rasmussen har haft adgang til, og sat dem i system. Al rugbrødsarbejdet blev digitalt, og Julie fik det nødvendige overblik over alle data, så hun kunne sende breve ud til de rette.
Tidsbesparende datatilgang med Lasernet
”Formpipes løsning har hjulpet med at trække en masse data ud og lavet sorteringsarbejdet for os, så vi nemmere har kunnet finde ud af, hvem skulle have hvilket brev, og hvem har vi ikke haft nok oplysninger på til at kunne sende fysisk post,” fortæller Julie Rasmussen.
Julie Rasmussen slap derfor for at skulle kigge tusindvis af datarækker igennem én for én for at se, om der var nok informationer – det klarede Lasernet for hende. I stedet skulle Julie nu kun koncentrere sig om de borgere, der manglede oplysninger på. Tiden blev sparet, og bunken af returpost blev reduceret – en win-win-situation for alle.
Rudekuverten viser sin styrke i en digital tidsalder
At sende fysisk post ud er ikke kun en kompliceret proces, men det er også dyrt – særligt når brevene bare kommer retur igen.
”Vi har haft brug for en sortering af data for at finde ud af, hvad vi havde at gøre med. For det nytter jo ikke at sende fysiske breve til nogle, vi ikke har nok adresseoplysninger på, for så kommer de bare retur igen. Og det koster penge,” fortæller Julie Rasmussen og uddyber, at Formpipes sorteringsarbejde har givet hende et bedre overblik over, hvem der ikke var nok oplysninger på.
På den måde slap Julie Rasmussen for at sende en masse post ud, som ville komme retur – sammen med regningen – pga. manglende oplysninger og ende i den store postbunke på kontoret.
S for samarbejde og succes
Med 20 års erfaring med digital administration gik Formpipe ind til kernen af Julie og teamets pain og satte Lasernet i spil.
”Det var tydeligt at mærke, at de vidste, hvad de lavede, og de virkelig gerne ville have det til at lykkes for os,” fortæller Julie Rasmussen.
Erfaringen fra lignende projekter betød, at holdet fra Formpipe vidste, hvor meget proaktiv kommunikation har af betydning for kunden.
”Formpipe ringede løbende for at følge op og for at høre, hvordan det gik. De kom også gerne til os for at holde møder, når vi havde brug for det,” fortæller Julie Rasmussen og tilføjer, at det var en tryg proces at vide, at Formpipe var der og var investerede i projektets succes.
Opgrader uden at opgradere
Tag output fra enhver ERP og brug moderne drag-and-drop til at levere dokumenter til dine kunder i det ønskede format.
Spar tid
Ved opgradering kan ethvert dokument, der allerede er oprettet i Lasernet, let flyttes til et nyt ERP-system. Oprettelse af nye dokumenter er hurtigt og enkelt.
Distribution
Dæk alle dine distributionsbehov med brugervenlige værktøjer, der dækker alle dine krav med dit nuværende ERP-system.
Lasernet blev en eftertragtet vare
Efter et godt og gnidningsfrit samarbejde og forløb er Formpipes Lasernet blevet rullet ud på flere af kontorerne i Digitaliseringsstyrelsen. Skalerbarheden og brugervenligheden har gjort, at endnu flere medarbejdere opererer og anvender systemet i dag.
Og hos Formpipe har vi kunnet bidrage til at skabe fremtidens digitale samfund med mennesket i centrum og øje for de bedste løsninger.
(Bemærk: Interviewede personer i denne kundecase muligvis ikke længere arbejder hos kommunen. Vi bestræber os på at præsentere korrekte oplysninger, men kan ikke garantere, at alle detaljer er aktuelle)
Rejsen fortsætter lige her
Lasernet
Lasernet formaterer, udskriver, leverer og arkiverer data fra ERP-løsninger verden over, hvilket gør dokumenthåndtering enklere og strømlinet.
UNICEF Danmark optimerer formularudskrivning med Lasernet
”Der er tre gode grunde til, at vi valgte at implementere Lasernet: For det første er Lasernet ikke afhængig af en printer i modsætning til vores tidligere formularudskriv-ningssystem. Derudover kan vi foretage programmering og forberedelse direkte i Lasernet, hvilket vi ellers ville gøre i vores økonomistyringssystem. Det er en stor fordel for os, og det sparer både tid og penge. Sidst men ikke mindst kan vi nemt og effektivt genbruge de formularer, vi laver i Lasernet, når vi skifter fra brug af Concorde XAL til Dynamics AX som ERP-system”, fortæller Manuela Munkstrup, Head of IT hos UNICEF Danmark.
Georg Jensens e-fakturering tjener sig selv hjem på under seks måneder
Lasernet var klart den mest interessante løsning, fordi den ikke blot tillod digital fakturering, men også kan bruges til mange andre formål.